Cuantas veces te ha pasado que un cliente te ha pedido “algo sencillito” pero cuando empiezas a trabajar, van apareciendo detalles y más detalles y ha convertido el proyecto en algo imposible. Y es que definir los requisitos de un encargo puede ser como armar un rompecabezas sin el dibujo de la caja.
En este episodio vamos a explorar cómo podemos transformar esas vagas ideas iniciales en requisitos claros y bien definidos, para que tú seas el que controle al proyecto y no el proyecto el que te controle a ti.
Hola a todos y bienvenidos al episodio número treinta y cuatro de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.
Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos y ahora como consultor y director de procesos en Berrilan, y aun así siempre disfrutando de cada momento.
En este podcast te voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que puedes hacer para mejorar el resultado de tus proyectos y de tu negocio.
ÍNDICE
- 01:27. Introducción.
- 02:15. Qué son los requisitos.
- 02:44. Para qué sirven los requisitos.
- 04:34. De dónde salen los requisitos.
- 04:50. Interesados.
- 05:25. Clientes.
- 08:18. Administración.
- 09:00. Propios.
- 10:00. Otros.
- 11:31. Cómo garantizar el cumplimiento de los requisitos.
- 13:24. Plan de gestión de los requisitos
- 20:38. Despedida
INTRODUCCIÓN
Como te decía, la captación de requisitos va a ser una pieza fundamental para montar un buen proyecto. Y se debe trabajar en ellos desde el principio. Pero también hay que estar pendiente de los requisitos ninja durante toda la marcha del proyecto, ya que estos pueden aparecer por sorpresa o cambiar en cualquier momento.
Por tanto, saber cómo hacer una buena gestión de requisitos va a ser fundamental para conseguir el éxito de los proyectos. Como otras muchas cosas como las que vemos hemos visto en los otros capítulos. Pero nadie dijo que hacer proyectos fuera fácil. De hecho, si los proyectos fueran fáciles no haría falta los técnicos.
Bueno, para no enrollarnos más vamos a meternos en el tema de hoy y como siempre me gusta, vamos a comenzar por el principio.
QUE SON LOS REQUISITOS.
Según la RAE es una circunstancia o condición necesaria para algo.
Es una definición muy genérica, pero podemos encontrar una definición más aplicada a proyectos en el PMBOK que define requisito como la condición o capacidad que debe estar presente en un producto, servicio o resultado para satisfacer una necesidad de negocio.
Es decir, es algo que tiene que cumplir el resultado del proyecto y, por lo tanto, también una forma de evaluar el éxito del proyecto.
PARA QUE SIRVEN LOS REQUISITOS
¿Pero, para medir el éxito del proyecto no había que cumplir con los objetivos? ¿Dónde aparecen los requisitos?
Pues a nivel semántico metas, objetivos, requisitos, requerimientos se parecen mucho y, de hecho, en muchos contextos son sinónimos. Pero no te comas la cabeza con esto y querer ser tan estricto en la terminología y quédate con esto.
Los objetivos de un proyecto definen, a alto nivel, lo que se quiere conseguir. Podemos definirlos con mayor o menor detalle, pero van a ser la primera línea de definición. De hecho, los entregables que vamos a diseñar para el proyecto son específicamente para cumplir esos objetivos.
Los requisitos van a ser las características o funcionalidades que tendrán esos entregables o incluso la forma de hacer esos entregables.
En definitiva, los requisitos nos van a detallar aquello que con los objetivos no vamos a poder llegar.
Un par de ejemplos.
El objetivo de un proyecto puede ser que un cliente quiere hacerse una vivienda unifamiliar en una parcela concreta con un presupuesto limitado.
Los requisitos pueden ser que el cliente quiere que tenga un dormitorio con vestidor, un salón en doble altura y que tenga piscina, pero el Ayuntamiento quiere que se separe de los linderos 3 m, que tenga una edificabilidad máxima de 200m2 y la normativa estatal que los muros de la vivienda deban tener una transmitancia térmica determinada y, además, a nosotros nos gustaría hacerlo en ArchiCAD.
El enfoque del proyecto va a ser el conseguir el objetivo cumpliendo la mayoría de los requisitos, aunque alguno no haya podido cumplirse por algún motivo. Por ejemplo, va a ser imposible tener piscina, porque se nos va de presupuesto.
