021. Sobre Presupuesto anual

Hay muchas formas de ver el futuro.

Podemos usar el tarot, leer la mano o usar una bola de cristal, …

Pero los técnicos también somos clarividentes y podemos adivinar el futuro. ¿Qué no?

Nosotros tenemos herramientas mucho más fiables y científicas…

Bueno, a lo mejor no son más fiables ni tan científicas, pero son las que usamos para adelantarnos a acontecimientos del futuro.

Por ejemplo, están los planos, dónde haces dibujos del futuro del edificio.

¿Cómo te quedas? No sabías que eras el Rappel de la arquitectura.

Pero hoy te vengo a hablar de otra herramienta para ver cuánto dinero vas a ganar el año que viene.

Si quieres saberlo escucha este capítulo porque hoy vamos a hablar de presupuestos anuales de negocio.

Hola a todos y bienvenidos al episodio número veintiuno de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.

Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.

En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que podéis hacer para mejorar el resultado de los proyectos y de vuestra empresa.

ÍNDICE

01:33. Introducción.

02:30. Objetivo

03:19. Cómo es un presupuesto

03:53. Como se hace un presupuesto

05:02. Cuentas contables

02:40. Gastos indirectos

07:42. Gastos directos

09:11. Cuentas de ingresos

11:25. Imputar costes

12:05. Gastos fijos

12:36. Gastos variables

15:08. Gastos de costes directos

16:25. Imputar ingresos

17:15. Balancear

20:03. Despedida

INTRODUCCIÓN

Lo primero que vamos a ver qué es un presupuesto anual de negocio.

Es un plan que detalla los gastos e ingresos estimados en un periodo de 12 meses.

En palabras sencillas, es una apuesta de lo que te quieres gastar y en qué te lo quieres gastar y el dinero que necesitas ganar para poder hacerlo.

A nivel nacional, todos los países tienen un presupuesto general del año que determina con qué dinero cuenta cada ministerio, consejerías y demás para gastar durante el año.

Las organizaciones, como los colegios técnicos o las empresas, también lo tienen y es el que determina, bajo una determinada premisa, a dónde van a destinar el dinero que se va a ganar durante todo el año.

Pues lo mismo puedes tener tú, tanto si trabajas solo como si tienes un pequeño estudio de arquitectura o ingeniería.

Y es esto lo que vamos a ver en el capítulo de hoy.

Otra derivada más es también tener un presupuesto de gastos personales, que también es interesante hacer, pero que hoy no vamos a tratar.

OBJETIVO

Por concretar. Para que sirve un presupuesto anual del negocio:

• Pues nos va a permitir tener una previsión de gastos de todo el año.
• Vamos a establecer metas de gastos de determinadas partidas para conseguir los objetivos que queremos.
• También nos va a permitir estimar el nivel de ingresos necesarios para hacer el negocio rentable.
• Y esto nos va a permitir determinar el coste/hora mínima del estudio por el que debes trabajar.
• Y, por último, si trabajas en España y estás en el RETA, te va a permitir calcular tu cuota de autónomo según el nuevo sistema de cotización.

Es una herramienta muy potente que con una dedicación de poco tiempo (entre 2 o 3 horas) vas a tener un mapa que te permitirá tomar decisiones estratégicas a futuro

COMO ES UN PRESUPUESTO

Un presupuesto anual consiste en una tabla estructurada de todos los gastos e ingresos que vas a tener durante el año.

En la primera columna vamos a tener las cuentas contables, que son las cuentas de gastos e ingresos.

En las siguientes 12 columnas estarán los meses del año, en la primera fila y en el resto los gastos correspondientes de cada cuenta en el mes.

Al final tendremos una columna de total que sumará los totales por cada cuenta contable y el total anual acumulado.

Además, podemos hacer una columna de media para hacer una media mensual de gastos.

COMO SE HACE

Para hacer un presupuesto anual, lo ideal es partir de algún presupuesto del año anterior. Pero si es la primera vez que vas a hacer un presupuesto tendrás que seguir los pasos que te voy a dar.

De todas formas, aunque no hayas hecho nunca un presupuesto, sí que tendrás el libro de gastos e ingresos del año pasado y que podrás usar como referencia.

Pero si es el primer año que estás trabajando pues tendrás que partir casi sin datos y seguramente te equivocarás y se te olvidarán muchas cosas, pero con el tiempo irás afinando el presupuesto. Ya veremos cómo hacemos esto.

