004. Sobre Gestión del tiempo

No perdamos más tiempo, porque como bien dicen en inglés “Time is money. El tiempo es un maní”

Les Luthiers.

Hoy vamos a hablar de gestión del tiempo.

Hola a todos y bienvenidos al episodio número cuatro de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.

Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.

En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre todo lo que no tenéis que hacer y algunas cosas de las que sí podéis hacer para mejorar el resultado de vuestros proyectos.

INDICE.

• 01:08. Introducción.
• 02:18. Fases evolutivas de la gestión del tiempo.
• 03:41. Comprar en un supermercado.
• 06:15. Claves para la gestión del tiempo.
• 06:23. Compromiso en cumplir tus objetivos.
• 07:38. Hacer bien las tareas que hay que hacer.
• 10:36. Gestiona bien tu agenda.
• 12:32. Conclusiones.
• 14:32. Despedida.

INTRODUCCIÓN

Sobre gestión del tiempo hay mucho escrito y seguro que ya habéis leído muchas cosas e intentado aplicarlas.

Lo que voy a hacer en este capítulo es daros mi punto de vista y vamos a ver algunas de las claves que entiendo son fundamentales en la gestión del tiempo y en próximos capítulos, porque en este se me quedaba muy largo, hablaremos más en detalle de algunos puntos y os contaré cómo lo hago yo, para que tengáis un sistema de referencia.

Cuando nos preocupa la gestión del tiempo es porque:

• tenemos la sensación de estar siempre apagando fuegos,
• que no nos da la vida para hacer todas las cosas que queremos hacer: se te acumulan los libros por leer, los cursos que quieres estudiar, las películas que quieres ver o cosas que tienes que hacer, pero nunca encuentras el momento adecuado.

Además, mientras que tú estás terminado de desayunar un café con una triste magdalena, en las redes sociales ves que otros se han levantado a las 5 de la mañana, se han leído 4 libros, recorrido 1000 km, sacado al perro, han desayunado aguacate y cereales y entran a trabajar con una sonrisa que lo que consigue es desmotivarte aún más.

Y en ese momento piensas ¿cómo lo hacen ellos si todos tenemos 24 horas?

FASES EVOLUTIVAS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Pues antes de que te levantes a las 5 de la mañana y te mires al espejo para darte cuenta de que estás haciendo el canelo, te voy a contar un poco cómo han evolucionado los sistemas de gestión del tiempo para después darte algunas claves con las que comenzar a mejorar tu sistema.

Esta evolución se ha producido en 4 fases, según cuenta Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente eficiente”, que son las siguientes:

1. Lista de tareas. En esta primera fase se comenzó a trabajar con notas y lista de tareas. Pero esto no era muy eficiente porque nunca llegabas a completar la lista porque hay tareas fáciles, o difíciles y no está ordenada.
2. Agenda. El siguiente paso fue poner esta lista en una agenda, principalmente las tareas que tenían fecha de ejecución. Con esto se conseguía un cierto orden.
3. Priorizar tareas y planificación diaria. En el siguiente nivel se comenzó a ordenar las tareas por prioridad de ejecución, las metías en la agenda y se hacía una revisión diaria de las tareas. El problema de esto es que centrarse en la eficiencia crea expectativas y el no cumplirlas lleva al desánimo.
4. Enfocado en gestionarnos a nosotros mismos. En el siguiente nivel en lugar de centrarse en las cosas y el tiempo, nos enfoca a centramos en los resultados y las relaciones. Organizamos la agenda para cumplir nuestros objetivos. Buscamos la satisfacción.

Para entender bien estos cuatro niveles os voy a poner un ejemplo en el que todos os vais a sentir identificados: Comprar comida en un supermercado.

• En una primera situación, vamos al supermercado y al ir recorriendo los pasillos vamos comprando lo que recordamos que nos hace falta. Cuando llegamos a casa nos damos cuenta de que hay cosas que se nos han olvidado y hemos comprado cosas innecesarias. Es en este momento cuando nos damos cuenta de que necesitamos implantar un sistema de gestión del tiempo.
• La siguiente vez vamos a ir con una lista de la compra (este sería la primera fase de la lista de tareas). De esta forma, compramos todo lo que teníamos apuntado, aunque también hemos comprado algunas cosas que no venían en la lista. Además, hemos dado algunas vueltas tontas porque la lista no estaba ordenada según la distribución de la tienda.
• Para la siguiente vez, vamos a ordenar la lista para optimizar la compra de manera que ponemos los elementos de droguería juntos, los de frío al final, etc. Así mejoramos el tiempo de compra. De todas formas, hemos comprado cosas que no estaban en la lista y que no necesitábamos durante la semana porque al no tener organizado el menú semanal debemos tener cosas para improvisar las comidas.
• El siguiente paso es planificar las comidas de la semana y hacer una lista de las cosas que vamos a necesitar. Aun así, hemos comprado algunas cosas de más, porque nunca llegamos a cumplir el menú semanal y necesitamos otras comidas para improvisar o porque no tenemos ánimo para comer verduras y nos apetece una pizza. Al final de la semana nos sentimos culpables.
• El último nivel sería no solo hacer un menú semanal saludable sino que creamos el compromiso para cumplirlo y como sabemos que hay días que vamos a tener que improvisar hemos previsto qué otros menús podemos seguir para hacerlos más rápido pero que sean saludables y, además, como sabemos que habrá días que no tengamos mucha fuerza de voluntad vamos a meter unos “cheats days” o días trampa en el que podemos comer lo que queramos y vamos a comprar algunas cosas para esos días así hacemos sostenible en el tiempo el sistema, pero que no se desvíe mucho de nuestros objetivos. Al final de la semana nos sentimos orgullosos de cumplir nuestro plan.

