011. Sobre Roles

Allá por 1974, año en el que yo nací, se produjo un acontecimiento que cambiaría la forma de consumir ocio de los adolescentes, y no tan adolescentes (https://vandal.elespanol.com/reportaje/random-dragones-y-mazmorras-asi-es-la-epica-partida-de-famosos-con-joe-manganiello), de todo el mundo.

Gary Gygax y Dave Arneson publicaron el manual de Dungeons & Dragons (más conocido en el mundo hispánico como Dragones y Mazmorras).

Este tipo de juego cambiaba el paradigma del tradicional juego de tablero con reglas estrictas por otro en el que los jugadores tenían que resolver las aventuras que les planteaba el Director de Juego mediante el uso de su imaginación y, lo más importante, interpretando el papel de un personaje elegido (en este caso de fantasía medieval).

A este nuevo tipo de juego de mesa se le denominó juego de rol, por el hecho de representar un papel asignado.

No, no te has equivocado de podcast. Sigue siendo un podcast de arquitectura, pero es que un estudio de arquitectura o de ingeniería es como un grupo de aventureros que se enfrenta a los proyectos y los clientes (nuestro juego se llamaría Customers&Projects)

Cada uno de los integrantes del estudio tiene un rol que interpretar y unas responsabilidades asignadas, y el estudio marchará mejor o peor si entre todos los miembros se cubren todas las funciones necesarias para enfrentarse a la realidad del mercado.

Si no sabes que rol desempeñas en tu estudio deberías escuchar este episodio porque hoy vamos a hablar de roles, funciones, responsabilidades, competencias y habilidades de un estudio de arquitectura e ingeniería.

Hola a todos y bienvenidos al episodio número once de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.

Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.

En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre todo lo que no tenéis que hacer y también sobre algunas cosas que sí podéis hacer para mejorar el resultado de vuestros proyectos.

 ÍNDICE.

• 03:02. Un estudio de aventureros.
• 04:29. La evolución de tu personaje.
• 05:19. Efecto Dunning-Krugger.
• 5:59. Niveles del conocimiento.
• 6:40. El principio de Peter.
• 07:35. Terminología.
• 09:10. Categorías de roles.
• 09:57. Los guerreros.
• 12:40. Los arqueros.
• 13:44. Los exploradores.
• 15:27. Los magos.
• 18:10. Personajes.
• 19:04. Despedida.

UN ESTUDIO DE AVENTUREROS.

Como he dicho antes, un estudio de arquitectura o ingeniería es un grupo de aventureros (empresarios) que deciden jugar una campaña (adentrarse en el mercado del sector AECO) para vivir aventuras (proyectos) e intentar sobrevivir.

En ese estudio, se espera que cada uno de nosotros interprete un papel y cumpla las funciones encomendadas para conseguir el éxito de cada proyecto.

Pero a diferencia de un juego de rol en el que elegimos el personaje más adecuado, nosotros vamos con las habilidades y conocimientos que tenemos y no hemos diseñado el grupo para que esté equilibrado y cubra todo el espectro de situaciones y actividades a las que tenemos que enfrentarnos porque normalmente hemos montado nuestro estudio con compañeros y amigos que tenemos afinidad, pero no los hemos preseleccionado.

Después, en el día a día, nos encontramos que hay actividades que nadie quiere hacer porque nadie está preparado para hacerlas o nadie quiere cubrir esa función y cada uno quiere hacer lo que le gusta o sabe hacer mejor, por lo que el estudio va perdiendo competitividad en esas áreas y haciéndose débil en un mercado en el que es muy necesario una alta adaptabilidad.

Y esto se debe a que en la Escuela nos han preparado exclusivamente para desempeñar el rol principal de técnico dentro de una organización. Todos queremos ser el guerrero.

Podría hacer este mismo símil con el fútbol, pero de futbol no entiendo y de rol llevo más de 30 años jugando.

Volviendo al tema.

LA EVOLUCIÓN DE TU PERSONAJE

En la Escuela nos preparan con un nivel básico, se supone suficiente, para poder comenzar a desarrollar los conocimientos y habilidades necesarias para enfrentarnos a los problemas reales.

