Continuando con la entrada anterior, sobre la introducción a un SGD para un estudio de arquitectura, vamos a seguir avanzando en algunos conceptos.
Todos intuimos que una buena gestión documental del estudio nos va a permitir la optimización y rendimiento del trabajo, tanto si trabajamos solos como si lo hacemos en equipo.
Pero para que esto funcione tenemos que tener un SISTEMA de trabajo, en este caso de gestión documental.
¿Pero qué significa esto? ¿Qué es un sistema?
Pues un sistema es un conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el funcionamiento de un grupo o colectividad.
En resumen son unas normas y formas de hacer las cosas comunes a todos los miembros del equipo.
Sí. Normas y procedimientos. A los arquitectos no nos gustan que nos pongan normas de cómo hacer el trabajo y queremos hacerlo todo a nuestro estilo, aunque estamos todo el día justificando y haciendo cumplir normativas a los demás.
A los arquitectos no nos gustan que nos pongan normas de cómo hacer el trabajo y queremos hacerlo todo a nuestro estilo
Pero si queremos trabajar en equipo, una cosa fundamental es organizarse.
Por lo tanto, tenemos que pararnos a pensar en diseñar este sistema, qué partes tiene, que normas vamos a crear, etc. Y sobre todo, ponerlo por escrito.
El hecho de hacer el esfuerzo y ponerlo por escrito va a hacer que te des cuenta de puntos débiles, conexiones que fallan, temas sin tener claro o decidir. Con este esfuerzo haces que el sistema verdaderamente funcione.
Es como si tu tuvieras claro la casa que quieres diseñar y comenzásemos la obra sin planos, seguramente descubriríamos muchos detalles sin definir y tenemos que improvisar.
Tener un sistema de gestión documental sin escribir es cómo hacer una casa sin planos.
Este sistema tendrá que tener en cuenta:
- Cómo y dónde guardar la documentación
- El sistema de copias de seguridad.
- Sistema de nomenclatura de carpetas y archivos.
- Quién tiene acceso a qué.
- Tipos de formatos a usar en los documentos.
- Relaciones entre los documentos.
- etc.
Lo ideal sería disponer de una norma nacional o un sistema de buenas prácticas que ayudara a definir algunos conceptos básicos y cómo tiene que organizarse parte de la documentación del estudio.
Cada estudio tendría que organizarse de manera similar y con el tiempo se acabaría por tener un sistema general y unificado basado en las mejores experiencias.
Los nuevos estudiantes en prácticas y arquitectos recién terminados, al hacer prácticas en estos estudios, asimilarían la forma de trabajar y el ciclo evolucionaría.
De esta forma la colaboración entre los distintos agentes (clientes, profesionales administración,…) sería más fluida.
Esas normas ya existen. Desde ISOs muy genéricas de protocolos de organización de documentos a normas más específicas sobre arquitectura como la BS 1192:2007 británica unificada en la nueva ISO 19650.
Mientras esto se organiza en España, creo que una labor muy importante es aportar el conocimiento de cada uno para ir dando ideas y posibilidad de debate.
Pero para comenzar con esto, lo principal sería saber qué queremos conseguir, cuál es el objetivo principal de un sistema de gestión documental. Esto lo vamos a ver en la próxima entrada.