029. Sobre PDFs

El otro día vi a un amigo firmando, con un certificado digital, en todas las páginas de un documento pdf y me dije, aquí hay tema para un curso.

Pero he decidido comenzar con un podcast, a ver que tal.

Así que si tu eres como mi amigo y no sabes dónde está el error de lo que he dicho antes, tienes que escuchar este podcast porque hoy voy a hablar sobre pdfs.

Hola a todos y bienvenidos al episodio número veintinueve de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.

Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.

En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que podéis hacer para mejorar el resultado de los proyectos y de vuestra empresa.

ÍNDICE

• 01:18. Introducción.
• 02:39. Historia
• 04:35. Funcionalidades
• 04:53. Crear
• 05:28. PDF/A
• 06:12. Etiquetas
• 06:33. Proteger
• 06:56. Combinar
• 07:23. Leer
• 07:50. Buscar
• 08:05. Digitalizar
• 08:40. Convertir
• 09:03. Medir
• 09:57. Edición
• 10:25. Subrayar
• 10:42. Comentarios y notas
• 11:05. Sellos
• 11:21. Marca de agua
• 11:30. Numeración bates
• 12:57. Organizar
• 13:03. Marcadores
• 13:31. Organizar páginas
• 13:45. Formularios
• 15:40. Firma digital
• 16:33. Certificado digital
• 18:30. Despedida

INTRODUCCIÓN

Uno de los procesos tradicionales, del sector de la arquitectura, que ha sufrido una digitalización importante ha sido la generación de entregables en papel para convertirlos en entregables en pdf.

El proceso de generación del documento, en sí mismo, no ha variado mucho.

Lo único que ha cambiado es que en vez de mandarlo a imprimir a una impresora lo imprimimos en una impresora pdf.

Pero el proceso de cómo llegamos hasta ese momento sigue siendo, más o menos, el mismo.

Pero, aunque no es un gran paso en la transformación digital del sector, sí que es un paso adelante al no tener que presentar documentos en papel, copias y demás procesos que eran una molestia para los estudios.

Por lo menos en la parte de solicitud de licencia y relación con la administración.

Que desde la crisis del COVID sí que se ha conseguido un importante paso de todas las administraciones al formato de entrega de documentación digital. Por lo que el formato en pdf se ha convertido en nuestro gran aliado.

No obstante, todavía en las obras se sigue manejando el papel impreso, e incluso en los propios estudios para supervisar trabajos.

Pero cada vez está más extendido el uso del pdf como formato de entrega e intercambio y es cada vez más admitido por el conjunto de los agentes del sector.

HISTORIA

¿Pero de dónde viene el pdf?

Pues vamos a hacer un recorrido histórico, a modo de culturilla general, y después nos vamos a meter en las funcionalidades que nos ofrece este formato, que igual alguna no las conoces.

En 1991, John Warnock, cofundador de Adobe, inició un proyecto titulado “Camelot” que buscaba encontrar el santo grial de los formatos digitales. Un formato que permitiera ser compartido entre diferentes sistemas operativos y aplicaciones.

La idea que Warnock buscaba era un lenguaje que permitiera ver el documento tal cual lo habías creado, manteniendo la estructura de textos e imágenes y resto de datos, de manera que todo el mundo lo viera igual independiente de qué software generó el documento.

De ahí surgió, al año siguiente, las siglas PDF de Portable Document Format.

Y vaya si lo consiguió. En 2008 se convirtió en un estándar abierto, reconocido por la Organización Internacional para la estandarización (ISO) y publicado según la norma ISO 32000-1.

Esto significa que cualquier programa de edición tendrá acceso a leer los datos de un archivo en pdf y/o exportar los datos a este formato.

En paralelo al desarrollo del formato surgió, desde Adobe, una aplicación que daba apoyo al programa: Adobe Acrobat.

No confundir con Adobe Acrobat Reader que es el lector gratuito de Adobe para ver los pdfs.

Y este programa ha ido evolucionando e incorporando funcionalidades a lo largo de todos estos años.