En definitiva, los requisitos van a complementar a los objetivos en la definición para orientar el éxito del proyecto.
Además, cuando hagamos la recopilación de todos los requisitos decidiremos cuales nos quedamos y con esto podremos pasar a definir el alcance del proyecto que será lo que verdaderamente deberíamos cumplir.
DE DÓNDE SALEN LOS REQUISITOS
Como hemos visto anteriormente, los requisitos van a venir principalmente de los interesados del proyecto, pero también pueden venir condicionados por el contexto social, el entorno dónde se realiza el proyecto u otros condicionantes que habrá que analizar.
INTERESADOS
Los interesados son todas aquellas personas o grupos de personas que se ven afectadas o se verán afectadas por el proyecto de forma directa o indirecta.
Es decir, mucha gente, por lo que la gestión de requisitos de los distintos interesados es algo crucial para una buena marcha del proyecto y quizás debería dedicar un capítulo a hablar de los interesados del proyecto y cómo hacer una buena gestión de los mismos.
De los interesados vamos a sacar los requisitos, pero también vamos a sacar su involucramiento en el proyecto, así como, riesgos y oportunidades. Pero la gestión de interesados la dejaremos para más adelante.
CLIENTE
El primer interesado con el que vamos a tener contacto y del que obtendremos muchos requisitos valiosos será el cliente.
De este tenemos que obtener muchos requisitos principalmente para garantizar su satisfacción. A fin de cuentas, es el que paga la fiesta y hace el encargo para obtener un bien, ya sea una vivienda, documento o gestión. Pero que nos paga para conseguir el objetivo deseado.
Como hemos visto anteriormente, es importante conseguir definir bien los objetivos del proyecto y establecer los mínimos requisitos que garanticen que cumplan esos objetivos.
Es decir, el objetivo de obtener requisitos no es obtener el mayor número de ellos, sino de saber elegir los que son imprescindibles y necesarios para sacar adelante el proyecto.
Porque el problema de los requisitos es que es fácil caer en la tentación de pedir muchas cosas, que incluso pueden ser contrarias y contraproducentes.
En definitiva, que el cliente puede pedir lo que quiera, pero tendremos que elegir aquellos requisitos que verdaderamente sean relevantes y descartar o pasar a segundo término otros requisitos que, si se cumplen mejor, pero no son estrictamente necesarios y quitar todos los que no se puedan conseguir.
Es muy típico que nos vayamos a hacer una vivienda y el cliente quiera todas las habitaciones grandes y espaciosas y estemos limitados por la situación de la parcela o la normativa.
Entre los requisitos a captar por el cliente va a ser muy determinante los relativos al producto o resultado del proyecto. Como el programa de la vivienda, o la documentación a presentar, podemos tener requisitos de tiempos de entrega o costes, pueden ser relativos a formas de pago, procesos de información y comunicación.
Pueden ser características relativas a estos entregables o la forma de realizar el proyecto, por ejemplo, determinar el uso de metodología BIM para la gestión del proyecto. Incluso pueden ser relativas al uso posterior del proyecto, como el caso de la gestión de activos del edificio.
Cada caso requerirá mayor o menor dedicación a la captación y definición de los requisitos y que veremos después como hacer esta gestión de forma eficiente.
ADMINISTRACIÓN
Otro de los grandes interesados que nos va a imponer cumplir una serie de requisitos es la administración.
Aquí nos vamos a encontrar requisitos de normativas, locales, autonómicas y estatales.
De aquí salen los requisitos urbanísticos que chocan con los de los clientes y los relativos a seguridad y salud, medioambientales, etc.
También son importantes los requisitos relativos a la obtención de licencias, pago de tasas, etc, que también hay que tener muy en cuenta para definir bien la documentación a desarrollar.
PROPIOS
Otra fuente de requisitos, también importantes a gestionar, son los requisitos propios. Es decir, nuestros requisitos para el proyecto.
Podemos tener una serie de cuestiones que son vinculantes a la forma o el fondo del proyecto.
Entre estos puede ser condiciones de cobros, forma de trabajar, exigencias relativas la obtención de documentación previa o posibilidad de visitas, etc.