Después necesitaremos entre 3 y 6 meses aproximadamente para comprender las funciones básicas de nuestro puesto de trabajo y unos 5 años para llegar a un nivel razonable de competencia en el que ya se nos puede considerar como profesionales en nuestra rama. Posiblemente, con 20 años de experiencia llegamos a un nivel de maestría, es decir, comprendemos y tenemos interiorizado suficientemente los conceptos básicos y avanzados para llegar a poder definir nuevas líneas de trabajo o rediseñar procesos funcionales de nuestro puesto.

En todo este proceso se dan varios problemas de los que han sacado varias teorías que quiero compartir contigo.

En primer lugar, está el efecto Dunning-Kruger que es un sesgo cognitivo en el que se sobrestima la percepción del nivel de habilidad en relación al conocimiento real que tienen de algo.

Es decir, que cuando comenzamos el aprendizaje de algo y comprendemos algún concepto básico tendemos a pensar que controlamos mucho de la materia. Es como cuando matas a tu primer orco y llamas a tu espada matadragones.

En cambio, a medida que sigues aprendiendo te das cuenta de que realmente no sabes nada y llega un momento en que la sensación es que, cada vez que aprendes más sabes menos porque te vas haciendo consciente de todo lo que te queda por aprender.

Y esto pasa porque el conocimiento en una materia pasa por cuatro niveles de desarrollo en los que en primer lugar:

• No sabes que no sabes. Es decir, no eres consciente de que no sabes nada.
• Sabes que no sabes. Te das cuenta de que hay mucha materia que tienes que aprender y que solo acabas de comenzar.
• Sabes que sabes. Ya has llegado a un nivel de conocimiento consciente y eres capaz de saber qué sabes y qué no sabes.
• No sabes que sabes. El conocimiento ha sido tan interiorizado que eres capaz de integrarlo y generar interconexiones con otras áreas de forma inconsciente.

El caso es que seguimos este proceso de conocimiento continuo y todo va bien hasta que llega un día y se cumple el ya conocido Principio de Peter que establece que toda persona va ascendiendo hasta su nivel de incompetencia.

Y esto sucede, fundamentalmente, porque asimilamos el nivel de conocimiento en una materia como un nivel de conocimiento general y nos ascienden a otro puesto de trabajo en el que ya no somos competentes porque necesitas nuevas habilidades que no hemos desarrollado en nuestro puesto anterior.

Esto generalmente se produce porque hemos cambiado de rol dentro de la organización. Por ejemplo, el guerrero pasa a ser explorador.

Por eso es importante conocer cuáles son los roles que se ven implicados en un estudio de arquitectura e ingeniería para saber qué funciones puede desarrollar cada uno y qué conocimientos y habilidades se necesitan para cada puesto.

TERMINOLOGÍA.

Para entender bien de qué estamos hablando es necesario conocer algunos términos porque normalmente los usamos como sinónimos y no lo son. Principalmente los términos rol, funciones, cargos, competencias, responsabilidades, etc.

Así que voy a poner un ejemplo de cómo se relacionan unos y otros.

Supongamos que en nuestro grupo de aventureros necesitamos que mientras el guerrero pelea cuerpo a cuerpo alguien le apoye tirando flechas a los que estén más lejos. Por lo tanto: necesitamos que alguien tire flechas (esta es la función) y el que tira flechas es el arquero (este es el rol) y este necesita saber disparar con arco (esto son las competencias), además necesitamos que alguien explore (esta es otra función) y el que explora es el explorador (este es el rol) y tiene que saber buscar huellas y esconderse (estas son competencias). Pero en el grupo solo tenemos a Légolas que sabe tirar flechas, buscar huellas y esconderse además de otras habilidades, por lo tanto, cubre los roles de arquero/explorador y se espera de él que antes de que nos cojan por sorpresa se adelante y detecte al enemigo y cuando entremos en combate se encargue de tirar flechas a los orcos que estén más lejos (esta son sus responsabilidades).

El cargo que le vamos a dar es de Arquero Manager.

