Hoy os traigo un capítulo especial porque voy a poneros la charla que hice en el Basque Tech Summit que se celebró el pasado 25 de octubre en el Reale Arena de Donostia.
Por si no lo sabes, yo ahora trabajo como director de procesos de Berrilan y llevo también la dirección de desarrollo de Gestproject. Bueno, el desarrollo, soporte y formación e incluso venta.
En esta sesión hablé sobre la importancia de gestión de datos para reducir la incertidumbre de los proyectos y como Gesproject te ayuda en estas labores.
Así que si te interesa saber qué conté en el evento escucha este capítulo porque voy a hablar sobre datos y Gestproject.
Hola a todos y bienvenidos al episodio número treinta y seis de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.
Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos y ahora como consultor y director de procesos en Berrilan, y aun así siempre disfrutando de cada momento.
En este podcast te voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que puedes hacer para mejorar el resultado de tus proyectos y de tu negocio.
ÍNDICE
- 01:30. Introducción.
- 02:15. Charla.
- 03:29. La gestión del conocimiento
- 05:22. Los datos del proyecto
- 06:15. Las personas en la gestión del conocimiento
- 08:15. Gestproject herramienta más BIM que nunca
- 09:35. Control de expedientes
- 10:14. Planificación
- 10:34. Diario de proyectos
- 11:30. Gestor documental
- 12:09. Gestión económica
- 12:55. Gestor del porfolio
- 13:21. Gestión de consultas y conexiones
- 14:10. Ecosistema de conocimiento
- 15:24. Resumen
- 15:55. Despedida
INTRODUCCIÓN
Como os he contado en la entradilla, a continuación, os voy a poner la grabación de mi charla completa.
En un primer momento pensé en cortar las coletillas, partes en que me equivoco y dejarla más limpia y con el mensaje más claro, como cuando hago el podcast porque creo que este tipo de elementos, aparte de naturalidad, no aporta nada más al mensaje.
Pero, por otro lado, además de que requería más trabajo, quitaba parte de la experiencia del momento. A fin de cuentas, es como si estuvierais allí. Así que la he dejado tal cual se grabó.
Otra cuestión antes de pasaros con la grabación es que voy a ponerla en formato video y, además de escucharla en formato podcast, la podrás ver también en mi canal de youtube donde puedes tener más contexto al ver las diapositivas.
Bueno, pues os dejo con la charla.
CHARLA
Bueno. Muchas gracias, David por obligarme a hacer la presentación.
Yo vengo a hablar hoy de incertidumbre y de cómo Gestproject lo usamos para reducir la incertidumbre de los proyectos
La incertidumbre es una cosa que nos pasa porque tenemos muchas veces desconocimiento de cosas que van a pasar en los proyectos. No sabemos si vamos a conseguir los objetivos. No sabemos qué está pasando en los proyectos porque se está desviando, porque está saliendo mal.
Esa sensación de descontrol que tenemos en los proyectos se produce, en parte, por este desconocimiento de esta de cosas. ¿Y cómo se arregla el desconocimiento? Pues con conocimiento.
¿Cómo vamos a trabajar ese conocimiento de las cosas? Pues tenemos que empezar por el dato.
El dato es la base fundamental de la gestión del conocimiento.
Es importante hablar del dato en este proceso de gestión del conocimiento que tiene un flujo de funcionamiento, que todos conocéis. Los datos, como unidad mínima que está sin contexto, al darle contexto se genera una información que ya nos permite tener un entendimiento. Y esa información acumulada nos permite tener un conocimiento del proyecto y el conocimiento del proyecto nos va a permitir tomar decisiones. Con la experiencia nos genera la sabiduría.
Bueno, pues en este entorno en el que vamos a trabajar para conseguir tener este este control de la gestión del conocimiento es dónde vamos a trabajar con Gestproject.
