En este acercamiento a un Sistema de Gestión Documental único y sencillo que esté orientado a desarrollar y buscar documentos, una parte fundamental es diseñar una estructura que permita ordenar, de forma coherente, todo el contenido a guardar en un proyecto.
Como dijimos en la entrada anterior, este sistema tendrá que esta orientado de arriba a abajo en distintos niveles.
Este orden va a servir principalmente para configurar la estructura de carpetas (metodología que hemos tenido que heredar de Windows). Pero yo la uso también, por ejemplo, para estructurar las notas digitales o las conversaciones en Slack y Teams, la estructura del calendario o del correo electrónico.
De manera que vuelvo al concepto de sistema único que me permite estructurar el contenido siempre de la misma forma.
La estructura la uso para las carpetas pero también para las notas digitales, calendario, correo electrónico, etc.
CREAR LA ESTRUCTURA
Pero ¿Cómo nos enfrentamos a crear una estructura de carpetas?
Pues existe una técnica para ayudarnos en esto que se llama DESCOMPOSICIÓN.
Esta se utiliza, en Project Management, para generar la EDT (Estructura de descomposición del trabajo) y viene descrita en el PMBOK.
Básicamente, y adaptándolo a la estructura de carpetas, se basa en las siguientes premisas:
- La estructura tiene un orden jerárquico padre-hijo.
- Debe estructurar el 100% del contenido.
El primer punto, lo que viene a decir, es que en el mismo nivel no puede haber dos estructuras padre-hijo. (P.e: «Proyecto básico.pdf» y «planta baja.dwg»).
El segundo punto implica tener una estructura que permita guardar el 100% de los documentos y archivos que los generan.
Por esto tenemos que hacer un diseño completo y testearlo, a todos los niveles, para comprobar que cumple estas dos premisas.
En este sentido es bueno ponerlo por escrito para tener un mapa completo de la estructura y ver si funciona o estamos metiendo elementos de jerarquía distintas en el mismo nivel.
TIPOS DE ESTRUCTURAS
Una cosa fundamental a la hora de iniciar con el diseño es decidir qué tipo de estructura vamos a tener. Hay dos principales:
- Tipo pirámide. Estructura con pocos niveles de profundidad y muchas carpetas por niveles.
- Tipo rascacielos. Estructura muy profunda y con pocas carpetas por nivel.
Ambas opciones son igualmente válidas.
Pero en el primer tipo tendremos muchas carpetas y archivos en cada nivel y esto, en algunos casos, puede ser contraproducente a la hora de buscar algo.
Y en el segundo tenemos una estructura casi infinita de carpetas y en cada nivel, aunque solo tenemos pocas elecciones que tomar, pero tenemos que hacer muchos clics hasta llegar al documento que buscamos.
Tanto una como la otra, en niveles extremos, tienen sus inconvenientes. Por lo tanto tendrás que diseñar tu sistema acomodándote a tus necesidades y, como dijimos en entradas anteriores, probando y ajustando hasta que quede cómoda.
INICIO Y FIN DE LA ESTRUCTURA
¿Dónde comenzamos la estructura?
Vamos a partir de la base que todo está en la misma unidad y la estructura se desarrolla desde la base de una carpeta de DATOS. En otras entradas veremos cómo podría ser la estructura de datos en distintas unidades tanto físicas como en la nube, etc.
Continuando con el concepto de un sistema de gestión único, cuando entramos en el ordenador a buscar o crear un documento, lo primero que nos tenemos que preguntar es a qué área de interés pertenece el documento.
Así, en este primer nivel vamos a tener una distinción entre lo PERSONAL y lo PROFESIONAL.
Como este es un blog de ámbito profesional no vamos a desarrollar la estructura personal.
En cuanto al área profesional, podemos tener carpetas por empresa, áreas de trabajo, grupos, asociaciones, etc.
A continuación vamos a ver las distintas opciones que tenemos para manejar estos niveles de desarrollo de la estructura:
En el primer nivel pondría el nombre de la EMPRESA o MARCA comercial, en caso de que no tengas porque trabajas solo, se podría usar ESTUDIO, ARQUITECTURA, etc.
En un segundo nivel pondría las áreas del negocio. En caso de empresas serían departamentos, pero si trabajas solo no tienes, pero sí que tu negocio (quieras o no) tienes que guardar facturas, documentos del seguro y otros documentos que no corresponden con ningún proyecto en concreto.
Por lo tanto, dentro de tu actividad, tienes seguro dos áreas:
- Producción. Lo que es facturable.
- Gestión. Lo que no es facturable.
Por lo tanto ya tenemos otros dos caminos a desarrollar.
En la primera carpeta meteremos todo lo que hacemos para ganar dinero, lo que tiene que ver directamente con proyectos.
En la segunda todo lo demás. En próximas entradas desarrollaremos esta carpeta.
La primera carpeta se podría llamar PRODUCCIÓN, PROYECTOS, EXPEDIENTES, etc. y dentro nos deberíamos de encontrar con todas las distintas carpetas.
En el siguiente nivel nos encontramos con otra elección:
- Poner los nombres de expedientes directamente
- Agrupar los expedientes. Y esto lo podemos hacer a su vez de varias formas:
- Por clientes
- por localización
- Por tipo de proyecto
Ya una vez dentro de los expedientes podemos organizar los documentos directamente o tener carpetas por fases (proyecto, obra, etc), tipos de documentos (tecnicos, administración, cliente, …) o cualquier otro sistema que creamos conveniente.
La última carpeta de desarrollo (por ahora) será la carpeta del DOCUMENTO.
La estructura comienza con el nombre de la empresa o área de trabajo y termina en los documentos.
De esta forma vamos eligiendo niveles de profundidad y el adecuado será el que mejor cumpla mis objetivos, es decir, el que me sea más útil y cómodo a la hora de desarrollar y localizar documentos.
A modo de resumen voy a poner varias estructuras posibles para que te sirvan de orientación y referencia para diseñar tú las tuyas.
Viendo esto supongo que me dirás que necesitas más carpetas para guardar otras cosas.
Sí, tienes razón.
Pero estamos empezando la estructura y poco a poco vamos a ir desarrollando las necesidades de un expediente y añadiendo esa estructura paralela para que el sistema sea completo a todas las necesidades.
En las próximas entradas seguiremos avanzando en la estructura.