Para elaborar el presupuesto tenemos que dar los siguientes pasos:

• Determinar las cuentas contables a analizar
• Determinar los costes e ingresos de cada cuenta.
• Balancear hasta conseguir un plan realista.
• Periódicamente actualizar los datos de presupuesto con datos reales
• Analizar las desviaciones
• Correcciones necesarias

CUENTAS CONTABLES.

Vamos a comenzar a elaborar nuestro presupuesto anual.

Lo primero que tenemos que hacer es elegir las cuentas contables que queremos controlar.

Las cuentas contables son las categorías a las que les vamos a imputar gastos o ingresos. Por ejemplo, el alquiler de la oficina sería una cuenta contable.

Como no estamos haciendo una contabilidad oficial podemos poner las cuentas contables que queramos.

Deben ser las suficientes para controlar el negocio. Puedes tener grupos de cuentas o bien desglosarlas en subcuentas.

Todo será en función del nivel de detalle que necesites tener.

Por lo tanto, tendrás que establecer tú las cuentas y montar la estructura que necesites.

COSTES INDIRECTOS

Lo que sí es conveniente separar las cuentas contables de costes directos e indirectos.

Vamos a comenzar a estudiar las de costes indirectos.

Un estudio normal puede tener las siguientes cuentas:

LOCAL

Como te he dicho puedes agrupar estos, por ejemplo, en gastos del local y meter en ellos las cuentas relativas a un local en concreto. Esto puede ser interesante para analizar los costes de una oficina u otra, comparando los costes asociados a una localización concreta.

Aquí podemos meter los gastos desde alquiler, limpieza, mantenimiento, mobiliario, suministros, seguros, etc.

ACTIVIDAD

Puedes tener un grupo de gastos de actividad, que son más dependientes al volumen de negocio, como son los gastos de material de oficina generales (como el papel y la tinta de impresora), libros y revistas, software y hardware, gastos generales de publicidad, etc.

PROFESIONALES

Aquí meteremos gastos propios de la actividad que ejercemos y que una oficina de informática, por ejemplo, no tendrían. Como los del colegio, seguros de responsabilidad civil, suscripción a revistas específicas, congresos, formación, etc.

SERVICIOS EXTERNOS.

Otro grupo que puedes tener independiente o integrado son aquellos servicios profesionales de terceras personas que necesitas para la actividad, como la asesoría, la limpieza, el hosting, mantenimiento web, etc.

TRIBUTOS Y FINANCIEROS.

Otro paquete que habrá que tener en cuenta son todos los gastos de impuestos (nacionales y locales) como el IBI, la tasas de basuras, etc.

Así como los bancarios como comisiones de tarjetas, costes de transferencias, de préstamos, etc.

PERSONAL

Una cuenta especial es la relativa a los costes de personal.

Si tienes varios trabajadores puedes tener las cuentas de sueldo y gastos de seguridad social.

Si trabajas solo puede que solo necesites una cuenta para tu sueldo.

Porque aquí viene uno de los temas más delicados de este sistema y es que te tienes que poner un sueldo y contarlo aquí.

No vale ir cogiendo lo que necesites de la caja cuando lo necesites y mucho menos tener la misma cuenta para gastos personales y profesionales.

Tienes que ponerte un sueldo que te va a servir para saber lo que te llevas a casa.

Es decir, de todo el dinero que gastes, hay una parte que vas a controlar en este presupuesto, como comprarte un ordenador o un lápiz, y por otro lado vas a controlar un dinero que te llevas a casa para comer o pagar Netflix y que no te puedes desgravar.

Esta última parte la vamos a llamar sueldo y es la cantidad que debes poner en esta casilla, junto al resto de los trabajadores que tengas.

Otra cosa es que te lleves, además, parte del beneficio de la empresa. Pero esto lo veremos después.

Como técnico te corresponde un sueldo, como empresario un beneficio.

GASTOS DIRECTOS

Prácticamente todas estas cuentas que hemos visto pertenecen a gastos que se van a generar tengas trabajo o no.

A estos gastos se denominan costes indirectos porque, casi no se ven afectados por la actividad del negocio. Digo casi, porque, por ejemplo, si no trabajas vas a pagar el alquiler, el seguro, etc, pero no gastarás tanto papel, por lo que dependen en cierta medida de la actividad.

