Para gestionar bien los expedientes del estudio no vale solo con tenerlos organizados en carpetas, necesitamos una herramienta externa y en este video vamos a ver cómo hacerlo con una hoja de cálculo.
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Este video es continuación de la entrada de blog de “Organiza los expedientes de proyectos”.
Como os decía, para tener control de los expedientes no podemos usar solo la estructura de carpetas porque no podemos gestionar muchos datos necesarios como el nombre del cliente, situación o fechas del expediente.
Para poder llevar todos estos datos necesitaremos una herramienta externa y en este caso vamos a ver cómo usar Excel y en próximos videos vamos a ver cómo hacerlo en otros programas como Trello, Asana o Gestproject…
Para este ejemplo vamos a comenzar con una tabla en blanco y le vamos a ir añadiendo contenido que vimos en el blog.
Partimos de un archivo que llamaremos EXPEDIENTES y vamos a tener en la carpeta raíz de los expedientes.
Vamos a meter, en la primera fila, los siguientes textos:
- Código (número de 4 cifras consecutivo)
- Nombre (nombre identificativo)
- Tipo (Informes, Proyectos, Licencia de aperturas, Adecuación de local, etc.).
- Uso (residencial, comercial, administrativo, educativo, etc.).
- Situación (Aceptado, rechazado, pendiente).
- Progreso (Sin comenzar, en desarrollo, parado, terminado)
- Descripción (Breve descripción del proyecto).
- Dirección (calle, municipio, provincia y CP del inmueble)
- Fechas (de inicio y final)
- Cliente (nombre, dni, dirección, teléfono y email)
- Presupuesto (realizado, aprobado)
- Ingresos (realizada, pendiente)
- Costes (realizados, pendientes)
- Beneficio (restando los anteriores)
- Horas dedicadas
- Ratio €/h
Una vez hecho, vamos a convertir el contenido en formato tabla de Excel, que nos permitirá hacer más cosas como tener una fila de totales, filtrar el contenido, cambiar formatos, poner listas de selección.
Además de esto podemos hacer gráficas dinámicas para el análisis de los expedientes.