También seguro habrá requisitos internos, que no afecten a clientes ni otros interesados, y que simplemente sean relativos a la forma en la que nosotros hacemos el trabajo. Por ejemplo, el uso de BIM o determinados protocolos o normas, etc
OTROS
Por otro lado, además de estos interesados, según el tipo de proyecto, nos podemos encontrar otra serie de interesados que también tendrán sus propios requisitos como pueden ser, por ejemplo, los bancos. Estos pueden determinar requisitos de forma de certificación, revisión por terceros de proyectos o determinados requisitos financieros que habrá que tener en cuenta
También podemos encontrarnos requisitos en la constructora, aunque todavía no sepamos quien hará la obra, pero podemos prever requisitos por la forma de construcción, las condiciones del solar o situación de la obra que requerirá que se tengan que tomar determinadas consideraciones.
Por ejemplo, requisitos de corte de calles, licencia de cubas u ocupación de vía pública.
También habrá que tener en cuenta, por ejemplo, los vecinos de la obra y las condiciones de ruido, suciedad y molestias en general. Puede que incluso esto nos lleva a tener que realizar la obra en determinadas fechas, etc.
También podemos tener en cuenta requisitos de personas que ni siguieran están al tanto del proyecto, como pueden ser los inquilinos de inmuebles que se van a realizar y sus necesidades futuras.
Por último, también habrá que tener en cuenta requisitos del entorno dónde se desarrolla el proyecto, el contexto social dónde se va a desarrollar el proyecto.
COMO GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS
Bueno, aquí supongo que estás asustado de la cantidad de requisitos que hay que tener en cuenta y que tu no gestionas en tus proyectos.
Y es que probablemente, muchos de los proyectos que hagas no necesitan tanta historia y la gestión de requisitos será más reducida y controlada.
En definitiva, el nivel de dedicación a esta gestión deberá ser proporcional al tipo de incertidumbre del proyecto y la capacidad de asignar recursos del proyecto a esta dedicación. Y no todos los proyectos necesitarán tanto análisis, ni en todos los proyectos podremos dedicar tanto tiempo como nos gustaría.
Pero, por otro lado, es importante que también tengas conocimiento en cómo hacer esta gestión, en caso de necesitarla, para que puedas generar procesos, procedimientos y plantillas para ser cada vez más eficiente.
En este sentido, te voy a hablar ahora de cómo se debe hacer una buena gestión de requisitos de un proyecto de arquitectura e ingeniería según define el PMBOK.
Estos procesos son básicamente tres de los cuales, dos de ellos se realizan en la etapa de planificación del proyecto y el tercero durante la ejecución y el control del mismo.
Estos procesos son:
- Desarrollar el Plan de gestión de requisitos.
- Recopilar requisitos.
- Controlar de requisitos.
PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS
El primero es elaborar un Plan de gestión de requisitos. Esto se materializa en pararse a pensar y describir cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del proyecto y del producto.
Este documento podrá contener:
- Cómo serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades asociadas a los requisitos y qué se informará sobre éstas;
- Las actividades de gestión de la configuración, tales como: cómo se iniciarán los cambios, cómo se analizará el impacto, cómo será el monitoreo, seguimiento y reporte, así como los niveles de autorización requeridos para aprobar dichos cambios;
- El proceso para priorizar los requisitos;
- Las métricas que se utilizarán y el fundamento de su uso; y
- La estructura de trazabilidad que refleja los atributos de requisitos capturados en la matriz de trazabilidad.
Para esto recomiendo hacer una plantilla del plan y pensar cómo se van a captar todos estos requisitos en el estudio, a nivel general y por tipo de proyecto. De manera que se simplifique este documento en unos pocos procesos y fichas.
Normalmente vamos a encontrarnos siempre proyectos muy parecidos y podemos prever como serán estos distintos requisitos: por ejemplo, de clientes, normativa, …
Con esta documentación vamos a generar un documento, más o menos complejo, dónde vamos a dejar por escrito toda esta información.
En el caso de que el proyecto se vaya a desarrollar dentro de un entorno de metodología BIM es importante conocer los distintos documentos que afectan a la gestión de requisitos como son:
- Requisitos de Información de la Organización (OIR): Definen la información necesaria para cumplir con los objetivos comerciales estratégicos del “cliente”. Además, son el punto de partida para definir los demás requisitos.
- Requisitos de Información del Proyecto (PIR): Definen la información necesaria cuando el “cliente” toma decisiones sobre la información entregada por los especialistas y define los hitos de entrega.