Pero para nosotros, vamos a plantear un presupuesto anual en un estado de funcionamiento rentable por lo que no vamos a condicionarlos al nivel de ingresos.

Más adelante, si controlas esto, podemos hablar de calcular el punto muerto y otros temas financieros, que en este capítulo no vienen al caso.

Como decía, hasta aquí vamos a tener gastos indirectos, pero nosotros tenemos muchos otros gastos directos, es decir, que dependen directamente de si hacemos o no hacemos actividad. Y estos van a representar un porcentaje en función de los ingresos que tengamos.

Este porcentaje lo calcularemos más adelante. Por ahora lo que estamos haciendo es poner el listado de cuentas contables.

A diferencia de los otros gastos, estos son directos porque los podemos asociar a un proyecto en concreto. Si pertenecen a varios proyectos son entonces indirectos (como los trabajadores habituales).

Entre la lista de cuentas de costes directos vamos a tener gastos de visado, seguros, transportes, dietas, equipo, tasas, financieros y de otras empresas y profesionales que contratamos exclusivamente para los proyectos.

CUENTAS DE INGRESOS.

El último nivel de cuentas que vamos a tener son las cuentas de ingresos.

Estas cuentas van a ser una por cada expediente y en ellas vamos a poner la previsión de ingresos que vamos a tener durante todo el año.

También tenemos que poner cuentas de ingresos de otros ingresos que tengamos, como fondos financieros, alquileres u otros tipo de ingresos que tengamos. Como por ejemplo consultoría, formación, etc.

Es decir, que podemos tener las cuentas de ingresos, al igual que las de gastos, por tipologías bien por áreas de negocio, tipos de proyecto, etc.

Además de esta tendremos que tener una general para estimar futuros ingresos del año de expedientes que no se han abierto.

IMPUTAR COSTES

Una vez tenemos esta estructura de gastos definida, el siguiente paso consiste en meter los costes de cada cuenta contable en cada mes.

Todos estos gastos se meten sin IVA.

Si quieres controlar el IVA se hace en otra tabla, pero esta primera se meten los gastos sin IVA.

Además, se meten los gastos cuando se imputan, es decir, con la fecha de la factura. No con la fecha de cuando los pagas o te los pasa el banco.

Tienes que meter los datos de las bases imponibles de las facturas y con la fecha de la factura.

Los pagos y cobros se analizan en otra tabla que controla la tesorería y en esta sí se meten los IVAs.

Si me haces viene este presupuesto anual te la explico otro día.

Pero esta la haces como yo te digo ahora.

GASTOS FIJOS

Volvemos al proceso.

En la primera vuelta vamos a comenzar a meter los gastos fijos, los que sabemos la cantidad que pagamos durante el año.

Nos vamos a la primera cuenta, por ejemplo: el alquiler del local, y vamos poniendo desde enero a diciembre el coste al que tenemos alquilado.

Si sabes que el alquiler te sube en marzo, porque cumple el año de alquiler debes poner, a partir de marzo el dinero que te van a cobrar. Si no lo sabes mira lo que dice el contrato y lo pones lo más exacto posible.

Hay gastos que serán recurrentes todos los meses y otros que serán en algún mes en concreto, como los seguros, que generalmente se paga trimestral o anualmente.

GASTOS VARIABLES

Después continuamos con los gastos variables.

Aquí nos vamos a encontrar dos tipos de gastos variables:

• Unos que podemos acotar el gasto con una mínima desviación
• Otros que no vamos a saber cómo calcularlos.

Para los primeros, lo ideal es comprobar facturas anteriores de esos gastos y hacer una estimación aproximada.

Por ejemplo: el suministro de la luz. Tendrás que hacer una estimación media del año y repartir equitativamente por meses.

Si es la primera vez que te vas a un local pues le pones 50€ o 100€. Ya después tendrás tiempo para corregir.

Si te quedas bloqueado con las estimaciones ¿qué va a pasar cuando tengas que decidir qué viga poner en refuerzo de un forjado? No hay problema en equivocarte en el presupuesto anual. Mejor 100€ que 0€.

Además, después vamos a afinar y ver si nos hemos equivocado y corregimos.

Por otro lado, habrá otros gastos que no tengas ni idea y para estos vamos a establecer un límite de gasto basado en alguna hipótesis que después iremos comprobando si hemos acertado o tendremos que hacer correcciones.

Porque, aunque tengamos facturas de otros años no implica que tengamos los mismos gastos este año.

