Decía Julio César: “Divide y vencerás”, pensando en una estrategia para debilitar a sus oponentes y controlarlos más fácilmente. Curiosamente, por el mismo motivo, dividimos un proyecto en fases.
Más o menos, todo el mundo sabe que un proyecto de arquitectura se puede dividir en partes. Hablamos de ello todos los días. Hablamos de la fase de proyecto o de la fase de obra, pero ¿realmente sabemos por qué se hicieron esas divisiones?
Por ejemplo, cuando el documento del proyecto está entregado, estamos esperando la licencia y tenemos que firmar el “Tiro de línea”, ¿estamos en la fase de proyecto u obra? O si ya comenzó la ejecución y nos piden un cambio en la distribución, ¿ese documento pertenece a la fase de proyecto o a la fase de obra?
Tanto si alguna vez te has hecho estas preguntas como si crees saber la respuesta, escucha este capítulo porque seguro que aprenderás algo nuevo. Hoy hablaremos de fases: de las fases de los proyectos de arquitectura.
Hola a todos y bienvenidos al episodio número treinta y siete de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.
Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos y ahora como consultor y director de procesos en Berrilan, y aun así siempre disfrutando de cada momento.
En este podcast te voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que puedes hacer para mejorar el resultado de tus proyectos y de tu negocio.
ÍNDICE
- 01:52. Introducción.
- 03:20. Conceptos fundamentales
- 03:25. Fase del proyecto
- 03:35. Ciclo de vida del proyecto
- 04:30. Cadencia de entregas
- 05:27. Enfoque de desarrollo
- 06:38. Relación del ciclo de vida y fases
- 07:12. Fases en proyectos de arquitectura
- 10:15 . Resumen
- 10:38. Despedida
INTRODUCCIÓN
Como mencioné al principio, necesitamos dividir el proyecto en fases. Pero, ¿por qué?
Esta idea surge porque, cuando abarcamos algo tan grande como un proyecto, necesitamos empaquetar las entregas de alguna forma y controlar los procesos que se desarrollan en cada una de esas partes por separado. Cada fase es como un gran paso, un paquete cerrado y entregado.
Sin embargo, tendemos a pensar que la estructura de fases está definida en algún libro o norma del sector.
Pero realmente, las fases son una división artificial y arbitraria. Un mismo proyecto puede ejecutarse en una, dos, cinco o diez fases, dependiendo de la estructura, experiencia y necesidad de control del director del proyecto.
Y toda división de proyecto en fases es correcta, siempre que cumpla ciertas condiciones, que veremos más adelante.
¿Quién decide las fases? El director del proyecto. Es una decisión que toma según lo que mejor le convenga para controlar el desarrollo.
No obstante, si cada proyecto tiene fases distintas, con nombres y estructuras diferentes, será complicado analizar datos a largo plazo, como la dedicación y esfuerzo a cada una de ellas o relación entre fases de proyectos similares. Por eso, si se hacen proyectos muy parecidos, recomiendo tener una estructura prediseñada de fases homogéneas y estándar. Si, por el contrario, hacemos proyectos muy complejos y variados, tenemos la libertad de definir las fases según nuestras necesidades.
CONCEPTOS
Para entender todo esto, veamos algunos conceptos fundamentales:
- Fase del proyecto: Conjunto de actividades relacionadas que culmina con uno o más entregables.
- Ciclo de vida del proyecto: Todas las fases del proyecto juntas. No confundir con el ciclo de vida del producto que está formado por tola usabilidad del producto que, en caso de un edificio, va desde la concepción hasta la demolición.
Estos conceptos son tan importantes que forman parte de los dominios que debe tener un Project manager según el PMBOK 7.
Una vez que entendemos qué es una fase y que forman un conjunto, vamos a conocer qué características tienen las fases para saber elegir cómo vamos a dividir el proyecto y qué tipos de fases elegir en cada proyecto.
CADENCIA DE ENTREGAS
El primer concepto que vamos a ver es la cadencia de entregas. Es decir, tenemos que decidir el momento y frecuencia de presentación de los entregables a lo largo del proyecto.
Y esta cadencia puede ser:
- Entrega única: Al final de la fase, entregamos un entregable totalmente funcional (por ejemplo, un informe técnico que se entrega completo y en una única entrega).
- Entrega múltiple: Entregamos partes del proyecto de forma separada (por ejemplo, nos contratan un servicio de instalaciones para un arquitecto y vamos entregando cada instalación por separado.).
- Entrega periódica: Se entrega una parte terminada en intervalos regulares (por ejemplo, certificación mensual de obra de un edificio).
ENFOQUE DE DESARROLLO
Otro concepto es el enfoque de desarrollo, es decir, cómo tenemos pensado que se va a desarrollar el entregable y sus funcionalidades.
