- Piticlín, piticlín. Suena el telefonillo
- ¿quién es?
- De amazon.
Seguro que has vivido esta experiencia y la recuerdas con ilusión.
Ese momento en que te entregan ese paquete que llevas tanto esperando.
Pues a nuestro cliente le pasa igual cuando le damos los entregables del proyecto.
Bueno, a lo mejor no tanto, pero seguro que tiene una sensación positiva.
Por eso hoy vamos a dedicar el capítulo a hablar de los entregables del proyecto.
Hola a todos y bienvenidos al episodio número treinta de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.
Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.
En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que podéis hacer para mejorar el resultado de los proyectos y de vuestra empresa.
ÍNDICE
- 01:22. Introducción.
- 03:02. El ciclo de vida de los entregables.
- 03:14. Planificación de los entregables
- 05:00. Entregables verificados
- 08:30. Entregables aceptados
- 09:10. Los documentos entregables de un proyecto de arquitectura
- 09:27. Los servicios como entregables
- 10:33. Los documentos como entregables
- 11:48. Listado de documentos
- 13:14. Gestión documental de entregables.
- 14:49. Despedida
INTRODUCCIÓN
Como siempre vamos a comenzar por el principio y vamos a ver qué son los entregables.
Según el PMBOK, un entregable es cualquier producto, resultado o capacidad única y verificable para ejecutar un servicio que se debe producir para completar un proceso, una fase o un proyecto.
Es un tema fundamental de nuestro trabajo y de todos los proyectos en general pues es el objeto sobre el que vamos a centrar la producción del proyecto para cumplir los objetivos y satisfacción del cliente.
Es decir, el cliente, quiere conseguir algo: un producto, un servicio o un resultado único por el que nos contrata.
Nosotros vamos a trabajar para conseguir ese algo que quiere el cliente y lo vamos a hacer a través de uno o varios entregables.
Estos entregables, por tanto, pueden ser tangibles o intangibles.
Pongamos el caso de un cliente que quiere una vivienda. En su proyecto su objetivo es conseguir la vivienda que quiere.
Pero nosotros en ningún momento vamos a darle el objeto “vivienda”, le vamos a dar una serie de documentos, unos servicios de asistencia técnica, para que, a través de una constructora, consiga obtener la vivienda.
El entregable principal es la vivienda, pero también son entregables todos los documentos, así como el resultado de la asistencia técnica.
Por lo tanto, es muy importante conocer los entregables del proyecto (para que no haya equívocos con el cliente) y saber cual es su ciclo de vida y como hay que planificarlos y controlarlos para llegar a buen fin con nuestra entrega.
EL CICLO DE VIDA DE LOS ENTREGABLES.
Para esto vamos a ver a continuación el ciclo de vida de los entregables.
Es decir, vamos a ver cómo aparecen, como se desarrollan y cómo se entregan al cliente.
Planificación de los entregables
En un primer momento, vamos a partir de los objetivos del cliente y de sus expectativas para definir el alcance del proyecto (es decir, lo que quiere conseguir el cliente) y determinar qué entregables vamos a tener que hacer para conseguir completar ese alcance.
Por lo tanto, el primer paso es determinar qué entregable o entregables hay que hacer. Con lo que vamos a hacer un listado jerárquico de todos los entregables y su vinculación entre unos y otros
El siguiente paso sería describir las especificaciones y características de esos entregables y después vamos a definir sus requisitos y los criterios para ser aceptados.
Partiendo de esos requisitos vamos a desglosar las actividades que vamos a necesitar para ejecutar esos entregables y vamos a calcular tiempos y costes de los mismos.
Con esto podremos analizar quien es el responsable de realizar cada entregable, quien será el responsable de recibirlo y aceptarlo, etc.
INTERMEDIO
Antes de continuar hablándote de entregables tengo que informarte que tengo un entregable especial para ti.
Sí, para ti oyente.
Es una taza personalizada que pone Fulanito está buscando el Proyecto Perfecto. Y dónde pone fulanito puedes poner tu nombre
Si estás en el grupo de Discord puedes pedírmela y te la preparo para que te la puedas comprar en la tienda de www.buscandoelproyectoperfecto.com/tienda.
No pierdas la oportunidad porque a partir del año que viene subiré los precios porque la pintura está hecha con aceite de oliva y ya sabes cómo están los precios.
Y ahora te dejo seguir escuchando el capítulo.
Entregables verificados
Una vez hemos planificado todos los entregables lo siguiente es la ejecución de todas las actividades necesarias para completarlos.
Habrá que ir realizándolos en función de la planificación aprobada y durante su ejecución tenemos que hacer dos cosas fundamentales:
- Realizar el aseguramiento de la calidad. Es decir, comprobar que se está haciendo correctamente mediante revisiones periódicas y auditorías.