Pero yo hoy no os quiero hablar sobre los datos del proyecto BIM, porque llevamos toda la mañana hablando de datos del proyecto BIM y yo os quiero hablar sobre los datos del proyecto. Aunque sea BIM. Es decir, ¿dónde están esos datos del proyecto que necesitamos trabajar para gestionar esa gestión del conocimiento, para tener ese control de la información del proyecto? Pues nosotros nos hartamos de trabajar y metemos muchas horas, mucha dedicación a meter datos en los pilares, en los forjados del modelo, pero se nos olvida que ese proyecto BIM es un proyecto con mayúsculas y BIM en chiquitito y tenemos que convertirlo en un negocio BIM, porque si no hay negocio BIM, no hay proyecto BIM. Es decir, si no ganamos dinero, si no hacemos el conseguimos los objetivos del proyecto, da igual que lo hagamos en BIM o da igual que lo hagamos en cualquier otra herramienta.
¿Y qué tienen que hacer las personas para trabajar en esta gestión del conocimiento? En la estructura de personas, procesos, tecnología las personas tienen que trabajar haciendo una captura de datos, tienen que aprender a capturar esos datos mediante una serie de procesos que te permitan hacer esa toma de datos y necesitamos una tecnología de apoyo que nos dé una estructura en lo que nos permita construir esos datos y relacionarlos entre sí. Para que podamos relacionar entre ellos y, a través de una serie de reportes de informes, tengamos estructurado en una tecnología que nos permita obtener vistas, obtener consultas. Podamos tener esa información integrada de esos datos. Y cuando vayamos haciendo esa interpretación a través de indicadores de cuadros de mando y siguiendo una serie de procesos, porque no son datos, porque sí, sino son unos datos que son los datos que necesitamos nosotros para tomar decisiones en el proyecto. Pues trabajamos todo este entorno para finalmente, si conseguimos aprender las lecciones aprendidas que vamos recibiendo y mediante tecnología de Power BI o inteligencia artificial. (aunque yo la inteligencia artificial yo la metería en todo el contexto) se podría integrar en todas las partes.
Entonces, la idea es que tenemos que hacer todo ese trabajo de las personas, enseñar a las personas a trabajar en esa toma de datos, en esas interacciones de datos, en esas interpretaciones de datos para generar nuestra base de conocimiento bien estructurada y que nos permita tener control sobre los proyectos. Y en este entorno es donde aparece Gestproject, recogiendo toda esta secuencia de proceso, donde recoge todo el trabajo de las personas y donde damos un apoyo tecnológico para que todo esto sea posible.
Y estamos hablando de una herramienta que se convierte en una herramienta “más BIM que nunca”, porque hace una doble función. Hace la función de que sirve de apoyo al proyecto BIM. Con funcionalidades específicas para trabajar en un entorno de arquitectura y en un entorno de arquitectura BIM. Y además sirve para hacer nuestro modelo de datos del negocio. El Business Information Modeling
Entonces ¿nosotros vamos a meter los datos de negocio en el modelo de Revit? No, los vamos a meter en nuestro nuevo modelador de datos de negocio, que está pensado para tener las funcionalidades que necesitamos tener para controlar el negocio.
Se modelarán los datos del modelo en el en nuestro modelador de Revit o el que sea. Yo uso Edificius también, ya que está aquí los de ACCA.
Pero nosotros tenemos una herramienta que nos va a permitir meter estos datos de negocio.
Estos datos van a tener muchas funcionalidades para la gestión de los proyectos específicos de arquitectura y de BIM, como, por ejemplo, todo el tema de control de expedientes en el que nos va a permitir tener, por tipo, grupo o estado, tener análisis de proyectos de tipo residencial de tipo. Si están abiertos, si están cerrados. Si están en espera por algún motivo. Vamos a poder meter datos generales, características técnicas de los proyectos. Además, podemos después integrar con Revit con algunos. Además, vamos a tener requisitos tenemos un apartado específico de requisitos BIM, donde podemos definir concretar todos estos requisitos que hablamos con el cliente, tenerlo en una herramienta que podemos sacar informes, mostrarlos e integrarlo dentro del proyecto, hacer análisis posteriores dentro del proyecto, una serie de indicadores.
