La toma de notas es una de las tareas claves de un estudio de arquitectura.
Vamos a usarlo en todo el ciclo de vida del proyecto:
- la captura de requisitos del cliente,
- dibujo del levantamiento de un edificio,
- búsqueda de ideas de proyecto,
- el desarrollo de propuestas y análisis de soluciones,
- explicar una idea a un compañero o
- hacer nuestra lista de tareas diarias
- tomar notas de reuniones o visitas de obras, …
Durante todos estos procesos vamos a necesitar escribir textos, realizar dibujos, crear diagramas, captar imágenes y para ello necesitamos varias herramientas que nos permitan tomar estos datos para después analizar, procesar y archivar toda la información.
En principio, para tomar notas vamos a contar con dos herramientas fundamentales: el soporte y el marcador. Por lo tanto, en función de si es analógico o digital, las vamos a clasificar de tres formas distintas:
- Las notas manuscritas en papel.
- Las notas manuscritas digitales.
- Las notas digitales.
En esta entrada me voy a ceñir a la toma de datos como documento de apoyo al desarrollo de nuestro trabajo, es decir, no voy a hablar de aspectos artísticos como dibujar acuarelas, fotografías u otros documentos más técnicos.
NOTAS MANUSCRITAS EN PAPEL.
Esta es la forma más tradicional y más sencilla de tomar notas.
En general será la forma más utilizada por todos, pero tiene sus pros y contras que vamos a analizar a continuación.
Ventaja:
- Es rápido y sencillo.
- Permite más fluidez en la toma de datos.
- Permite hacer rápidamente gráficos, mapas mentales, relaciones, subrayar, …
- Permite una visión general.
Desventaja:
- Encontrar notas anteriores es complicado.
- No puedes compartir.
- No siempre tienes papel y lápiz a mano.
El problema general de este tipo de notas es la gestión de la transmisión de la información a otros. Ya que su situación efímera las hace muy sensibles a pérdida de información
Deberemos intentar, a aquellos datos que queramos conservar, hacerles una foto o escanearlas para almacenarlos en digital y/o poder compartirlos.
Entre los soportes más usuales tenemos:
- Hojas sueltas.
- Cuadernos.
- Pizarras.
- Pared de obra.
HOJAS SUELTAS.
Dentro de este grupo tenemos desde las famosas servilletas, los folios sueltos y los post-it, etc.
Las servilletas son muy socorridas pero muy peligrosas. Más de una vez me he encontrado, en los montones de papeles de croquis para desechar, alguna servilleta doblada con los trazos que originaron el proyecto. Pero cuidado si anotamos nombres de personas y teléfonos.
TRUCO. En caso de querer guardar las notas originales, sin procesar digitalmente (al menos hasta que el proyecto acabe), es muy recomendable guardarlas en bolsitas de plástico tamaño folio para que no se traspapelen con el resto de formatos y así mantener su integridad.
Por otro lado están los folios sueltos, ya sean normalizados, o cortados de rollos de papel de croquis.
Estos van a generar la mayor parte del volumen de notas a gestionar: desde apuntes en una reunión, para explicar alguna idea, para uso personal de apunte de ideas, etc.
Yo suelo revisarlos antes de desecharlos y para ver que toda la información que tienen está procesada o no es relevante:
- Los que tienen datos interesantes o bien los escaneo o los copio a otro soporte,
- los que ya está procesada los reciclo, en caso de tener una de las caras sin usar.
- Los que hay que desechar los suelo romper en trozos pequeños para que no se vea ninguna información sensible y (si es posible) los tiro a una papelera de papel para reciclar.
En este apartado es importante la gestión de papel para no ir tirando papeles con poco uso.
TRUCO. Yo siempre tengo una bandeja donde ponemos el papel utilizado que se ha escrito por una sola cara y todavía se puede usar para tomar notas por la otra. Esta bandeja debe estar al alcance de todos, o que cada uno tenga la suya, de manera que intentemos aprovechar el papel al máximo.
Con respecto a las notas provisionales para avisos o recordatorios, es importante procesarlas cuanto antes y desecharlas. Si tenemos 16 post-it pegados en la pared, dejamos de verlos y ya no cumplen la función de llamada de atención pues se convierten en decoración.
CUADERNOS.
Dentro de los cuadernos podemos tener desde las clásicas Moleskine a los típicos de anilla de los niños o incluso podemos hacerlos nosotros si tenemos una encuadernadora cerca.
Estos los suelo usar de forma más cotidiana y los llevo siempre a una reunión, visita o toma de datos.
El tamaño, en estos casos, es importante. No es lo mismo llevar un cuaderno A4 que un A5, ya que los primeros pueden ser interesantes para levantamiento de datos, realización de croquis, pero demasiado grandes para llevar todo el día y tomar pequeñas notas como los datos de un cliente al que hay que llamar o ideas para un proyecto.
También dependerá de si lo llevas en una maleta o suelto. Un tamaño A5 es similar a una tablet y se puede llevar conjuntamente sin necesidad de llevar una maleta, lo que lo hace muchas veces más cómodo a la hora de llevar siempre un cuaderno para tomar notas.
