Últimamente me ha llegado bastantes correos cambiando las condiciones de uso de varias aplicaciones como Spotify o Amazon y en todas ellas no había que hacer nada para aceptarlas, simplemente ignorando el mensaje ya las aceptabas.

Por supuesto, no he leído ninguna de ellas. Aunque si te soy sincero sí que me he leído alguna vez las condiciones de alguna aplicación y, no te voy a sorprender, pero son un tostón del bueno y la mayoría de las cosas no sabes muy bien cómo te afectarán. Al final acabas aceptándolas.

 

En nuestro sector también tenemos condiciones de uso de nuestro servicio mientras que está activo e incluso después. Si bien unas condiciones son legales, como las contractuales o propias de la LOE, pero otras sí que son exclusivas del tipo de trabajo que ofrecemos y puede ser un agente diferenciador.

Y no es un asunto menor el cuidar de estas condiciones para garantizarnos protección frente al cliente o incluso para dar garantía al propio cliente.

Hace muchos años, todo el servicio de contratación de arquitectura estaba muy protegido por los colegios y simplemente había que presentar una comunicación de encargo firmada para garantizar la buena marcha del servicio.

Desde que se liberalizó el mercado muchos técnicos continuaron ese sistema, pero ya no estabas protegido frente a impagos o alcance del encargo, etc.

Otros muchos pasaban presupuestos con algo más de detalle y/o contenido diverso, incompleto o incoherente y, por supuesto, en muchos casos se quedaban en una aceptación verbal del encargo.

Las buenas prácticas empresariales requieren que, cuando te hagan un encargo, se firme un documento de aceptación de unas condiciones. En este caso no es simplemente darle a aceptar, sino que es necesario que el cliente firme dicho documento.

A su vez este proceso puede tener dos partes: un presupuesto inicial y posteriormente un contrato. Quizás un abogado se eche las manos a la cabeza, pero soy partidario de presentar un único documento con todas las reglas del juego ya descritas. 

En ese presupuesto añado todas las condiciones que puedo aunque, según el tipo de encargo, estas condiciones están más o menos desarrolladas. Es decir: tengo varias plantillas de condiciones según el tipo de encargo. Puesto que no será lo mismo las condiciones de un cliente que quiere hacer un informe a las de otro que quiere hacer una obra y el cliente no entnederá porqué aparecen términos que no corresponden a su encargo.

Lo que sí tienen en común es que cada uno de estos documentos pretende defender mis intereses.

Para garantizar esto, lo primero que acoto muy bien es el objeto del encargo. Es decir: un uso, unos metros cuadrados de actuación, un presupuesto de obra, un lugar, etc. Contra más detallado y concreto mejor, aunque algunas veces es difícil.

Después expongo el alcande de todos los trabajos que voy a desarrollar para ejecutar el encargo y, en cada uno de ellos, describo el contenido que incluye y que no incluye. Por ejemplo: para indicar que voy a realizar un Proyecto Básico desarrollo el contenido esperado del documento (normalmente una copia de lo que pone el CTE y la LOE) y los trabajos que voy a necesitar para su ejecución: como visita al inmueble, toma de datos, levantamiento de planimetría, etc. Para que conste todo el esfuerzo a realizar.

También es importante describir los no incluye de cada trabajo, como por ejemplo: en algún servicio prestado a algún compañero me ha indicado que él se encarga de las mediciones pues lo reflejo así en el documento para que quede constancia.

Después pongo el importe de los servicios, lo más detallado y desglosado posible. Este tema daría para una newsletter aparte o incluso un podcast.

Si el cliente no me lo pide, no pongo plazos de entrega (yo soy el primero en querer terminar el encargo, pero tampoco me quiero pillar los dedos). Si me lo solicita me indica varias cosas: ha leído el documento y le importan los plazos. 

Después tengo un apartado de condiciones particulares, que son condiciones específicas de este encargo como: si están o no incluidos los costes de visado o que se entregará toda la documentación en formato digital y siempre termina en la frase de que no incluye “Ningún otro concepto que no esté específicamente incluido en el listado descriptivo del alcance” para que no haya duda de si incluyo los trámites administrativos de solicitud de licencia. En este caso, normalmente los indico en el alcance y les pongo un precio o los pongo por aquí como un servicio opcional y también le pongo un precio pot si después se animan a encargarlo.

También pongo, en este apartado, la forma de pago (que dará para otra newsletter).

Después expongo las condiciones generales que son comunes a todos los encargos: como que no incluye el IVA y por supuesto otros temas como protección de datos, autoría de la documentación y los típicos términos contractuales.

Al final incluyo un cajetín de firmas bajo una frase que indica que: “La firma de este documento supone la aceptación de todas las condiciones anteriormente descritas”.

Todo esto, obviamente, en la extensión y acorde al tipo de encargo. Un presupuesto de un informe pericial o una licencia de apertura no me llega a más de dos o tres hojas, pero en un contrato de obra sí que tengo más cláusulas en el contrato propias de obra y autoría de proyectos.

 

Existen muchos formularios por internet y seguramente tu colegio tenga varios documentos contractuales de ejemplo que te servirán para garantizar las mejores condiciones para tí y evitar que sea el cliente el que te cambie a tí las condiciones.

 

Muchas gracias por leerme y un abrazo digital.