- Controlar que el entregable está cumpliendo con la planificación. Esto es realizar el control del alcance, tiempo, costes, etc.
Esta parte daría para un capítulo entero, pero la diferencia entre uno u otro es que el primero (el aseguramiento de la calidad) es un proceso que se realiza durante la ejecución de los trabajos mientras que el segundo se hace durante el control de los trabajos, es decir, lo que se hace es comparar el resultado con la planificación.
Una actividad es medir y otra comparar contra la planificación.
En ambos casos, si no se está cumpliendo el plan hay que pensar en hacer cambios o modificaciones para volver a tomar las riendas del entregable y encauzarlo hacia cumplir los objetivos del proyecto.
Este proceso de aseguramiento y control es cíclico hasta que se termina el entregable y entonces realizamos la comprobación final y que cumplen con las especificaciones que hemos acordado en el proyecto, tanto con las del cliente, con las internas o con las externas.
El resultado de este entregable es lo que se denomina un entregable verificado.
Y finalizamos el entregable con una revisión del alcance del mismo para garantizar que hemos hecho todo lo que nos comprometimos a hacer.
Es decir, el anterior paso es comprobar que todo lo que hemos hecho está bien (calidad) y que hemos hecho todo lo que había que hacer (alcance)
Para poner todo esto en contexto de un proyecto de arquitectura imaginad que nuestro entregable es un cálculo de estructura para otro arquitecto.
En un primer momento le pedimos al arquitecto que nos especifique todo lo que necesita que le entreguemos y cómo lo necesita (si quiere solo archivos de cálculo, los archivos de dibujo que saca el modelo, si estos tienen que estar editados o lo que necesita es un plano con todo montado. Una vez que hemos aclarado todos los requisitos nos ponemos a trabajar con el programa de cálculo y comenzamos a meter pilares, vigas, etc. El aseguramiento de la calidad será comprobar que estamos usando la normativa adecuada, que estamos usando los criterios de diseño que nos ha planteado el cliente, que todos los elementos están bien calculados, etc. También, mientras se ejecuta medimos los tiempos, costes, del trabajo y comprobamos que están saliendo las cosas según el plan y que entregaremos a tiempo. Esto sería el control de tiempos, costes, etc. Esto lo vamos repitiendo hasta que el entregable está acabado y lo que hacemos es que pasamos un control de calidad para comprobar que el entregable cumple con los requisitos que hemos planificado (formato de archivos, nomenclaturas, criterios de diseño, etc) y con el alcance solicitado por el cliente.
Este último paso nos lo saltamos muchas veces y pasamos directamente al paso siguiente.
Entregables aceptados
Que es el paso de la entrega al cliente y este lo aceptará, o no.
En caso afirmativo pasa a ser de su propiedad y normalmente, se libera nuestra entrega por la que se supone que nos están pagando y podríamos pasar la factura.
Si el entregable no lo acepta el cliente, en muchos casos porque no hemos hecho bien el proceso anterior de aseguramiento y control de calidad volverá a nosotros para rehacer el trabajo mal ejecutado y volver a entregar hasta su aceptación.
Los documentos entregables en un proyecto de arquitectura
Hemos hablado todos estos conceptos a modo general, pero ¿cuáles son los entregable de un proyecto de arquitectura?
Pues básicamente, tenemos dos tipos de entregable:
- Servicios
- Documentos
Los servicios como entregables
Los servicios son entregables intangibles en los que lo que se entrega es valor en forma de información o el resultado de una situación. Por ejemplo: las visitas de obra.
Al final de la obra terminamos el entregable principal del proyecto que es la vivienda, pero no es nuestro entregable. Es decir, a nosotros no nos pagan por entregar la vivienda (salvo que tengamos un contrato de llave en mano).
Lo que le entregamos al cliente es el servicio de dirección de la obra para que el entregable sea satisfactorio.
No es que cada visita sea un entregable, sino que todo el conjunto es un entregable que aporta un valor.
Otro entregable intangible sería cuando hacemos un asesoramiento técnico, la realización de gestiones (como tramitación de licencias) o acompañamos al cliente a una consulta urbanística.
Los documentos como entregables.
Pero la mayor parte del tiempo vamos a trabajar sobre entregables más concretos que van a ser documentos.
Estos documentos pueden ser el objeto principal del proyecto. Por ejemplo: un informe o una tasación
O como parte de un proceso continuo que permiten un entregable mayor. Por ejemplo: un proyecto básico que sirve para conseguir licencia de obras.
En estos casos, el entregable es el documento completo, no las partes del documento como planos, cálculos o mediciones.
Puede ser que no seamos los responsables de completar el documento finalista y nuestro proyecto sea dar, por ejemplo: unas mediciones o una nube de puntos.
En este caso nuestro entregable será uno o varios archivos que contengan la información que nos piden.