Esto lo definimos así en nuestra matriz de roles y responsabilidades de manera que cubramos todas las funciones necesarias en el estudio y todos los roles conozcan y entienden sus responsabilidades.

CATEGORÍAS DE ROLES

Una vez que entendemos la terminología vamos a ver qué roles necesitamos en un estudio de arquitectura e ingeniería son los mismos que en cualquier empresa y son cuatro principales que he agrupado en las siguientes categorías:

• Los guerreros. Estos son los técnicos que desarrollan los proyectos.
• Los arqueros. Estos son los que dan soporte y ayudan a los técnicos en el combate.
• Los exploradores. Estos son los que se encargan de adentrarse en terreno desconocido. Son los comerciales.
• Los magos. Estos no se meten directamente en el cuerpo a cuerpo, pero tienen un conocimiento arcano y una visión distante del combate que los hacen importantes. Son los directivos.

A continuación, vamos a ver cada uno de ellos por separado y sus características.

LOS GUERREROS.

En primer lugar, vamos a ver a los guerreros, a los técnicos. Los técnicos son los roles principales del negocio. Son los que desarrollan el servicio que se presta al cliente. Son los que hacen los proyectos.

Sin estos no se podría ganar dinero, excepto que todo se subcontrate, y por lo tanto esta área sería de coordinación externa, aun así, habría que trabajar para entregar el servicio.

Deberemos tener tantos tipos como necesite nuestra empresa, pero yo establecería 2 niveles básicos con diferentes funciones y responsabilidades:

• Técnico Responsable.
  • Es un técnico que se hace responsable de los proyectos. Es el técnico que firma los proyectos.
  • Sus funciones y responsabilidades son, entre otras:
    • Dirigir el desarrollo de las propuestas.
    • Revisar y aprobar las propuestas con el cliente.
    • Es responsable de los cálculos y mediciones.
    • Es responsable de los documentos técnicos.
    • Es responsable de la gestión de las obras.
    • Y dar apoyo a otras áreas como en la elaboración de presupuestos, planificación del proyecto, desarrollo de buenas prácticas, etc.
  • Dentro de este grupo estarían los roles de técnicos que firmen en tu estudio: Arquitecto, Ingeniero, Arquitecto Técnico, Coordinador de Seguridad y Salud, BIM Manager, etc.
• Técnico no responsable.
  • Es un técnico que no firma.
  • Sus funciones y responsabilidades son:
    • Desarrollar las propuestas.
    • Desarrollar los documentos técnicos.
    • Desarrollar los cálculos y mediciones.
    • Dar apoyo en las obras.
    • Dar asistencia a los TR en el desarrollo de su labor.
  • Dentro de este grupo estarían los roles de delineante, modelador BIM, calculista, auxiliar de obra … y todos los técnicos que desarrollan los trabajos pero que no firman los documentos del proyecto.

No hay que confundir las profesiones con las funciones del estudio. Puede darse el caso de que en tu estudio el mismo arquitecto que diseña una vivienda sea el que firma el proyecto o puede darse el caso de que haya dos arquitectos diseñando y solo firme uno. Ambas responsabilidades son distintas.

Por otro lado, también es fácil caer en la tentación de separar entre técnicos senior y junior. Pero estos serían niveles dentro de la categoría. Es decir: podemos tener un delineante con 20 años de experiencia (que yo entiendo que sería un técnico senior) que hace toda la delineación del proyecto, pero no lo va a firmar; en cambio el hijo del arquitecto propietario del estudio, que acaba de terminar la carrera (es decir, tendría nivel técnico junior o incluso nivel de becario) asume responsabilidades de TR.

LOS ARQUEROS.

El siguiente grupo serían los arqueros.

Este grupo tiene la función de dar soporte a los técnicos y al negocio en sí.

Aquí encontramos un batiburrillo de roles en función de las necesidades cada empresa, pero podemos definir unos cuantos como:

• El administrativo. Que se encargará de las compras, documentos empresariales, gestión del archivo, etc.
• El contable. Que se encarga de meter todas las facturas, gestionar la contabilidad, cobros y pagos, etc.
• El informático. Que será responsable de mantener el sistema informático, sugerir compras de equipos, software, etc.
• El de calidad. Que será responsable de establecer los procesos y procedimientos de trabajo, elaborar plantilla y métricas de calidad.
• El de RRH H. Que se encargará de gestionar los recursos, etc.

