NOTAS DIGITALES.
Ya en la segunda parte hacíamos un acercamiento desde la entrada en soporte digital con elementos digitales, como los pens digitales y la transformación en formato digital de los textos manuscritos.
En esta última entrada de la serie vamos a analizar la entrada de datos puramente digital y que herramientas y posibilidades encontramos en el mercado.
Lo principal de este tipo de notas es que vamos a añadir, a los equipos ya mencionados en la entrada anterior como tablets o teléfonos, el ordenador personal y entrada por teclado o ratón.
Aunque esto limita la frescura de la toma de datos, en cuanto al tipo de trazo o estilo de la nota, permite completar ciertos aspectos que a mano se harían muy tediosos, como por ejemplo:
- Copiar un enlace web
- Copiar gran cantidad de textos de un formato digital
- Incorporar datos de tipo tablas de cálculo
Y sus funcionalidades básicas permiten, además de las muchas mencionadas en las otras entradas:
- Casillas de verificación
- Incorporar grabaciones de voz
- Insertar imágenes
- Escanear documentos
- Disponer de plantillas de notas
- Recordatorios
- Etiquetas y categorías
- Correción ortográfica
- Insertar enlaces
- Permite búsquedas por las notas
- Puedes verlas desde varios dispositivos
- Puedes compartirlas con personas
Además aumenta el número de aplicaciones que vamos a disponer, además de las ya mencionadas en otras entradas, como por ejemplo:
- Dropbox Paper
- Simplenote
- Google Keep
- Bloc de notas de windows, …
TRUCO. Hay una aplicación que viene instalada en Windows 10 que es “Notas rápidas” que permite ponerte una especie de Post-it en el escritorio para recordar cosas. Es muy práctica y nunca se le va el pegamento.
Además de todas estas aplicaciones, que funcionan tanto para móvil, tablet o ordenador, tenemos algunas aplicaciones que, aunque no están destinadas para su uso principal como programa de notas, sí que permiten usarlas para tomar algún tipo de notas como por ejemplo: Lista de libros por leer o enlaces de blogs y páginas interesantes agrupados por temáticas.
Es decir, que usamos una herramienta de lista de tareas a modo de listado de temas que nos interesen. Estas aplicaciones son muy variadas, pero recomiendo entre ellas:
- Trello
- Wunderlist
- To-do
- Todoist
Nos pueden servir para tener un repositorio de web que visitar, libros que leer, fotos categorizadas, etc.
Por último, y por rizar el rizo, he visto mucha gente usar herramientas de comunicación, como whatsapp o Telegram, para anotar información personal enviando notas a sí mismo en un grupo en el que solo estás tú.
Otra cosa a tener en cuenta en las notas digitales es que podemos protegerlas para que no todo el mundo pueda acceder a ella. En este sentido, no todos los programas disponen de esta protección y por ejemplo Evernote, tiene un sistema para abrir el programa con la huella dactilar o un pin.
LA GESTIÓN DE LAS NOTAS
Además de elegir el soporte y el sistema de entrada de datos, lo importante de la gestión de las notas es encontrarlas.
Mientras que las notas manuscritas no digitales tenemos que incorporar un sistema o bien de captura de las mismas o bien como hablamos de un índice invertido, la gestión de notas digitales también requiere un sistema de organización para poder buscarlas.
Si usamos múltiples programas para tomar notas esto se complica al igual que si usamos múltiples cuadernos para distintos temas. Por eso es recomendable ir unificando criterios que permitan acotar dónde guardamos cada cosa.
No todas las notas son iguales. Tendremos notas efímeras, notas de baja seguridad, notas personales, notas de trabajo, notas de investigación, listas de la compra, etc.
En una primera clasificación podemos ordenarlas en: personales y profesionales.
En una segunda clasificación tendremos que agruparlas por grupos de interés: empresa, aficiones, otros temas (arquitectura, gestión, desarrollo personal,…)
Existen notas que tenemos que acceder fácilmente para gestionarlas y otras notas que las usaremos para consulta posterior.
Yo recomiendo al menos tres niveles de aplicaciones para gestionar las notas:
- Nivel efímero y básico. Para notas rápidas que se van a procesar y borrar (p.e: notas de windows, post-it, papel suelto).
- Nivel de acceso rápido: Para notas que hay que procesar y que no tienen validez posteriormente o son de bajo nivel de seguridad. (Google Keep, Cuaderno de papel, Samsung notes o similar de ios).
- Nivel consulta y seguridad: Para notas que quiero mantener guardadas para siempre, o al menos durante mucho tiempo y que requieren un nivel de seguridad más elevado (Evernote, Onenote, …)
Estos últimos, además de tener un sistema de clasificación en grupos de notas, permite ponerle etiquetas y hacer búsquedas, lo que hace que el encontrar una nota sea muy sencillo y rápido.
En definitiva, después de estas tres entradas en la que hemos visto desde la gestión de notas manuscritas a la entrada totalmente digital hemos hecho un recorrido completo de las herramientas que tenemos a nuestro alcance para la gestión de notas de un estudio de arquitectura.