- Requisitos de Información del Activo (AIR): Corresponden a los productos para la adecuada operación y mantenimiento. Estos se forman a partir de los requisitos de la organización y permiten saber qué y cómo debe entregarse el modelo de información para la operación (AIM).
- Requisitos de Intercambio de Información (EIR): Especifican con precisión qué información se necesita en cada hito de información para permitir que se completen las actividades necesarias durante la fase de desarrollo y operación.
Podemos seguir este criterio para usar documentos similares en nuestros proyectos, sean en BIM o no, pero así unificamos criterios a la hora de arrancar un proyecto. Después, la complejidad sobre ciertos datos pues será más o menos detallada en función de cada caso.
En definitiva, en este proceso vamos a definir cómo vamos a hacer estos documentos.
Por ejemplo, vamos a definir cómo vamos a realizar la captación de requisitos de los interesados. Pongamos que tenemos una comunidad de vecinos y tienen problemas de filtraciones en el garaje comunitario debido a una mala impermeabilización del patio superior. Este patio se usa como jardín y zona de esparcimiento de los vecinos.
Nos quieren encargar la reparación de patologías, refuerzo de la estructura y hacer una reforma y modernización de todo el conjunto.
En este proceso, lo que vamos a diseñar la forma en la que vamos a hacer la toma de requisitos, por ejemplo, mediante una encuesta web en la que vamos a realizar varias preguntas para que nos indiquen las necesidades que tienen en el edificio para temas de zonas de niños, deportivas, aparcamientos, etc. Vamos a dar una semana para su realización y después emitiremos un acta con los resultados y queremos que se apruebe en junta de comunidad.
Pongamos otro caso en el que vamos a realizar un proyecto que depende en parte de la financiación de una subvención europea. Pues vamos a solicitar y analizar documentación de la subvención y hacer un chequeo del cumplimento de las condiciones de la misma.
O, por ejemplo, en caso de que nos pidan la elaboración de un modelo BIM “as built” del proyecto tendremos que determinar una serie de cuestiones como definir el nivel de detalle de la información y establecer una serie de fichas para chequear, por parte del cliente, las necesidades reales de definición del modelo y sus partes.
Por otro lado, como los requisitos deberán ser medibles y testeables, es decir, que podamos comprobar cómo se han cumplido. Vamos a establecer esa captación como deberá definir estos requisitos, sus atributos, la forma de medirlos y definirlos, criterios de priorización y aceptación etc.
También se deberá tener en cuenta, en caso de que los requisitos varíen por distintas circunstancias o incluso que aparezcan nuevos requisitos, como se gestionaran esta eliminación y aparición de los mismos.
DESPEDIDA
Bueno, llegado a este punto tengo que confesar que se me estaba haciendo largo el capítulo y todavía estamos a la mitad del tema. No me imagino lo que tiene que ser para ti la turra que te estoy dando. Así que he decidido cortar en este punto, que he terminado la parte del primer proceso y continuar el próximo capitulo terminando los procesos de recopilar requisitos y el control de los mismos que seguro que te van a gustar más que este porque son todo procesos de acción.
Si te ha gustado el capítulo y aportado alguna cosa que no conocías ayúdame y comparte el capítulo con otros compañeros para que puedan aprender cómo gestionar mejor sus negocios de arquitectura e ingeniería.
Además, te invito a enviarme dudas y consultas.
Por último, quiero recordarte que además del podcast tengo un blog donde hablo sobre estos temas y de vez en cuando saco una newsletter con información que podría interesarte. Para eso tendrás que suscribirte en buscandoelproyectoperfecto.com/suscripcion/ y, además, con esto podrás acceder también al canal de Discord.
Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.
FINAL
Ahora que no me escucha mucha gente te voy a hacer una confesión.
A mi, lo de los requisitos, siempre me ha recordado al Trivial. Por lo del tema de los quesitos que había que conseguir para ganar la partida.
Por lo menos yo le llamaba quesitos a las piececitas que había que meter en la ficha.
Al final no deja de ser un requisito completarlas para ganar.
Bueno, el requisito realmente era contestar las preguntas correctamente. Lo de la ficha sería una matriz de trazabilidad de requisitos.
Pero esa parte no te la he contado todavía…