Por ejemplo, ¿cuánto nos vamos a gastar en formación?

Pues podemos tener un curso planteado ya, pero lo normal es que no sepamos los cursos que vamos a hacer nosotros o nuestro equipo durante el año, por lo tanto podemos poner una estimación de un presupuesto, por ejemplo 1000€ en cursos al año. Esto nos permitirá gastarnos ese dinero libremente en los cursos que veamos.

Pues con esta misma idea podemos ir dedicando presupuesto a distintas cuentas.

Al principio tendrás desviaciones importantes, pero a medida que vayas haciendo presupuestos anuales y teniendo datos de otros años irás afinando.

GASTOS DE COSTES DIRECTOS

Estos hay que hacerlos de una forma parecido a la cuenta de ingresos por expediente que voy a contar a continuación.

Pero que pasa con los costes directos de los expedientes nuevos que no conocemos que vamos a tener.

Pues vamos a ponerlos como porcentaje estimado de los ingresos futuros en función del histórico de porcentaje hasta la fecha.

Es decir, si hemos tenido un ingreso de 10000 € y unos costes directos, a esos expedientes de 2000 € para los futuros ingresos tendremos que poner un 20% de costes directos.

Por lo tanto, primero tendremos que cerrar los ingresos y después imputar estos costes.

IMPUTAR INGRESOS

Una vez metido todos los gastos vamos a meter los ingresos.

Si ya tenemos una lista de proyectos en marcha, vamos a realizar una estimación de la finalización de dichos expedientes, ya sean fases o la finalización total, y vamos a imputar en la casilla correspondiente la facturación prevista.

Recuerda que siempre se pone la base imponible de la factura.

Una vez tengamos todas estos ingresos  

En cambio si tienes un histórico de facturación mira cuanto has ido facturando estos años y puedes valorar si este año te puede ir mejor o peor.

Está claro que todo esto es una apuesta a futuro, y aunque te parezca que no va a ser útil sí que va a ser necesario para estimar el coste hora de venta de tus servicios.

Como recomendación debes poner lo que sepas y en el siguiente paso afinaremos más.

BALANCEAR

Por tanto, hasta el momento tenemos una lista con todos los gastos estimados y que podremos sumar por categoría o por meses, trimestres y el total del año

Hemos metido también los ingresos previstos de expedientes ya contratados.

Pongamos que nos sale que tenemos 85000€ de gastos y tenemos contratado a facturar este año unos 35000 €.

Si ingresamos otros 50000 habremos pagado todos los gastos previstos (incluido nuestro sueldo) y cerramos el año a 0.

Cualquier imprevisto no vamos a tener dinero para ellos.

Por lo tanto, deberíamos meter una previsión de ingresos, añadiendo a los costes un beneficio, y por ejemplo nos sale que tenemos que ganar 100k€.

Es decir, que además de los 35000 ya contratados tendremos que facturar otros 65000

Resulta, que los años anteriores hemos ganado 50-60k €. Es poco probable que este año ganemos el doble (salvo que tengamos algún proyecto encargado que nos de pista de que vamos a doblar la facturación).

Por lo tanto, aquí se nos plantean dos caminos

• es probable que hayamos metido bastantes gastos de más y después no se ejecuten. Habrá que revisar el presupuesto de gastos a la baja para ajustar el presupuesto o establecer una estrategia de captación de nuevos proyectos para llegar a los objetivos de ingreso.

Todo este proceso de balanceo vamos a iterar tantas veces como sea necesario para cerrar un presupuesto realista.

Al final tendremos un presupuesto aprobado que será el que nos sirva para comparar

Porque aunque el proceso de realizar un presupuesto ya ha terminado, hay algunas cosas más que podemos hacer:

• Con el volumen de ingresos dividido entre las horas totales de trabajo del estudio obtendremos nuestro coste/hora por el que tenemos que vender.
• Partiendo de este presupuesto podemos hacer un estudio financiero de la tesorería para ver necesidades de financiación del estudio.

CONTROL DEL PRESUPUESTO

• Periódicamente actualizar los datos de presupuesto con datos reales
• Analizar las desviaciones
• Correcciones necesarias

DESPEDIDA

Con esto llegamos al final del capítulo y espero haberte transmitido la importancia de tener un control presupuestario anual de tu negocio que te permitirá, con poco esfuerzo, poder tomar decisiones estratégicas a futuro.

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Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.