Tenemos un entorno de planificación que es fundamental tener una herramienta de donde tengamos los datos, de cómo va el proyecto, de integrar fases, tareas, hitos, recursos. Todas estas cosas las podemos integrar. Necesitamos herramientas para integrar todo esto.
Necesitamos una, que me gusta a mí mucho, que es el diario del proyecto. Porque es donde herramientas donde nosotros podemos contar qué está pasando en el proyecto. No solamente necesitamos echar horas metiendo datos en el modelo, sino que nosotros tenemos que acostumbrar a nuestros moderadores, a nuestros BIM manager, a todas las personas que participan en los modelos esa en el proyecto. Que después nos reporten, nos digan qué ha pasado en el proyecto, ¿has encontrado incidencias? ¿Ha habido cambios? Esas cosas dónde se quedan ¿en el aire? Si se quedan en el aire, yo no me entero, necesito que las ponga en algún sitio, que me las integre. ¿En qué fase se han producido?
Porque yo, si me pone ese tipo de información en el modelo, o sea en el en nuestro modelo de datos y de mi negocio, puedo tomar decisiones correctamente porque sé cuántas incidencias se produce, quién se por qué se producen, quién las produce. Ese tipo de análisis es lo que nosotros buscamos con nuestra herramienta que es directamente funcional para para hacer este intercambio de datos y esta cruce de datos y obtener información y el conocimiento necesarios.
Tenemos también un gestor documental donde podemos meter una serie de documentos por tipos y grupos, que podemos hacer análisis por los distintos estados y por supuesto con sus enlaces. No es un CDE al uso. Que sería complementario a este programa. No todos los usuarios tienen un nivel de madurez superalto y muchas veces pues un nivel de control de este tipo que le permita controlar versiones. En acceso y tiene un buen registro documental, pues es suficiente, pues trabajan con gestores en la nube. Entonces, pues no necesitan historias. Pero este programa les da soporte para llevar toda esa información.
Por supuesto, todo el tema de gestión económica, la gestión de los presupuestos, la gestión de la factura emitida, los costes directos, coste indirecto, los partes de trabajo. ¿Cómo va el proyecto BIM? Estamos dedicando muchas horas. Estamos muy ilusionados. Hemos dedicado muchísimas horas a meter familias, pero ¿estamos ganando dinero o estamos perdiendo? Y también lo decía Pau. ¿Es rentable este negocio? No tenemos por qué hacer BIM y hacerlo en Revit. Hacerlo en un programa concreto. Dependerá de si el proyecto tiene un presupuesto, tiene una dedicación que habrá que dedicarle. ¿Y esos datos dónde los metemos? Pues necesitamos herramientas que nos den esa información. Después trabajaremos muchas horas en el tema de hacer modelos. Pero después eso lo tendrán que reportar y tenerlo en un entorno que nos permita obtener información, integrarla y comprarla.
También tenemos un gestor de porfolio que nos permite tener ese análisis total de los proyectos. En qué situación están, si están cerrados y si están abiertos. Qué porcentaje van. Qué porcentaje está el estudio de avance. Hay muchos proyectos que están a mitad, que están al 30, al 40, pues esto nos permite dimensionar el esfuerzo hasta un mes o 3 meses. Lo que queramos analizar y nos va a permitir obtener información de todo este proceso.
Y por supuesto, un entorno que tenemos muchas consultas, muchos sistemas de consultas predefinidas que obtiene datos y que son que aportan a la toma de decisiones de un director de proyecto o de un director de la empresa. Y, por supuesto, una conexión que tenemos la estructura sobre una base de datos. SQL y te permite conectarte con entornos como Power Query o Power BI para tomar decisiones a nivel de negocio.
Incluso el programa permitiría conectarte con un modelo de Revit y obtener información directamente de espacio para, por ejemplo, hacer una comparativa. Si el modelo se está desarrollando, cumpliendo unos niveles de edificación que previamente nosotros hemos definido los requisitos. Pues se puede hacer una conexión con ese modelo y que nos dé datos en directo de en qué estado se encuentra el proyecto y puede tomar decisiones.