Pero no es el único programa para trabajar con los pdfs, hay otros muchos, tanto de pago como gratuitos para hacer muchas de las cosas que vamos a ver a continuación.

Ya en la newsletter “#038. De Adobe también se sale” hablé sobre distintas alternativas a las aplicaciones gráficas de Adobe, pero también comenté algunas opciones para trabajar con funcionalidades básicas y avanzadas para pdfs.

FUNCIONALIDADES

Y ya que hablamos de funcionalidades y posibilidades de uso vamos a ver qué podemos hacer con los archivos en pdf, que seguro muchas conocéis, pero igual alguna se os escapa y seguro podrás incorporar a tu rutina de trabajo.

CREAR

El primer paquete de funcionalidades que vamos a ver es el de crear pdfs.

Normalmente, cualquier programa de generación de textos, imágenes vectoriales o raster tiene un sistema de salidas en pdf nativo, ya sea o como un “guardar como” o como una impresora específica.

También tenemos la opción de instalar una impresora en pdf de manera que se mande a imprimir como si fuera una impresora normal, pero que te dará un archivo en pdf.

Todas estas aplicaciones van a tener en común varias cosas. Por ejemplo:

PDF/A

Al crear el pdf puedes elegir en convertirlo en un formato PDF/A que es un formato especial de pdf que está pensado para garantizar su uso a lo largo del tiempo (independientemente de si en el futuro los programas varían) porque tiene todos los datos que se necesitan leer incrustados en el propio archivo y no puede ser alterado a lo largo del tiempo, ni siquiera sus metadatos y otros parámetros editables en un pdf normal.

Este pocas veces lo he usado, pero alguna administración me ha pedido que lo entregue en este formato.

ETIQUETAS

También podremos, al crear el pdf, que se generen etiquetas automáticamente, a modo de índice jerarquizado, basándose en las etiquetas del documento, por ejemplo: los títulos en un archivo de Word.

De manera que te va a permitir acceder a distintas partes del documento de forma ágil.

PROTEGER

Otra cosa que podemos hacer cuando creamos un pdf es protegerlo con una contraseña.

Esta protección puede ser en varios aspectos, por ejemplo tener que poner la contraseña al abrir el archivo o solo en caso de modificar el documento, permitiendo rellenar datos de un formulario o firmarlo.

COMBINAR

Otra forma de crear documentos en pdf es combinando varios archivos en un pdf.

Normalmente la aplicación que va a usarse te permite subir los archivos en algún orden específico y con ese orden se creará el nuevo pdf e incluso añadir etiquetas según esa estructura.

LEER

Otro paquete de funcionalidades básicas son las relativas a leer la información del pdf.

Esto se puede hacer desde un navegador cualquiera y la mayoría de los programas de edición de texto e imágenes admiten leer pdfs.

BUSCAR.

En todos los documentos podremos buscar textos (siempre que el documento esté generado desde un programa digital y el formato de lectura sean fuentes digitales) si el formato del pdf es textos escaneados, estos son como imágenes ráster y es imposible que el programa lea automáticamente las palabras.

DIGITALIZAR.

Pero muchos programas tienen la opción de que use un OCR.

El sistema OCR viene de las siglas en inglés Reconocimiento Óptico de Caracteres y es un proceso que permite la digitalización del texto y que está inicialmente en formato no digital (fotografía manuscrita a mano) y que pueda obtener esos datos para usarlos después en otro programa.

CONVERTIR

Otra cosa sería interpretar los datos y convertirlos a formato de texto los de texto, las fotos en fotos y los vectoriales en vectoriales.

Aquí hay que tener más cuidado y dependerá del programa dónde se generó el archivo para ver qué te encuentras en el programa de edición.

MEDIR

Otra funcionalidad de la capacidad de lectura de pdfs y aplicado a nuestro sector es la funcionalidad de medir.

Muchas aplicaciones tienen la opción de medir directamente el pdf sin tener que imprimirlo a escala, insertarlo en otro programa, etc.

Se pueden medir, normalmente, distancias y superficies, pero si el archivo tiene información suficiente podríamos medir incluso coordenadas geográficas.

