La tecnología, las personas y los procesos están íntimamente relacionados en el mundo empresarial.
El entrenamiento de las personas en el uso de tecnología disponible para mejorar los procesos nos permite conseguir mejorar la entrega de valor al cliente.
En el sector AECO estamos en un momento disruptivo en cuanto a tecnología se refiere y es tan importante formarse en el manejo de las nuevas aplicaciones y conceptos, como tener un ojo en el cambio que está transformación digital está generando en los procesos tradicionales. Que no solo están evolucionando para adaptarlos digitalmente, sino que están cambiando por nuevos procesos que antes no tenían cabida con la tecnología anterior.
Pero para poder analizar si tus procesos siguen siendo funcionales o están obsoletos debes tenerlos claros y por eso, en este capítulo, vamos a hablar sobre procesos de un estudio de arquitectura e ingeniería.
Hola a todos y bienvenidos al episodio número veintitrés de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.
Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.
En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que podéis hacer para mejorar el resultado de los proyectos y de vuestra empresa.
ÍNDICE
01:48. Qué son los procesos.
02:30. Diferencias entre procesos y procedimientos
03:20. Ejemplos
05:55. El valor de ponerlo por escrito
06:48. Tipos de procesos
07:48. Como hacer un proceso
10:31. Herramientas para procesos
10:47. Despedida
INTRODUCCIÓN
Para empezar, debemos tener unos conceptos claros.
Que son los procesos.
Según la RAE son un conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o hecho complejo.
Según la ISO 9001 son un conjunto de actividades que tienen relación entre sí o que interactúan para transformar elementos de entrada en elementos de salida
Según el PMBOK es una serie sistemática de actividades dirigidas a producir un resultado final de forma tal que se actuará sobre una o más entradas para crear una o más salidas
En definitiva. Los procesos son como una máquina a la que partiendo de algo hacemos una serie de tareas concatenadas y obtenemos un resultado, una salida.
Diferencias entre procesos y procedimientos
Es muy común hablar de procesos y procedimientos como sinónimos. Pero hay una leve diferencia entre estos conceptos.
Según la RAE es un Método de ejecutar algunas cosas.
Según la ISO 9001 es un modo específico de llevar a cabo una actividad o proceso.
Según el PMBOK es un método establecido para alcanzar un resultado;
En resumen. Es una forma concreta de hacer las cosas.
En definitiva. Un proceso es partiendo de una entrada vamos a realizar una serie de tareas para producir una salida y el procedimiento es la forma concreta en la que vamos a elaborar esas tareas.
Ejemplos
Todos los estudios van a tener procesos muy similares.
Por ejemplo, vamos a tener un proceso de Toma de datos.
El objetivo del proceso es obtener datos para generar, por ejemplo, una propuesta de reforma de un local.
Pero los procedimientos para generar la gestión de los datos serán distintos en función de cada estudio.
Por ejemplo:
El proceso va a ser más o menos así:
- Recabar información previa
- Visita al establecimiento
- Tomar medidas y fotos del establecimiento.
- Recopilar y volcar datos al servidor
- Elaborar planos de estado previo.
Los procedimientos variarán según el estudio.
Por ejemplo, en la secuencia de tomar medidas y fotos se podrá hacer el siguiente procedimiento:
- Se elabora un croquis con la aplicación de OneNote
- Dibujar líneas en negro y cotas en rojo
- Tomar medidas con distanciómetro laser o flexómetro manual
- Tomar siempre diagonales
- Tomar, si se puede, medidas longitudinales totales.
- Tomar fotos de cada esquina hacia la opuesta.
Pero otro estudio puede tener:
- Inspección visual para cerrar ventanas, tapar espejos y poner puntos de control entre habitaciones.
- Levantamiento mediante nube de puntos con ipad.
- Comprobación de encaje de la nube de puntos
- Dibujar esquema de vivienda y tomar medias generales de control
- Tomar fotos en modo panorámico vertical en el centro de cada habitación.
- Grabar un video.
Es decir, cada estudio puede tener un procedimiento distinto para el mismo proceso generalista de tomar datos de un local.
El valor de ponerlo por escrito
En realidad. Todo el mundo hace procesos en sus estudios.
Lo que pasa es que no los tenemos por escrito y, es probable, que cada uno de los miembros del estudio lo haga distinto.
Si trabajas solo puede dar un poco igual. Pero si tienes compañeros es muy interesante hacer una puesta en común y poner por escrito cómo hacer las cosas para que todos las hagamos más o menos igual.
Y te sorprenderá al poner todo por escrito la cantidad de cosas que haces o que no haces y que solo las ves cuando te paras a pensarlas y ponerlas en papel.
