031. Sobre Otras Tareas

Buscando el proyecto perfecto
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031. Sobre Otras Tareas
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Si no sabes por qué el proyecto va retrasado o no te da la vida para hacer todo lo que tienes que hacer o llegas a la siguiente reunión sin la documentación que tenías que llevar es porque no estás teniendo en cuentas esas otras tareas que te hacen ser eficiente y por eso hoy tienes que escuchar este capítulo porque vamos a hablar de esas otras tareas.

Hola a todos y bienvenidos al episodio número treinta y uno de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.

Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos o Ceo de mi empresa, pero siempre disfrutando de cada momento.

En este podcast os voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que podéis hacer para mejorar el resultado de los proyectos y de vuestra empresa.

ÍNDICE

  • 01:15. Introducción.
  • 03:24. Tareas de planificación y control
  • 04:32. Tareas de mejora continua
  • 06:05. Tareas de comunicación
  • 08:23. Listado de tareas
  • 08:54. Calendario
  • 11:34. Partes de trabajo
  • 12:26. Diario de proyectos
  • 19:35. Despedida

INTRODUCCIÓN

Si piensas en todas las cosas que tienes que hacer a lo largo del día seguro que aparecerían tareas como diseñar, dibujar planos, calcular instalaciones o estructuras, visitar la obra, reunirme con alguien, elaborar documentos, llamar a alguien, etc.

Si ahora coges y te apuntas minuto a minuto, qué has estado haciendo durante todo el día, durante toda la semana, verás que hay tareas que no encajan en estas tareas de producción. Que hay pequeñas cosas que has tenido que hacer, entre unas y otras, y que no las habías apuntado y al final has tenido que quedarte un rato más trabajando para poder terminarlas, o lo que es peor aún, has terminado de trabajar y no has hecho algunas tareas que no consideras importantes, pero por que no sabes que son fundamentales a largo plazo para mejorar tu rendimiento y el de tu organización.

Y eso nos pasa porque tenemos la costumbre de que nuestro trabajo debe estar centrado en hacer tareas del proyecto durante el máximo tiempo posible hasta que termina nuestra jornada laboral.

Pero eso no debe ser así.

Tu trabajo como técnico, no puede ser un 100% de producción.

Ni el tuyo ni el de nadie.

Hay que hacer otras cosas, que también aportan rendimiento a los proyectos y que no son las tareas de diseñar, calcular, dibujar, etc.

Ni siquiera me refiero a reunirse con un cliente, acciones comerciales, o temas estratégicos y directivos. Que serán tareas principales de otros roles menos técnicos.

Todos los perfiles deben dedicar un tiempo mayoritario a hacer tareas que vienen definidas en las funciones de su rol pero hay que dedicar tiempo también a otras tareas complementarias que son también fundamentales.

Estas tareas las he agrupado en tres paquetes:

  • Tareas de planificación y control
  • Tareas de mejora
  • Tareas de comunicación

Una cosa que tienen en común es que estas tareas hay que hacerlas en las horas de trabajo, salvo alguna excepción.

Si tu horario es de 8 horas pues tendrás que hacerlas en esas 8 horas y tendrán que pagártelas porque son tareas de trabajo, no extraordinarias sino tareas tan importantes como las otras. Son como el postre o el café dentro de un menú.

Vamos a ver cuáles son y la importancia que tienen.

TAREAS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL

Las primeras que vamos a analizar son las relativas a la planificación y control de tu trabajo.

No confundir con la planificación y el control del proyecto que son las tareas productivas del director del proyecto.

Estas tareas a las que me refiero son las destinadas a planificar y controlar el resto de tus tareas de producción.

Son las que te van a permitir saber qué tienes que hacer en cada momento, cuando lo tienes que hacer y, posteriormente, que has hecho.

Con esto podemos valorar nuestra carga de trabajo prevista y nuestro esfuerzo realmente ejecutado y ver si nos hemos pasado porque hemos planificado mal o porque hemos hecho retrabajos, o porque nos hemos entretenido más de la cuenta en las tareas y nos van a permitir a futuro hacer mejores planificaciones, saber valorar nuestro tiempo y entender que los trabajos requieren un esfuerzo que muchas veces minusvaloramos y por eso acabamos entregando tarde y mal.

También nos va a permitir mostrarles a otros, o ver la carga de trabajo de otros, para mejorar el rendimiento conjunto del equipo.

TAREAS DE MEJORA CONTINUA

El siguiente grupo de tareas son las destinadas a hacer mejor tu trabajo. Las tareas de mejora continua.

Hay que dedicar un tiempo a estar actualizado en las normativas, programas o herramientas y formas de trabajar que están continuamente cambiando y evolucionando.

NORMATIVA Y NUEVOS CONOCIMIENTOS.

Tienes que dedicar tiempo a leer normativas nuevas o hacer cursos específicos para adquirir nuevos conocimientos para poder aplicarlos en los proyectos.