También es importante el tipo de hoja, de manera que nos puede interesar un cuaderno con hojas en blanco para la toma de notas personales y con cuadritos para hacer levantamientos y croquis.
El que tenga tapa dura o blanda, nos puede servir para usarlo para hacer croquis en un levantamiento, pero es más molesto para un A5 que queremos llevar en la chaqueta.
En cuanto a la gestión de la información manuscrita en un cuaderno es importante distinguir dos tipos:
- La provisional o efímera que sirve para volcar información y que después se procesará a otro soporte.
- La permanente que servirá para consulta posterior.
En el primer caso, esta información, una vez procesada podemos tacharla del cuaderno porque ya no nos va a servir. Para saber que toda la información de una hoja ha sido procesada o desechada yo suelo marcar con una X en rojo que ocupa toda la hoja.
En el segundo caso, es importante saber dónde tenemos esa información. Esto es importante principalmente para un cuaderno de apuntes de un curso o similar.
TRUCO. Si tomas notas manuales en un cuaderno, para después encontrarlas puedes hacer un índice invertido.
Esto se hace desde la última página hacia atrás de manera que vas numerando las páginas desde la primera y en el índice al final escribes el contenido de la 1ª página.
P.e en la primera y segunda página coges apuntes sobre organización de familias de Revit, y en la última página escribo 1. Familas de Revit y debajo, 2. Familias de Revit.
De esta forma voy rellenando hacia delante el contenido y hacia atrás el índice hasta que ambos se encuentran y entonces cojo otro cuaderno.
Cuando quieras consultar dónde escribiste algún tema revisas el índice de las últimas páginas y te dirige a la página en concreto.
También es muy práctico, si el contenido es necesario compartir, escanear o hacer fotos con el móvil de las hojas y tenerlas en digital.
En este sentido Moleskine junto con Evernote ha sacado una serie de herramientas para digitalizar las notas manuscritas con cuadernos y bolígrafos inteligentes. https://es.moleskine.com/smart-writing-system.
PIZARRA.
La pizarra es un elemento importante a tener en un estudio ya que, por su versatilidad de dibujar y borrar, puede servir para muchas cosas: plantear ideas, anotar cosas a hacer y tacharlas, etc.
Las hay portátiles, enmarcadas y colgadas en la pared o pegadas. Las hay de plástico o metal. Estas últimas son muy interesantes porque permiten, además de tomar notas, usarlas con imanes para colgar algún documento.
Además, otra cosa muy importante es la limpieza de la pizarra y por mi experiencia, las metálicas son más fáciles de limpiar tanto a corto plazo como a largo plazo, mientras que las de plástico, si escribes algo y lo dejas mucho tiempo va generando una coloración, que aunque le des con alcohol u otros productos, se va quedando manchada con el tiempo y se ve muy envejecida.
Las pizarras de vinilo adhesivo que se pegan en la pared son muy prácticas para tener amplias zonas para dibujar ya que te permiten tener una superficie mayor que las pizarras enmarcadas.
También se pueden usar como pizarra los cristales, tanto de separación de estancias como expresamente situados en una pared como pizarra. Es importante, en los que sean de tabiques que tengan un vinilo o tratamiento por uno de los lados (el que no se pinta) o que sean con butiral. De esta forma se podrá ver mejor lo escrito.
La gestión de la información de las notas en pizarra es también fundamental y recomendable hacerle fotos, en caso de que la información sea relevante, y poder disponerla en una carpeta compartida.
PAREDES DE OBRA.
Las notas en paredes de obra son fundamentales a lo largo de la historia de la arquitectura por su inmediatez en la aportación y aclaración de ideas constructivas, pero tienen un papel muy efímero. Habrá miles de croquis dibujados en paredes perdidos para siempre.
Por eso es importante hacer una buena foto que se aprecie el contenido. Incluso interesa meterla en un acta de obra si hiciera falta.
Para hacer estas notas, además de usar un soporte aceptable, es recomendable usar lápices de mina gruesa, recomendable los de 5,6 mm como este https://amzn.to/2YxnctR o este en su versión corta https://amzn.to/3d36eZG
En resumen, si te gusta tomar notas manuscritas es recomendable:
- Tener un cuaderno A4 cuadriculado con pasta dura para toma de datos de levantamiento de edificios, etc.
- Un cuaderno tamaño A5 con hoja en blanco para notas del día a día.
- Cuadernos para apuntes de formación con índices invertidos.
- Una bandeja de papel reciclado para los folios sueltos que todavía se pueden aprovechar
- Una caja de post-it para tus notas rápidas.
- Una pizarra para notas en tus salas de reuniones o trabajo, si no dispones de tabiquería de cristal.
- Un buen lápiz para dibujar en la obra.
- Y siempre a mano el móvil para hacer fotos
En próximas entradas hablaremos de las notas manuscritas en soporte digital y las notas digitales.