En tu estudio tendrás que ver que todas estas funciones estén cubiertas y, en caso de que no haya nadie con las competencias necesarias podrás subcontratar las funciones a servicios externos. Es decir, contratar mercenarios.

LOS EXPLORADORES.

El siguiente grupo serían los exploradores, los que están fuera de la oficina buscando clientes. Los comerciales.

Estos, al igual que los técnicos, son indispensables en un estudio si queremos atraer nuevos encargos además de los que nos lleguen de forma habitual por amigos, recomendaciones de antiguos clientes, etc.

Generalmente un estudio de arquitectura no va a disponer de comerciales que van ofreciendo el servicio al grupo de clientes objetivo.

Primero porque no tenemos conocimientos empresariales y no sabemos cómo plantear una estrategia de márquetin para captar nuevos clientes, quizás ni sepamos cuales nuestro cliente objetivo. Y segundo porque, aunque los tengamos definido, es difícil saber dónde están nuestros clientes, por lo menos en estudios de arquitectura generalistas.

En estudios de ingeniería, que desarrollan instalaciones o estructuras, sí que podemos orientar la búsqueda hacia los estudios prescriptores y podemos tener una estrategia comercial en la que se presenten los servicios a una lista de prospectos.

De cualquier forma, el rol comercial más demandado será el de técnico comercial.

El técnico comercial es un rol que mezcla el conocimiento del servicio, pero tiene la responsabilidad de tratar con el cliente y cerrar un encargo.

Normalmente el cliente quiere ver que su problema se va a resolver y le va a dar mayor garantía que sea un técnico con conocimiento del problema el que cierre la venta.

Este técnico, además del conocimiento del servicio deberá contar con habilidades comerciales como: don de gentes, negociación, facilidad de comunicación, escucha activa, etc.

Sus funciones serán la de:

• Contactar con clientes.
• Obtener sus requisitos.
• Elaborar presupuestos.
• Seguimiento de presupuestos.
• Cierre del contrato.
• Gestión de cobros.
• Atención al cliente durante y posterior a la entrega de servicio.

LOS MAGOS.

En último lugar estarían los magos. Como dije antes estos tienen un conocimiento arcano y una visión más estratégica del combate. Estos son los directivos.

Este conocimiento arcano no se estudia en las Escuelas Técnicas y hay que ir a otros centros a estudiarlos: las Escuelas de Negocio. Dónde te enseñan los conceptos básicos del management.

Estos roles, a los que no estamos acostumbrados a desempeñar en los pequeños estudios, son fundamentales puesto que sirven para orientar y dar sentido al estudio. Al final siempre se encargará alguien de hacerlo, pero sin los conocimientos necesarios. Es como hacer de mago, pero sin magia ¿qué puede salir mal?

Generalmente pensamos que nuestro estudio va a funcionar por alguna razón y se nos olvida que existe una amplia competencia y que no sabemos competir en un mercado complejo como es el de arquitectura.

En este sentido es dónde los roles directivos tienen mucho que decir, puesto que su responsabilidad es dar dirección al trabajo del estudio.

Entre los roles directivos vamos a encontrar dos líneas diferenciadas:

• Dirección de la organización.
• Dirección de los proyectos.

En el primer caso son roles orientados a gestionar el negocio y dentro de este rol podemos encontrar desde la figura del Director o lo que se denomina CEO y cuyas responsabilidades son:

• Dar la visión, misión y propósito del negocio
• Definir objetivos y la estrategia para conseguirlos.
• Supervisar y controlar que esto se mantiene constante.

O también podemos disponer, si la empresa ya empieza a ser más grande, directores de áreas:

• Director comercial
• Director financiero
• Director de RRHH
• Director de producción
• …

Al final todos estos son diversificación del mismo concepto: dirigir cada una de las áreas de la empresa.