Listado de documentos
Como estamos viendo, la entrega de estos documentos de forma correcta para que se consiguen los objetivos del proyecto es algo importante.
Cuando pensamos en un proyecto pensamos en los documentos principales que vamos a entregar que son el básico y el de ejecución.
Pero realmente tenemos un gran listado de documentos complementarios a estos que hay que entregar para poder conseguir los objetivos del proyecto.
En la entrada del blog “los documentos de un proyecto de arquitectura” (https://buscandoelproyectoperfecto.com/los-documentos-de-un-proyecto-de-arquitectura/) hablo con más detalle sobre esto y os dejo un listado de todos los documentos que son necesarios para hacer un proyecto (en este caso en Sevilla) aunque puede que esté algo obsoleto y algunos documentos hayan cambiado, pero la esencia del listado sigue siendo válida.
La idea es que ustedes hagáis un listado de todos los documentos que hay que entregar para conseguir llevar adelante el proyecto y tengáis controlado la gestión de los mismos.
Gestión documental en base a entregables.
Otro enfoque también es el control documental de estos entregables.
Normalmente organizamos la gestión documental en base a los archivos de trabajo y los entregable se quedan a un lado.
Me he encontrado muchas veces que los archivos de la memoria y los planos de un proyecto básico están en sitios distintos y el documento final en otro. Cuando tiene más sentido, en esta orientación por entregables, que todo esté dentro de un mismo contenedor de manera que el entregable y los archivos de creación del entregable estén agrupados.
Yo propongo siempre hacer una gestión documental (organización de estructura de carpeta y archivos y sus nomenclaturas correspondientes) orientado a la gestión de estos documentos. De manera que se vea claramente en la estructura de carpetas el nombre de los documentos.
Sobre esto tengo varios artículos en el blog y varias entradas en el podcast. Os dejo, en las notas del programa, los enlaces a estas fuentes.
DESPEDIDA
Bueno, pues con esto el entregable del podcast está llegando a su fin y ahora solo me falta editarlo, validarlo y subirlo para entregarlo.
Espero que os llegue a vuestra aplicación de podcast y os haga tanta ilusión escucharlo como recibir un paquete de Amazon.
Para terminar, espero haberte aclarado algunos conceptos sobre la gestión de entregables de un proyecto y que puedas usarla para mejorar tu sistema de trabajo.
Y con esto llegamos al final del capítulo.
Espero que te haya gustado y aportado alguna cosa que no sabías y te invito a enviarme dudas y consulta.
Por último, quiero recordarte que además del podcast tengo una newsletter semanal donde hablo sobre estos temas, pero en píldoras más pequeñas. Si te interesa probar suscríbete en la web de https://buscandoelproyectoperfecto.com/suscripcion/ y con esto podrás acceder también al canal de Discord.
Si te ha gustado, no olvides seguirme y recomendar este podcast a otros compañeros que también lo necesiten.
Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.
FINAL
Y hablando de entregables tengo que contaros que estoy participando en tres entregables en forma de evento que se celebrarán en los próximos días.
El primer evento que estoy organizando es la reunión del Grupo de Usuarios BIM de Sevilla que se realizará el próximo 20 de octubre en el fablab de Sevilla y en el que vendrá Antonio González Viegas para contarnos cómo está revolucionando el futuro del desarrollo BIM.
El segundo será el Basque Tech Summit (https://basquetechsummit.com/) que se celebrará el 26 de octubre en el Reale Arena de Donosti.
Este evento, organizado por BERRILAN (empresa en la que estoy ahora trabajando), vamos a ver las últimas tendencias y avances de transformación digital, tecnología y BIM del sector AECO dónde más de 20 participantes van a hablar sobre 4 grandes temas:
- La tecnología y su vinculación con el territorio.
- Casos de éxito en fases de diseño y construcción.
- Desafíos y oportunidades en la industrialización.
- Tendencias en las fases de operación y mantenimiento.
Posteriormente a las charlas, y después de la comida, profesionales como David Barco, David Arráez, Leo Salce y Jorge Morell realizarán unos talleres prácticos enfocados en análisis empresarial, comunicación efectiva, aplicación de la inteligencia artificial en la gestión de proyectos y sobre derecho digital.
El tercer evento será el VI congreso anual de directores de proyecto del Capítulo de Andalucía del Project Management Institute, del cual soy secretario, y que este año tratará sobre los retos de la Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos y se celebrará el 11 de noviembre en el Parque Tecnológico de Málaga (https://pmiandalucia.org/calendar?eventId=35067)
Así que si estás escuchando el capítulo y todavía estás a tiempo de asistir a alguna de estas jornadas estaré encantado de verte en vivo y en directo. Si por el contrario estos eventos ya han pasado seguro que tenemos oportunidad de vernos en algún otro evento similar.
Me dirás que con tanto evento después no tengo tiempo para grabar el podcast.
Y no te quito la razón.