022. Sobre Partes de trabajo

Un trabajo está compuesto de las siguientes partes… 

Perdona, perdona…

El capítulo de hoy va sobre partes de trabajo, no partes del trabajo.

Lo de apuntarse las horas, cariño.

Ostras, pues si lo dice mi mujer, entonces en el capítulo de hoy vamos a hablar sobre partes de trabajo. Lo de las horas…

Hola a todos y bienvenidos al episodio número veintidós de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.

Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.

En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que podéis hacer para mejorar el resultado de los proyectos y de vuestra empresa.

ÍNDICE

01:1 3. Introducción.

02:30. Objetivo

04:35. Como hacerlo

09:03. Herramientas

11:21. Ventajas y desventajas

12:01. Despedida

INTRODUCCIÓN

Que son los partes de trabajo.

Son unos datos que nos va a permitir tener información del tiempo que ha dedicado alguien a hacer un trabajo.

Es una práctica que se hace en muchos sectores de forma habitual, pero en los estudios técnicos parece que estamos hablando de algo tabú y generalmente nadie controla las horas que dedica a los proyectos.

Pero es algo que cuesta muy poco hacerlo y te da mucha información sobre el estado de tu empresa y proyectos, por lo que vamos a ver para qué sirve y cómo se puede hacer.

 OBJETIVO

Y ¿por qué tenemos que tener un sistema de partes de trabajo?

A nosotros, los estudios técnicos, de forma directa nos va a permitir dos cosas:

• Conocer los tiempos dedicados a cada uno de los proyectos
• Conocer los tiempos dedicados a cosas que no son proyectos.

Sabiendo esto,

• Nos va a permitir conocer el coste/hora de los proyectos.
• Y esto nos permitirá establecer honorarios dignos basados en datos históricos de los tiempos y costes de los proyectos anteriores.
• Lo que nos permitirá, si tienes una estimación del tiempo que tenemos dedicar a un proyecto, poder evaluar el rendimiento del proyecto durante su ejecución para que no se nos desvíe.

La parte más negativa es que también se puede usar para tener control del tiempo de cada trabajador. Sobre todo, en los momentos que se trabaja en casa.

Pero tenemos que partir de un par de premisas fundamentales:

• La primera es que los trabajadores no te engañan. Y si no confías en ellos no los contrates.
• Y segundo, que, aunque en algún momento se apunten horas de más, con el tiempo te vas a dar cuenta de quién es productivo en realidad y quien no. Con lo cual, teniendo datos, podrás tomar decisiones.

También me puedes decir, que el sistema de control de horas de proyectos está obsoleto, que es mejor plantear una estrategia por objetivos.

 Y estas en lo cierto, pero no quita que además tengas un control de horas para saber en cuanto tiempo puedes poner los objetivos y ver cómo ha ido el proyecto en general.

Porque podrás plantear que para este viernes se tengan montados los planos de estructuras y que el responsable eche las horas que estime oportuno, después llegará el viernes y no estará terminado el trabajo. Se aplazará al martes. ¿Pero ha sido el trabajador productivo? A lo mejor durante la semana ha estado trabajando 2-3 horas en el proyecto al día y después el finde se ha metido 20 horas de trabajo extra. A lo mejor otro trabajador, para un proyecto similar, ha dedicado 10 horas al día y lo terminó el viernes. En cuyo caso el objetivo estaba mal planteado.

Por lo tanto, no quita que plantees una estrategia por objetivos de entrega, pero tampoco va a hacer daño que se controlen las horas dedicadas para tener información.

COMO HACERLO

Por eso te voy a contar cómo hay que hacer los partes de una forma sencilla.

Un parte de trabajo tiene que estar compuesto de la siguiente información:

• Usuario
  • Lo tiene que hacer cada usuario. No es un trabajo que podamos delegar
• Por expediente
  • Tiene que decir a qué expediente se le ha dedicado el tiempo.
  • En caso de que haya sido para algo que no tiene expediente. Marcar un expediente 0 o que marque general o lo que sea para diferenciar las horas de un expediente a las horas generales.
• Tarea
  • También se puede indicar a qué tarea se le ha dedicado el tiempo
• Duración
  • O bien se marca la duración o bien se marca el inicio y final.
• Observaciones y notas

Criterios de Exactitud y precisión

• Tenemos que decidir con qué precisión aceptamos un parte. Si estamos empezando es mejor acertar un 65% que no poner nada.
• Pongamos que hemos estado toda la mañana dedicada a hacer dos tareas de dos expedientes. Sabemos que han sido 5 horas, pero no se si han sido 2+3, 3+2, 1,5+3,5. Pues me da igual, mientras te apuntes 5 horas.
• También habrá que definir si los tramos son exactos por minutos, por 15 minutos, por medias horas. Aquí lo mismo de antes. Si estamos empezando me da igual lo que te apuntes. Si las horas van a un expediente o a otro. Dentro de unos años, cuando sea habitual verás que no es ningún problema y será bastante preciso el sistema.