EDICIÓN

Otro paquete de funcionalidades son las relativas a editar esos pdfs creados, es decir, añadir, modificar o quitar elementos de un pdf que ha sido creado anteriormente.

En este sentido podemos crear y editar textos u objetos vectoriales y, en general, no podremos editar fotografías directamente (salvo el tamaño, posición, etc) y tendrá que llevarse a un programa de edición de fotos y después volver a integrar en el pdf.

SUBRAYAR

Otra cosa es que podemos subrayar elementos, como si fuera un libro en papel, para que resalten en próximas lecturas

COMENTARIOS Y NOTAS

Y también podemos añadir comentarios asociado a objetos o a una parte concreta del documento, o simplemente a modo de notas generales.

Estos comentarios podrán indicar el usuario que los emite e, incluso, pueden servir para tener comentarios encadenados de varios usuarios para correcciones, etc.

SELLOS

También podemos añadir sellos como “aprobado” o “revisado” o diseñar nuevos sellos para indicar el estado del documento o parte del mismo.

MARCA DE AGUA

A su vez, también podemos generar marcas de agua para indicar que el documento es un borrador, por ejemplo.

NUMERACION BATES

Y otra cosa muy práctica, y quizás la más desconocida, es la creación de numeración Bates.

La numeración Bates se inventó para añadir una serie de números secuenciales para ponerlos en documentos jurídicos y de negocios y que quedasen de forma ordenada.

El nombre viene por su inventor Edwin Bates y que lo patentó en 1893.

Pero que hoy en día es una funcionalidad que tiene cualquier programa de creación de documentos y seguro has usado muchas veces. Porque es simplemente poner una secuencia numérica consecutiva en un documento.

Pero que en el caso de que un pdf esté compuesto, por ejemplo, por muchas hojas escaneadas cada una de su padre y de su madre, puedes usar esta funcionalidad para que tengan toda una numeración consecutiva.

En algunas aplicaciones, como la de Acrobat, también sirve para poner encabezados, pies de página de forma automática en todo el documento.

Por ejemplo, para cuando estás haciendo un anexo de documentos externos que no tienen el encabezado de tu expediente, puedes generar tu un diseño automático igual que tu plantilla del documento y generar la numeración en todas las páginas siguiendo la numeración del documento.

Es decir que, si vienen entre la página 318 y 400 puedas añadir esta numeración de forma automática y parecera, cuando leas el pdf, que están hechos con el mismo programa.

ORGANIZAR

También tenemos otras funcionalidades orientadas la organización del documento.

MARCADORES

En un primer nivel tenemos los marcadores.

Estos han podido generarse de forma automática cuando se creó el documento, pero nosotros podemos añadir los que queramos para facilitar la búsqueda en la estructura de documentos.

Estos marcadores pueden además estar jerarquizados lo que mejora la organización del contenido.

ORGANIZAR PÁGINAS

Otra opción, para la gestión de la organización del documento, es la organización interna de las páginas.

Normalmente va a permitir mover hacia delante y detrás las páginas, girarlas, eliminarlas o añadir.

FORMULARIOS

Otra funcionalidad es crear, a partir de un pdf, un formulario.

Si el pdf está hecho de un programa digital, es probable que la aplicación reconozca dónde están los campos a rellenar y te genere automáticamente esos espacios.

Si no puedes crearlos tú mismo con las herramientas de creación de las áreas de formulario a rellenar.

Todas estas aplicaciones tienen en común una estructura ordenada de tipos de ventanas de formularios dónde podrás elegir los formatos y tipos de contenido de cada caja.

Una cosa que siempre que hay que revisar es que esa estructura interna es la que recorre con el tabulador. Es decir, si creas los formularios de forma desordenada y no te paras a ordenar la estructura de cajas, cuando rellenas el formulario y le das a tabular va haciendo un recorrido no natural.

Además, estos sistemas de formularios te permiten dos cosas:

• Exportar los datos del formulario (normalmente a csv o algo similar)
• Importar datos del formulario.