PROGRAMAS Y HERRAMIENTAS

Tendrás que dedicar tiempo a aprender a manejar mejor el software que usas, o nuevos programas para hacer mejor el trabajo o nuevas herramientas. Porque no vas a ser productivo en un software el próximo martes por arte de magia. Tienes que ponerte a trabajar con él, equivocarte, mirar ayudas en internet, consultar con compañeros, volver a probar y así hasta que vas interiorizando la forma de trabajar hasta comenzar a ser productivo.

PROCESOS

Hay que dedicar un tiempo también a repasar la forma que tienes de trabajar, ponerla por escrito y ver si estás siendo eficiente. En definitiva en diseñar y mejorar tus procesos.

Y para hacer todas estas tareas pueden darse dos casos:

  • Que la empresa disponga de horas, dentro de la jornada laboral, para formación periódica y que todos los empleados se formen en determinados programas, sistemas, procesos, etc, o a través de cursos internos para compartir conocimientos entre todos.
  • O que el tiempo que dedicas a formación sea fuera del horario laboral y a demanda según las necesidades de cada uno.

De cualquier forma, tienes que buscar horas a la semana para estas actividades.

TAREAS DE COMUNICACIÓN

Y, por último, pero no menos importante, son las tareas de comunicación que son fundamentales para mejorar el rendimiento del equipo.

Tienes que comunicarte con el equipo. Dar feedback de las cosas que haces.

Comunicar qué cosas estás haciendo, que cosas tienes que hacer

Y también super importante, leer lo que han escrito los demás. Enterarte si necesitan ayuda. Tienes que saber qué se cuece en tu organización

Eso también son horas de trabajo que tienes que dedicar dentro de tu jornada laboral.

REUNIONES Y LLAMADAS

Especial atención en este grupo tienen las reuniones y llamadas, ya sean con clientes, con colaboradores, con el equipo, etc

Tienen que ser las mínimas necesarias, pero de cualquier manera tendrás que dedicar tiempo a ellas.

Pero no solo valorar el tiempo que dure la reunión, sino que tendrás que pensar en los tiempos previos de organización para realizar la convocatoria, preparar documentos, etc. Y los posteriores de hacer resúmenes o actas de reuniones, gestionar las tareas que surgen y organizar y planificar nuevas acciones.

La cuestión es que ese tiempo que dedicas a estas tareas también corresponden a la tarea de la reunión, si quieres que de verdad sea efectiva.

CORREO, WHATSAPP, ETC

Por último, están otras tareas de comunicación no tan directa como los correos, aplicaciones de mensajería que podrás planificar tiempos para compactar la atención en esos momentos, pero que tarde o temprano tendrás que dedicar parte de tu esfuerzo. Y les pasa lo mismo que a las reuniones y llamadas, que derivan en acciones que tendrás que gestionar.

INTERMEDIO

Antes de continuar hablándote de esas otras tareas tengo que informarte que tienes una tarea pendiente.

Una tarea muy importante para mí.

Se trata de comprar una taza personalizada con tu nombre que pone que estás buscando el Proyecto Perfecto.

Si estás en el grupo de Discord puedes pedírmela y te la preparo para que te la puedas comprar en la tienda de www.buscandoelproyectoperfecto.com/tienda.

No pierdas la oportunidad porque a partir del año que viene subiré los precios

Y ahora te dejo seguir escuchando el capítulo.

ESAS OTRAS TAREAS

Así que, además de diseñar, dibujar, calcular y hacer reuniones, también hay que hacer todas estas tareas que hemos visto anteriormente y, a continuación, te voy a indicar qué herramientas necesitas para conseguirlo.

LISTADO DE TAREAS

Debes tener un listado de tareas

Para esta gestión de tareas puedes usar desde una libreta en papel o cualquiera de las muchas aplicaciones tanto de escritorio como para móviles que existen. Y sistemas para gestionar tareas también es muy diverso. Desde GTD, PARA o Bullet Journal o ninguno de esos y lo haces a tu estilo.

Pero no importa el programa que tengas o el sistema que uses, lo que te vengo a contar hoy es que tienes que dedicar un tiempo a esa gestión y tener organizadas todas las tareas que tengas que hacer.

CALENDARIO

Después tienes que darles dimensión temporal. Es decir, una cosa es tener una lista de tareas y otra cosa es ponerle tiempos de ejecución de estas. Porque en una lista ocupan todas lo mismo, pero cuando le pones duración la cosa cambia.

Y, además de darle duración, tendrás que programarlas en una fecha concreta.

Para eso es fundamental disponer las tareas en un calendario.

Ahí te das cuenta de que una tarea que ocupa una simple líneas y que estimas que durará 40 horas no se resuelve en un día y si la programas 8 horas todos los días te ocupará toda la semana sin atender a ninguna otra cosa.

Y aquí viene un truco para aprender a planificar bien.