Además, en ese proceso, al participar todo el mundo, se pueden afinar muchas cosas e incorporar otras que no sabías como hacerlas, o las hacías diferentes y de esta otra forma es más interesante.
Tipos de procesos
Tienes que comenzar de arriba abajo
Hay muchos tipos de procesos en una organización
- Los procesos estratégicos. Enfocados a conseguir los objetivos de la empresa
- Los procesos operativos. Los procesos para conseguir la entrega de valor de la organización
- Los procesos de apoyo. Procesos para dar servicios a los operativos. Como el proceso de facturación.
- Los procesos de control. Procesos para supervisar que todo el trabajo se está haciendo conforme a los objetivos
Pero en este capítulo vamos a centrarnos en los procesos operativos, en los procesos de generación del valor de la empresa.
Ya cuando hayas avanzado en estos podrás ponerte con otros procesos más estratégicos y procesos de apoyo a la producción.
Cómo hacer un proceso
Para empezar con el tema de procesos, lo primero es hacer un mapa general de procesos.
Tienes que hacer un guion de todos los pasos que va a tener, por ejemplo, la generación de un proyecto.
Vamos a partir de que ya está encargado.
Vamos a tener, por ejemplo, los siguientes procesos:
- Toma de datos
- Elaboración de propuestas
- Desarrollo del Proyecto Técnico
- Solicitud de licencia de obras
- Licitación de proveedores
- Dirección de obras
Ahora, a cada uno de estos tienes que hacer una tabla en la que a la derecha vamos a poner las entradas, en medio vamos a poner los procedimientos a usar y en la tercera columna lo que saldrá.
Muchas salidas serán entrada de los procesos siguientes y de algunos irán saliendo entregables y/o documentos.
Después haremos un diagrama de flujo del camino que recorrerá el proceso de forma secuencial.
Como se representa un proceso.
Para representar procesos existen varias formas de representarlas, pero tú no te comas la cabeza.
Hay uno muy sencillo que se denomina BPMN (Business Process Model and Notation) que es el que has visto siempre y consta de elementos y conectores. Entre los elementos tenemos:
- Eventos. Son el desencadenante del proceso y el final del mismo. Se representan con un círculo.
- Actividades. Son las distintas tareas que van a realizarse para desarrollar el proceso. Se representan con un rectángulo.
- Decisiones. Son preguntas que nos vamos a hacer para tomar un camino u otro. Se representan por un rombo.
Después tenemos los conectores que se representan con una flecha que va desde un elemento a otro en un sentido.
Herramientas para representar procesos
Existen varios sistemas o herramientas para generar diagramas de procesos. Algunos de los más populares son:
- Microsoft Visio: Es una herramienta de diagramación de procesos ampliamente utilizada en el mundo empresarial. Ofrece una amplia variedad de formas y plantillas para crear diagramas de flujo, organigramas y otros tipos de diagramas.
- Lucidchart: Es una plataforma en línea que permite crear diagramas de procesos colaborativos. Ofrece una variedad de plantillas y herramientas de colaboración en tiempo real para trabajar en equipo en la creación de diagramas.
- Draw.io: Es una herramienta de diagramación de código abierto en línea que ofrece una amplia variedad de formas y plantillas para la creación de diagramas de procesos y otros tipos de diagramas.
DESPEDIDA
Con esto llegamos al final del capítulo y espero haberte motivado para que comiences a desarrollar procesos en tu estudio y puedas optimizar el rendimiento de tus proyectos.
Me gustaría hacer algún capítulo de preguntas de los oyentes, que siempre me ha gustado en los podcasts que escucho cuando hacen este tipo de capítulos, por lo que te invito a mandármelas por correo a podcast@arquitecturaeficiente.es o en la web https://buscandoelproyectoperfecto.com/contacta/.
Por último, quiero recordarte que además del podcast tengo una newsletter semanal donde hablo sobre estos temas, pero en píldoras más pequeñas. Si te interesa probar suscríbete en la web de https://buscandoelproyectoperfecto.com/suscripcion/ y con esto podrás acceder también al canal de Discord.
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Además, puedes recomendar este podcast a otros compañeros que también lo necesiten.
Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.
FINAL
Como has podido comprobar, este capítulo ha salido 15 días después del anterior.
Y no es que me haya equivocado de fecha, sino que he decidido aumentar la periodicidad de este y hacerlo quincenal de manera que saldrá los días 27 y 13 de cada mes.
Y te preguntarás porqué esos días.
Pues es que yo nací un 27 de abril por lo tanto mi ciclo de vida mensual comienza el 27.