De manera que es posible, con un poco de paciencia, que cogiendo ese csv podrías hacer modificaciones y volver a rellenar el formulario importando datos de forma automática en vez de tener que ir, de uno en uno, rellenando formularios, que a lo mejor son iguales o muy parecidos.

FIRMAS Y CERTIFICADOS

Y por último y no menos importante, una de las funcionalidades fundamentales del uso de los pdfs como entregables, es la de que estén firmados por las partes interesadas.

Y aquí hay que analizar dos conceptos: la firma digital y el certificado digital.

FIRMA DIGITAL

Una firma digital es el equivalente al proceso de la antigua firma manuscrita. Es decir: es la forma de que aparezca una firma (por ejemplo: la tuya escaneada) en un documento.

En su proceso digital permite, además de poner unos caracteres, dibujos, etc, permite bloquear el archivo y protegerlo para garantizar que:

• Identificar a la persona que firma el documento,
• garantizar la validez del documento
• que no haya sido modificado.

La firma digital la puedes poner en cualquier parte del documento, incluso en varias partes del mismo.

CERTIFICADO DIGITAL.

Por otro lado, está el certificado digital.

Un certificado digital es un archivo electrónico que permite identificar a esa persona en internet y que tiene que estar autentificado por una Autoridad Certificadora (por ejemplo: la FNMT o un Colegio Profesional).

Este archivo incrusta información criptográfica en el documento y garantiza la representación del firmante, al igual que la firma anterior, pero permite nuestra representación ante organismos oficiales.

El certificado queda inscrito en el documento y aparece en una ventana para poder comprobar la veracidad del mismo. Este certificado, certifica todo el documento.

A su vez, la firma digital puede estar asociada a un certificado digital. Que es lo normal que solemos hacer.

Entonces, a la hora de firmar un documento podemos:

• No poner ninguna firma digital y firmar con un certificado.
• Firmarlo con una sola firma digital (un grafismo) asociada a un certificado digital para garantizar su representatividad.
• Poner varias firmas digitales en distintas partes del documento y después firmarlo todo con un solo certificado.
• Poner varias firmas digitales y firmar con varios certificados para el caso en el que tengan que firmar varias personas.

El certificado se hace una sola vez por usuario que certifica y no tiene porqué dejar una firma en ningún sitio del papel.

Si quieres ver qué aplicaciones puedes usar para las distintas funcionalidades que hemos visto he hecho un listado orientativo en la newsletter “#038. De Adobe también se sale” que te dejo en las notas del programa.

DESPEDIDA

Para terminar, espero haberte aclarado algunos conceptos sobre los pdfs o que hayas descubierto alguna funcionalidad que no conocías.

Con esto llegamos al final del capítulo.

Espero que te haya gustado y te invito a enviarme dudas y consultas.

Por último, quiero recordarte que además del podcast tengo una newsletter semanal donde hablo sobre estos temas, pero en píldoras más pequeñas. Si te interesa probar suscríbete en la web de https://buscandoelproyectoperfecto.com/suscripcion/ y con esto podrás acceder también al canal de Discord donde estamos muchos profesionales y hablamos de temas de empresa del sector AECO.

Si te ha gustado, no olvides seguirme y recomendar este podcast a otros compañeros que también lo necesiten.

Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.

FINAL

Como te habrás dado cuenta, y si no ya te lo digo yo, he cambiado la web de arquitecturaeficiente.es a buscandoelproyectoperfecto.com y he hecho un pequeño cambio de la marca, pero que todos los enlaces anteriores siguen funcionando a la nueva web.

Entre el cambio de la web, las newsletter y el trabajo me ha sido imposible cumplir lo de capítulos cada 15 días. Y este lo he tenido que sacar a fuerza de horas extras.

Pero es que el tema del cambio de web me ha llevado más tiempo de lo esperado, ajustando los logos, imagen de la web y terminar de montar la tienda y la página de cursos.

Es probable que cuando leas esto ya tenga la tienda funcionando en la que voy a sacar algunos artículos con los logos del podcast y espero que te gastes los cuartos para comprarme todo el merchandasing y poder amortizar la web.

Y pal Tesla, que ese no se paga solo.