Este es el equivalente del nivel de compromiso que hay que llegar para gestionar las tareas de forma efectiva.

CLAVES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO.

1.     COMPROMISO EN CUMPLIR TUS OBJETIVOS.

Por lo tanto, cuando te estas tomando la magdalena y lees lo de esos tipos, tienes que pensar ¿yo quiero ser como ellos?

Y esta es la primera clave de cualquier cosa que quieras mejorar de tu vida. Tienes que pensar en por qué quieres mejorar tu sistema de gestión del tiempo, qué es lo que quieres conseguir, cuáles son tus metas y objetivos en la vida. Y después comprometerte con ellos.

Puede ser que:

• te preocupe que las urgencias manejan tu día a día y pasas el día estresado,
• o quizás quieres sacar más horas al día para poder estudiar,
• o te cuesta enfrentarte a las tareas más difíciles por lo que se van retrasando y te generan problemas y ansiedad,
• o quieres sacar más tiempo para la familia o para alguna afición, por lo que necesitas aprovechar mejor el tiempo durante tus horas de trabajo

Pues conociendo estos problemas podremos buscar una solución. Porque va a ser muy difícil levantarte a las 5 de la mañana si no estás convencido de que eso te va a llevar a cumplir tus objetivos. O te va a ser muy difícil decir “no” en el trabajo si no eres consciente de que esa tarea finalmente te generará ansiedad.

Lo que sí te digo es que, si con el sistema que tienes no estas satisfecho, lo único que puedes hacer es intentar mejorarlo. Porque si no, todo va a seguir igual.

Así que siéntate un día a pensar, haz el plan de tu vida (uno que sea realista) y comprométete contigo en conseguirlo. Intentarlo no cuesta nada y total lo único que puedes perder es el tiempo.

Así que la primera clave es comprometerte en cumplir tus objetivos.

2.    HACER BIEN LAS TAREAS QUE HAY QUE HACER.

Para la segunda clave tenemos que entender que el tiempo pasa, pasa tanto si haces algo como si no haces nada y el tiempo no lo puedes gestionar, por lo tanto, lo que tienes que gestionar son las cosas que haces. Vamos a llamarlas a estas cosas TAREAS.

Y tú ya haces cosas, estás todo el día ocupado. Por lo tanto, para mejorar el sistema no es cuestión de hacer muchas tareas sino HACER BIEN LAS TAREAS QUE HAY QUE HACER. Esto implica tres conceptos fundamentales:

HACER.

Tienes que hacer. No pensar, no querer, no poder, no decir. Sólo cuentas las tareas que haces.

Habrá un momento para planificar, para motivarse, para descansar, pero hay un momento de hacer. Y estés o no motivado, te guste o no te guste, te apetezca o no te apetezca hay que pasar a la acción (como dice continuamente Luis Ramos en su podcast Libros para emprendedores y Mentor 360).

Y hacer implica: empezar y terminar. No vale dejar las tareas a medias porque entonces no conseguiremos el objetivo que buscamos.

Por lo que tenemos que tirar de nuestra fuerza de voluntad para comenzar y terminar las tareas.

HACER BIEN.

El segundo concepto es que no consiste en entregar lo que sea, sino en entregar un trabajo bien hecho.

Hacer bien las cosas se tarda más que hacerlas mal, pero menos que hacerlas mal y tener que volverlas hacer. En los cambios y en rehacer las cosas es dónde se nos va el tiempo y también nuestra energía.

Hacer bien las cosas significa hacer las cosas lo mejor que sepamos. Quizás muchas cosas no la hagamos como teníamos pensado, pero la hemos hecho lo mejor que hemos podido con las circunstancias del momento.

La mejora del sistema viene en nuestra mejora de nuestra capacitación y por lo tanto implica que nos tenemos que formar, practicar, equivocar, corregir y volver a intentar para conseguir hacer bien las cosas a la primera.