Cuando nos apuntamos las horas

• Todos los días que haces tareas del proyecto te apuntas las horas. Si no lo haces todos los días no te vas a acordar de hacerlo después de unos días.

Yo suelo hacer una previsión del día en el calendario de reuniones y tareas que voy a dedicar en la semana y en el día a día.

En otro capítulo hablaré del Time Blocking

Después, voy controlando cuando cambio de tarea actualizar la información.

Para el control de partes uso el calendario.

HERRAMIENTAS

Porque esa es otra cuestión importante.

Qué herramienta vamos a usar para controlar la tarea que nos permita que esta captación y control sea fácil y cómodo.

Yo, y mi equipo, usamos el Google Calendar para la captación. Después obtengo los datos de forma automática en una tabla de Google Sheet que extrae los datos a una hoja de Excel que es la que uso para revisar los datos y después los subo a Gesproject, el ERP que usamos en la oficina y los asigna a los distintos proyectos.

https://google-calendar-hours.com/

También existen aplicaciones específicas pasa esto como Toogl o Harvest. Estas aplicaciones permiten apuntarse las horas de los distintos equipos y se integra dentro de muchos programas

Software de gestión de proyectos, como Asana, Trello, Gestproject

VENTAJAS

• Tendrás un control de los tiempos dedicados a cada proyecto y podrás evaluar el rendimiento de los mismos.
• Tendrás un histórico de tiempos y te permitirá estimar mejor los tiempos de otros proyectos
• Esto te permitirá presupuestar mejores honorarios.
• Si has planificado las horas dedicadas a un proyecto tendrás un control de la desviación del proyecto

DESVENTAJAS.

• Tienes que dedicar un mínimo de tiempo al día controlando el tiempo que dedicas a hacer las cosas.

DESPEDIDA

Con esto llegamos al final del capítulo y espero haberte motivado para que comiences a apuntarte las horas de los proyectos y sea un paso importante para mejorar el rendimiento de los mismos.

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Por último, recordarte que complementario a este podcast tengo el blog www.arquitecturaeficiente.es y el canal de youtube (https://www.youtube.com/channel/UCWfNJaJrdqdYYEKf8D7iGhw) en dónde están publicados artículos y cursos que te puede ayudar.

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Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.

FINAL

Hoy no he interrumpido el capítulo para hablarte de suscribirte a la newsletter, ni de que si te suscribes puedes acceder al canal de discord.

Porque lo quería dejar para el final.

Para tener toda tu atención, porque mucha gente que me sigue solo escucha el principio y el final de los capítulos.

Pos ahora te he pillao y te tienes que suscribir a la newsletter.

Porque no te puedes perder la serie que estoy haciendo dando un repaso a la profesión.

La serie consta de 4 capítulos que se titulan:

• Los ingenieros no saben hacer viviendas.
• Señor arquitecto, las instalaciones no son dibujitos.
• La arquitectura técnica no debería existir.
• Delineante, ¡¡cuidado con el meteorito!!

El primero ha salido ya y ha tenido muy buena acogida. Casi todo el mundo me está criticando. Y eso que solo me he metido con los ingenieros, cuando termine con todos nadie del sector me va a hablar. O por lo menos nadie va a hablar bien de mí.

Ya me han pedido que haga uno de topógrafos.

Cuando termine esta serie, si todo sigue así, voy a escribir sobre los Colegios profesionales o los seguros de responsabilidad civil. Seguro que me suben la cuota.

Pero también tengo otros artículos que han gustado mucho como “el BIM es para elfos”, la serie de “hay dos tipos de personas…” o el de “friki, nerd o geek”.

Te puedes suscribir en https://buscandoelproyectoperfecto.com/suscripcion/ y así no te perderás ninguno de los próximos capítulos.