En este caso tenemos tres opciones:
- Predictivo: Conocemos todo el alcance del proyecto y podemos planificamos todo desde el principio (cascada). Es el más usado en construcción puesto que se dispone de un proyecto con todos los requisitos que debe cumplir.
- Adaptativo: Como no conocemos el producto a desarrollar y se ajusta sobre la marcha (agile). Estos se usan mucho en el entorno de desarrollo informático.
- Híbrido: Mezcla lo mejor de ambos.
RELACIÓN DEL CICLO DE VIDA Y FASES
Por último, vamos a ver la forma en que se relacionan estas fases que puede ser de tres formas:
- Fases secuenciales: Cada fase termina antes de que comience la siguiente.
- Fases iterativas: Repetimos ciclos de fases para validar entregables.
- Fases incrementales: Cada ciclo incrementa la funcionalidad del entregable.
FASES EN PROYECTOS DE ARQUITECTURA
Con estos conceptos claros podemos tener varias combinaciones en función del tipo de proyecto.
Por ejemplo, tenemos un proyecto que consiste en presentar un informe pericial de patología de una vivienda. Aquí podemos tener dos fases secuenciales (informe y juicio), con un enfoque predictivo ambas y una entrega única en cada fase (un informe y una declaración en juicio).
Pongamos el caso de que nos han hecho un encargo de las instalaciones de un edificio. En este caso podemos tener entregas múltiples en fases incrementales con un enfoque predictivo.
Otro ejemplo más completo sería el proyecto de una vivienda. Lo tradicional sería hacer dos o tres fases de proyecto y obra con entrega múltiple y secuencial (anteproyecto, proyecto básico, proyecto de ejecución, dirección de obra).
Pero podemos hacer otro diseño válido.
Podemos tener tres fases (diseño, documentación y obra). La primera vamos a hacer una entrega iterativa e incremental en la que vamos presentando al cliente propuestas de diseño y validando las soluciones que le van gustando. Esto lo vamos a hacer con un ciclo periódico semanal o quincenal y el objetivo es decidir una propuesta, cada vez con más detalle.
Las siguientes fases las hacemos secuenciales y predictivas o podemos llegar a un mínimo viable y después, en la fase de obra, seguir con una fase con entrega periódica e incremental y con un sistema adaptativo. Esto que a priori puede parecer una locura, en determinados proyectos de lujo, alta calidad o proyectos experimentales puede ser una fórmula razonable para ir poniendo en valor alcances a pesar del coste.
RESUMEN
Para terminar el capítulo un resumen de los conceptos principales sería que las fases son una herramienta para organizar la entrega de valor del proyecto. Podemos dividirlas según los requisitos del entregable y elegir sistemas de gestión adecuados, como metodologías ágiles o tradicionales. La clave es adaptar las fases a las necesidades específicas del proyecto.
DESPEDIDA
Bueno, ahora sí termino el capítulo de hoy.
Espero haberte hecho reflexionar sobre la importancia de elegir bien las fases de un proyecto.
Si te gustó este capítulo, compártelo con colegas para que también mejoren la gestión de sus proyectos. Además, te invito a enviarme dudas y consultas.
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Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.
FINAL
Me ha quedado un capítulo cortito pensando en sacarlo muy cerca del anterior episodio, pero me ha sido imposible y al final he sacado un ratito en navidad para editarlo y publicarlo.
Si te ha parecido corto si quieres te canto un villancico … Mejor que no
De todas formas, sí que aprovecho para hacer un discurso navideño que viene muy al pelo.
El proyecto de estas fiestas está formado por tres fases: navidad, fin de año y reyes.
Tiene tres entregables bien diferenciados: la cena de navidad, la cena de fin de año y los regalos de reyes. Aunque últimamente también se ha añadido un nuevo entregable el día de navidad con regalos. Estas fases son muy tradicionales y se hacen con un sistema predictivo: familia con cuñado, comida que sobra hasta fin de año y después otra que dura hasta reyes, petardos, champán, roscón de reyes, etc.
Te animo a pensar, para el próximo año, nuevas formas de realizar los entregables. Por ejemplo: hacer las comidas en entregas progresivas. Un día el jamón, otro día el queso, otro las gambas, otro la ensaladilla y todos los días acompañado de un polvorón. O en vez de hacer un regalo en reyes hacer un regalo incremental y dar todos los días 5 euros.
Cualquiera que me escuche pensará que soy un frívolo y nada más pienso en regalos y en comer, en vez de pensar en el espíritu navideño y esas cosas. Y no es que no sea poco navideño, es que no tengo la aplicación instalada.
Bueno, con esta reflexión tan profunda os dejo hasta el año que viene y os deseo que ganéis mucho dinero. Porque de amor y salud veo que os buscáis la vida, pero de dinero siempre vais muy justos y necesitáis un empujoncito y entiendo que por eso escucháis este podcast. No?