Además de las tareas de producción (la de la lista de tareas) tendrás que dejar:

  • Tiempo para hacer estas otras tareas que te estoy contando en el capítulo de hoy.
  • Tiempo para las desviaciones de las tareas de producción. Es decir, las tareas que tienes planificadas no duran lo que tienes planificado, normalmente te van a durar más.
  • Tiempo para los imprevistos. Porque seguro que te llama un cliente para un problema, o para poder hacer nuevos encargos, etc.

Por lo que de forma efectiva solo deberás planificar 5 horas máximo de tareas productivas al día y dejar 1 de desviación de esas tareas de 5 horas, otra hora para imprevistos y otra hora para las tareas varias del programa de hoy.

Si después no has tenido interrupciones y no hay imprevistos, esas horas las incorporas a producción. Igual pasa con las horas dedicas a esas tareas varias que estamos viendo en el capítulo de hoy y por lo que sea hemos sido más ágiles también las dedicamos a producción.

Y así vamos a ir acelerando el tiempo previsto, en vez de como estamos funcionando normalmente y que pensamos que tardaremos una semana y después tardamos dos semanas.

PARTES DE TRABAJO

Ya, con la agenda planificada es hora de hacer las cosas que has puesto en el calendario.

Pero es fundamental, una vez terminado el trabajo, comprobar los tiempos que has tardado en hacer las cosas y hacer los partes de trabajo, o bien en el propio calendario, en un excel o bien en una aplicación específica de control de tiempos como tggle u otras muchas que hay en el mercado.

Con esto podrás medir si tus planificaciones han sido acertadas, cuanto tiempo llevas sobre la planificación y controlar si las tareas van bien según la duración planificada.

Con el tiempo te permitirá reducir los colchones y estimar cada vez mejor las tareas que sueles hacer y tener mejor olfato para las tareas nuevas que aparecen y no tienes referencia de cuánto tiempo van a durar.

DIARIO DE PROYECTOS.

Otra cosa que tienes que dedicar tiempo es que después de hacer cada tarea es bueno dejar un registro de qué has hecho para el resto del equipo.

Esto no es necesario para todas las tareas, pesero sí es bueno llevar un diario de proyectos para tener una gestión constante de que pasa en los proyectos.

Esto es importante, aunque trabajes solo. Porque dentro de 5 años, cuando te llame el cliente, querrás tener un histórico de todo lo que pasó en el expediente, cuando se entregaron los documentos, cuando se envió a visar, qué paso en la reunión que hubo, cuanto te llevó hacer un trabajo o que cosas quedaron pendiente de resolver.

Todo esto no te vas a acordar en el momento de todos los proyectos, y como no sabes qué proyecto te dará problemas hay que hacerlo de todos los proyectos.

Para esto hay varias herramientas. Desde hacerlo en Teams, o Slack o cualquier otra herramienta de comunicación de equipos. Pero puedes hacerlo también en un Excel o en listas de Microsoft o de Google.

DESPEDIDA

Con esto llegamos al final del capítulo de hoy y espero haberte despertado esa necesidad de dedicar tiempo a esas otras tareas fundamentales para ser más productivo y eficiente en el día a día y que lo incorpores en tu rutina de trabajo habitual.

Espero que te haya gustado y aportado alguna cosa que no sabías y te invito a enviarme dudas y consulta.

Por último, quiero recordarte que además del podcast tengo una newsletter semanal donde hablo sobre estos temas, pero en píldoras más pequeñas. Si te interesa probar suscríbete en la web de https://buscandoelproyectoperfecto.com/suscripcion/ y con esto podrás acceder también al canal de Discord.

Si te ha gustado, no olvides seguirme y recomendar este podcast a otros compañeros que también lo necesiten.

Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.

FINAL

Ay mi “arma” lo que me ha costado sentarme a grabar este capítulo.

A ver si voy cogiendo ritmo y puedo volver a seguir sacando un capitulo cada 15 días, pero es que estoy desbordado en temas de trabajo y temas personales por lo que me cuesta sacar horas por más eficiente que sea.

Bueno, ya te conté algunas de las actividades en las que estoy metido: voluntariado en el Grupo de usuarios BIM de Sevilla y del capítulo de Andalucia del PMI, mi nuevo trabajo en Berrilan y mi antiguo trabajo en AYRA y, para colmo, algún proyecto de hace algunos años que ha dado algo de problema y he tenido que atenderlo. Todo esto sobre la capa familiar que siempre está preparada para sacar temas para entretenerte. Y después de todo esto tengo que sacar tiempo para las newsletters semanales y el podcast quincenal. A parte de leer libros, escuchar podcast, hacer cursos, piscina y andar. Y todavía tengo que sacar tiempo para grabar algunos cursos que tengo preparados.

Me da ansiedad nada más hacer el listado.

Menos mal que ya tengo medio escrito el siguiente podcast y otros tantos en el cabeza preparados para salir.

El problema no son las ideas, es el tiempo.

Bueno, os dejo que tengo al perro mirándome que quiere que lo saque a pasear.

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