Para poder desarrollar estos roles necesitamos conocimientos y habilidades como: liderazgo, comunicación, resolución de problemas, planificación… y una base importante de conocimientos en Gestión de empresa (cosa que, como ya hemos visto, no nos han formado en la Escuela)

El otro paquete de roles directivos tenemos a los directores de los proyectos.

Los directores de proyectos están enfocados en conseguir los objetivos de los proyectos.

Puede ser que haya un director de proyectos por cada proyecto o que haya un solo director para todos los proyectos.

Pero las funciones y responsabilidades a desarrollar son prácticamente las mismas

Los directores de proyectos necesitan habilidades de liderazgo, planificación, comunicación, trabajo en equipo, etc.

Y por supuesto conocimientos relacionados con la Dirección de Proyectos o Project Management como vimos en el capítulo 9.

Sus funciones serán las de planificar y controlar los proyectos para que cumplan los objetivos marcados y entre ellas pues estarán las de controlar el alcance, el coste, el plazo, los recursos del proyecto y gestionar incidencias, desviaciones y cambios para cumplir con éxito su misión.

PERSONAJES

No podemos terminar este capítulo sin entender que bajo todos estos roles están los personajes: es decir, los integrantes del estudio.

Si diseñamos todos los roles necesarios en nuestro estudio podemos determinar que necesitamos 10 roles distintos, pero en realidad somos cuatro personas. Por lo que habrá que repartir roles entre todos.

En estos casos lo que hay que hacer es:

• Diseñar la matriz de roles y responsabilidades.
• Analizar las competencias, habilidades, conocimientos de cada miembro del equipo
• Repartirse todas las funciones entre todos los integrantes del estudio
• Ver cuales funciones vamos a subcontratar.
• Contratar nuevos miembros para completar la matriz
• Revisar periódicamente que todo el mundo cumple su función.

DESPEDIDA.

Bueno, con esto terminamos el repaso rápido que hemos hecho por los roles principales de un estudio y espero haberte ayudado a entender algunos conceptos y que puedas aplicarlos en tu día a día.

Si quieres, puedes contarme cómo lo haces enviándome un correo a podcast@arquitecturaeficiente.es

Por último, quiero recordarte que complementario a este podcast tengo el blog www.arquitecturaeficiente.es y el canal de youtube correspondiente (https://www.youtube.com/channel/UCWfNJaJrdqdYYEKf8D7iGhw) en dónde están publicados artículos y cursos que te pueden ayudar.

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Además, puedes recomendar este podcast a otros compañeros que también lo necesiten.

Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.

Una de las cosas que siempre he pensado que sería una buena solución para enfrentarse al mercado sería juntarnos un grupo amplio de profesionales, cada uno aportando su experiencia y sus conocimientos, para completar todos los roles de una empresa de manera que cada uno estuviera en su mejor puesto, en el que tiene mejor rendimiento y en el que es más competente.

De esta forma, se podría crear una empresa grande en la que todos sean socios, pero en la que cada uno esté altamente especializado y se genere una gran productividad y capacidad de captación de cliente y de generar un buen servicio ya que cada uno hace lo que mejor sabe hacer y no tiene que perder el tiempo saltando de unas tareas a otras y perdiendo productividad y energía.

Yo os propongo, al que esté interesado, que me escriba y si generamos un grupo amplio podemos crear una empresa multinacional que pueda competir en este mercado tan caótico.

Pero claro, yo sería el CEO, ¿eh?

¿A que ya se te van quitando las ganas?

Pues eso nos pasa a todos, que queremos ser siempre el jefe y así nos va.

Bueno como eso no va a poder ser y como has llegado a escuchar el capítulo completo no quiero que pierdas la oportunidad de analizar la situación de tu estudio y te ofrezco una matriz de roles que tengo yo para organizar las funciones del estudio. Puedes descargarla en el enlace de las notas del programa o en la entrada correspondiente del podcast de la página web arquitecturaeficiente.es.

Descarga la matriz aquí.

La matriz funciona de manera que en las columnas he puesto los roles, en las filas las distintas áreas del negocio y en cada celda las funciones de cada uno de los roles, en caso de tenerlas.

Si tienes alguna consulta no dudes en ponerte en contacto conmigo a través del correo, la web o las redes sociales.