Lo que no es admisible es hacer las cosas mal a sabiendas que están mal porque después va a volver el trabajo y de nada ha servido todo el sistema que estamos planteando si perdemos el tiempo en rehacer tareas.

QUE HAY QUE HACER

Y, por último, el tercer concepto es QUE HAY QUE HACER.

De todas las tareas que hay pendiente de hacer tienes que elegir la correcta, la que hay que hacer.

Y tan importante es elegir la correcta como no elegir la incorrecta, porque hay tareas que no hay que hacer (por ejemplo, no ver Telecinco, en general no ver la tele). Estas nos las vamos a apuntar, pero sí debemos tener claro que cosas no queremos, tenemos o podemos hacer para conseguir los objetivos.

¿Y cómo sé cuál es la tarea correcta?

Pues deberás tener un método que te permita filtrar, en cada momento, cual es la tarea que tienes que elegir.

Y aquí hay muchos sistemas que veremos en otros capítulos.

En resumen, la segunda clave es HACER BIEN LAS TAREAS QUE HAY QUE HACER, donde debemos tener un método para elegir la tarea adecuada, tener la fuerza de voluntad necesaria para comenzar y terminar las tareas, aunque no tengamos ganas; y la capacitación necesaria para hacerlas bien a la primera.

3.    GESTIONA BIEN TU AGENDA

La tercera clave es que todo esto hay que aplicarlo en el entorno de las 24 horas de cada día. Y la mejor herramienta que tenemos para esto es una AGENDA.

La agenda servirá como soporte para que todo lo que hemos visto antes no dependa de que nuestra mente se acuerde de lo siguiente que debes hacer o elegir la mejor tarea, ya que esto funcionará bien alguna vez, pero a la larga va a darte problemas.

Un buen sistema de gestión de tu agenda nos debe permitir, al menos:

• Capturar tareas
• Clasificarlas (etiquetas, metadatos, etc)
• Organizarlas (prioridades, orden)
• Consultarlas para su ejecución.
• Controlarlas periódicamente (actualizar estado, contabilizarlas, valorarlas, etc).
• Repetirlo todo periódicamente (a demanda, diariamente, semanalmente, etc).

Además, al volcar los datos en la agenda podemos:

• Encontrar los mejores momentos donde hacer las tareas que hay que hacer en función del sitio dónde estemos, de la urgencia e importancia de las mismas, o de nuestra capacidad física y mental para enfrentarnos a las tareas.
• Encontrar los tiempos muertos para entremeter otras tareas que necesitas hacer para conseguir tus objetivos. Por ejemplo: escuchar podcast mientras conduces en vez de escuchar música, leer en vez de ver la tele o levantarte más temprano o acostarte más tarde para estudiar.

En definitiva, la tercera clave es que tienes que GESTIONAR BIEN TU AGENDA. Esto va implica tener una agenda y sí, tendrás que usarla. A lo mejor no estás habituado a estar pendiente de una agenda, pero para mejorar tu gestión del tiempo tendrás que hacerlo a partir de ahora.

Es decir, que tendrás que escribir en ella las cosas que hemos visto y posteriormente revisarla periódicamente y actualizarla.

CONCLUSIONES

En resumen.

Si queremos controlar nuestro sistema de gestión del tiempo que le dedicamos a hacer tareas, tenemos que:

• Tener claro qué queremos mejorar o conseguir.
• Comprometernos en conseguirlo.
• Elegir qué tareas tenemos que hacer en base a nuestros objetivos y hacerlas bien.
• Tener una agenda que nos permita controlarlo todo.
• Aplicarlo y mejorarlo de forma continua durante toda nuestra vida.

Y te voy a decir una cosa. No pasa nada por hacerlo durante toda la vida.

Si crees que tener una agenda te limita tu tiempo, que te aliena como persona por encadenarte a un horario, que no vas a ser capaz de llevarlo adelante, son todas creencias tuyas que te limitan. Así que te recomiendo que las cambies por otras mejores.

No pierdes nada por intentarlo, lo único que te va a aportar es experiencia y si mañana quieres volver a la improvisación o tener un sistema mixto y flexible, y que el día a día te lleve a tu destino y tú eres feliz adelante, pero te recuerdo que estabas tomándote una triste magdalena con un café y tenías ganas de mejorar tu sistema. Así que o te tomas esa magdalena y asumes el día como te llegue o te levantas y comienzas a coger tú las riendas de tu día.

Porque mientras tú estás oyendo el podcast yo me he leído 4 libros, ya he hecho 1000 km, he paseado al perro. Bueno, es mentira. Yo no tengo perro. Pero has captado la idea ¿no?

DESPEDIDA

Por último, recordarte que complementario a este podcast tengo el blog www.arquitecturaeficiente.es y el canal de youtube (https://www.youtube.com/channel/UCWfNJaJrdqdYYEKf8D7iGhw) en dónde están publicados artículos y cursos que os pueden ayudar.

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Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.