Además de saber que lo necesitas y qué es un sistema, lo siguiente que tenemos que tener claro, para desarrollar un Sistema de Gestión Documental, es saber para qué lo hacemos.
¿Cuál es el objetivo?
Pues básicamente, un SGD tiene dos objetivos:
- Tiene que permitir desarrollar documentos con la información que queremos transmitir.
- Tiene que permitir encontrar el documento que contiene la información que queremos buscar.
El primer punto es la base de nuestro trabajo de documentación del estudio y es necesario tenerlo ordenado para conseguir el segundo objetivo.
Cuando hablamos de desarrollar documentos me refiero, entre otras cosas, a:
- Tener claro de qué partes está compuesto un documento.
- Qué estructura de carpetas vamos a tener.
- Dónde vamos a poner, por ejemplo, los anexos.
- En qué formato lo vamos a montar.
- ¿Vamos a tener la memoria en un solo archivo, o varios archivos por capítulo?
- ¿Vamos a montar las plantas en un solo archivo o cada planta en un archivo?
Es decir, todas las cosas que hacemos todos los días, pero sin un criterio común en el equipo.
Ahora es el momento de pensar todo esto y definir esta forma de hacer las cosas.
En un mundo ideal no sería importante tener una forma concreta de hacer los documentos. Podríamos improvisar con tal de avanzar rápidamente hasta la entrega. Cada documento se adaptaría según nos interese en cada momento.
El problema es que los proyectos suelen volver con cambios y realizar estos cambios bajo una estructura o sistema no ordenado genera más trabajo.
El problema no está cuando haces los documentos la primera vez, el problema está cuando vienen los cambios
Y esto pensando en cambios recientes en el tiempo. Si tienes que editar una memoria de hace 6 meses es probable que ya ni te acuerdes de dónde o cómo montaste el documento.
Otro problema es que si supiéramos qué documento vamos a tener que cambiar pues prestaríamos atención a este, pero la realidad es que no sabemos cuando vamos a necesitar consultar o usar un documento anteriormente por lo que es necesario que todos estén ordenados.
En definitiva, realmente no necesitamos un Sistema de Gestión Documental para hacer documentos una sola vez, lo necesitamos para ser productivos cuando lo vayamos a editar una segunda, tercera, cuarta, …, vez. Y como no sabemos cual vamos a editar lo tenemos que tener para todos.
En segundo lugar, una vez hayamos cerrado el proyecto, nunca sabremos qué día vamos a necesitar consultar un documento del proyecto:
- Puede ser que el cliente te llame porque ha perdido el Proyecto Básico y de Ejecución,
- puede ser que el cliente te llame para hacer una ampliación a la vivienda y tengas que trabajar con las plantas,
- puede ser que una licencia de apertura de un bar tenga un requerimiento, después de 5 años y necesites presentar una documentación complementaria.
- O incluso que quieras copiar una parte de un documento tuyo para usarlo en otro proyecto.
La casuística es variada pero todas tienen en común que si tienes un sistema ordenado la productividad de estas nuevas tareas será muy alta, en cambio, volver a comenzar te hará perder un tiempo extra (y cómo están los honorarios no estamos para dedicar muchas más horas de la cuenta).
Hay que quitarse el miedo a equivocarse, generar un sistema y ponerlo en marcha. Si no te gusta pues se cambia y de esta forma, poco a poco se va consolidando.
En las próximas entradas vamos a ir desarrollando estrategias para diseñar nuestro sistema de gestión documental.