Y por supuesto, quiero destacar este tema que además Gestproject, tiene un ecosistema de conocimiento espectacular en cuanto a la biblioteca y la gestión de enlace al tema BIM. Como guías, manuales, estándares. Es el que tiene el mayor número de enlaces y de datos relacionados con el entorno BIM y que podéis acceder en la versión gratuita que está disponible. Aparte de estar en el mapa de la Building Smart, en la página web de la Building Smart. Tenemos este enlace que hace que toma de un Power BI que está basado en los datos que tenemos en Gestproject y que toma pues tiene normativas, tiene guías, tiene manuales de todo el mundo. Y es la más extensa del mundo con diferencia y es gratuita. Esta la podéis consultar de forma gratuita.
Por último, os dejo el enlace por si queréis descargar la versión, hacer una versión de prueba. Y esto podéis descargar el programa y probadlo y empezar a funcionar y ver si se adapta a vuestras necesidades y a vuestro entorno de trabajo.
Por último, un resumen en 23 segundos. Gestproject es un modelador de datos de negocio que te permitirá tener la información precisa, el conocimiento del proyecto y que te va a va a conseguir reducir la incertidumbre de qué pasará en el proyecto, si se conseguirán los objetivos porque vas a tener los datos a un solo clic.
Bueno, pues muchas gracias.
DESPEDIDA
¿Qué os ha parecido?
Más allá de hablar de Gestproject, que obviamente era un espacio para dar publicidad al programa, quería resaltar la importancia de trabajar en la gestión de datos de negocio como parte fundamental para conocer el proyecto y tomar decisiones correctas.
Espero que os haya hecho pensar un poco y animaros a trabajar en esta idea de aportar datos a los proyectos
Y con esto terminamos el capítulo de hoy.
Espero haberte hecho pensar en la importancia de la gestión de requisitos del proyecto y que, en algún proyecto, lo puedas poner en práctica para que veas la potencia de herramientas sencillas aplicadas a tu día a día.
Si te ha gustado el capítulo y aportado alguna cosa que no conocías ayúdame y comparte el capítulo con otros compañeros para que puedan aprender cómo gestionar mejor sus negocios de arquitectura e ingeniería.
Además, te invito a enviarme dudas y consultas.
Por último, quiero recordarte que además del podcast tengo un blog donde hablo sobre estos temas y de vez en cuando saco una newsletter con información que podría interesarte. Para eso tendrás que suscribirte en buscandoelproyectoperfecto.com/suscripcion/ y, además, con esto podrás acceder también al canal de Discord.
Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.
FINAL
Al final he colado este capítulo por delante del otro que estaba preparando sobre fases, pero este mes he estado bastante liado preparando esta charla y el taller que hice el sábado y las semanas siguientes tenía mucho trabajo acumulado y me ha sido imposible.
Incluso tenía previsto ir la semana pasada al evento de Comunicarq Talks que estaban organizando Enrique Alario y Antonio Verdú en Valencia y que, con motivo de la Dana se canceló, como no podía ser de otra forma.
Aprovecho este momento que tengo en las redes para mandar un fuerte abrazo y mucho ánimo a todos los oyentes de Valencia y sobre todo a los afectados para que tengan fuerzas para superar esta situación y que puedan recuperar su vida con normalidad, más allá de todo el ruido de comunicaciones e indecencias políticas de todos los colores. Que me recuerda la frase de un famoso influencer que dijo “Padre, perdónalos porque no saben lo que hacen”.
Por último, para cerrar el capítulo con más ánimo, os invito a asistir, el próximo jueves 21 de noviembre a las 18:00 al webinar de Butic dónde voy a hablar sobre cómo hacer la gestión documental de un proyecto de arquitectura en Gestproject. Si ha pasado esa fecha puedes acceder al canal de youtube de butic y ver los videos de la grabación. También podrás ver videos anteriores sobre la gestión de presupuestos y control de horas y la gestión de los expedientes y datos de proyectos.