En la empresa en la que trabajo, Berrilan, nos reunimos online todos los viernes para charlar sobre cómo nos ha ido la semana y echar un rato para conocernos mejor. Es algo interesante porque trabajando cada por ciudades distintas es difícil hacer un día a día con los compañeros.

En esas sesiones hemos tenido muchas charlas más “civiles” pero normalmente volvemos al redil y hablamos sobre BIM, transformación digital o sobre temas profesionales que, a fin de cuentas, es un tema que nos une a todos.

La charla de esta semana comenzó hablando sobre si el enfoque del proceso BIM estaba más cerca de la disciplina del Project Management que de la arquitectura y si tenía sentido elaborar ciertos documentos, como el BEP, desde un pequeño estudio o desde una promotora o una constructora. 

La conversación derivó hacia cómo hacíamos el trabajo unos años atrás y Juan Navarro nos comentó que, revisando modelos antiguos, vio que usaba muchas decisiones de modelado pero que no sabía con qué criterio las había tomado al no haber dejado información de porqué las tomó. Y comentó que “siempre tendrás que colaborar con tu yo del futuro”.

La frase no es mía y la tomo prestada, con su consentimiento, porque es una verdad como un templo.

Aunque trabajes solo, siempre tienes que trabajar pensando en las necesidades de tu yo del futuro. Tendrás que pensar en encontrar ese documento que hiciste, esa solución a un problema que no apuntaste, esa incidencia con el cliente que quedó pendiente.

Aunque no tengas la responsabilidad de comunicar tu trabajo a un tercero siempre necesitaras consultar, en el futuro, algún trabajo pasado. Porque los proyectos nunca mueren, ni siquiera cuando remite tu responsabilidad civil. Siempre te puede surgir una consulta del cliente y necesitarás poder encontrar algo relativo al expediente.

Por eso es muy importante trabajar, desde el día de hoy, con dos herramientas básicas:

• Gestor documental
• Diario de proyectos.

El primero es fundamental para elaborar y encontrar documentos en el futuro. Y hay que tener algún sistema que tenga un mínimo de criterio. Si está por escrito mejor todavía. Pero si no tienes los procesos desarrollados, por lo menos que tenga una lógica subyacente que te permita (a otra persona o tu yo del futuro) encontrar un archivo por un nombre, carpeta o contenido de una forma lógica y lo más sencilla posible.

Por otro lado, tener un diario de todas las cosas que pasan en los proyectos como que se ha decidido en la visita de obras, un resumen de la reunión del cliente o circunstancias importantes como entregas o cambios del proyecto.

Esto lo puedes hacer usando un cuaderno físico dónde anotes las cosas o algún programa que permita tomar apuntes: desde una hoja de cálculo, un programa de notas o uno de comunicación como Slack, Discord o Teams, por no hablarte de programas más especializados como Gestproject o Asana. Pero también puedes usar un simple calendario dónde apuntar las notas en las observaciones y que además te servirá para planificar y controlar las horas que has dedicado a las tareas.

Lo que no debes hacer es no hacer nada.

Te lo dice tu yo del futuro.

Muchas gracias por leerme y un abrazo digital.