Este capítulo es continuación directa del capítulo anterior dónde hablábamos de qué son los requisitos, cómo aparecen en el proyecto y cómo hacer una planificación para la gestión de los mismos.
Si no te has escuchado el capítulo anterior te recomiendo que te lo escuches previamente para no perder el hilo de algunas cosas que se van a hablar en este.
En este capítulo vamos a continuar con los siguientes procesos de recopilación y control de requisitos.
Así que si quieres aprender cómo puedes hacerlo te recomiendo que estuches este episodio porque hoy seguimos hablando de requisitos.
Hola a todos y bienvenidos al episodio número treinta y cinco de “Buscando el proyecto perfecto” un podcast basado en hechos reales.
Yo soy José Luis de la Rocha y algunas veces trabajo de arquitecto y otras de delineante, de director de proyectos y ahora como consultor y director de procesos en Berrilan, y aun así siempre disfrutando de cada momento.
En este podcast te voy a contar mi experiencia sobre algunas cosas que puedes hacer para mejorar el resultado de tus proyectos y de tu negocio.
ÍNDICE
- 01:26. Introducción.
- 02:05. Recopilar requisitos.
- 03:14. Recopilar.
- 07:31. Seleccionar.
- 08:58. Aprobar.
- 09:51. Planificar la duración del proceso.
- 13:14. Definir el alcance.
- 13:56. Control de requisitos.
- 15:24. Resumen
- 16:40. Despedida
INTRODUCCIÓN
Por coger carrerilla voy a repasar lo que te comenté en el episodio anterior
Para hacer una buena gestión de requisitos se debe empezar siempre disponiendo de un buen listado de interesados sobre los que vamos a hacer un plan de gestión de requisitos para ver cómo vamos a obtener los requisitos de todos estos interesados, como vamos a medirlos, como vamos a validar que se cumplan, como vamos a tratar los cambios de requisitos, etc. Vamos a elaborar estrategias, documentos y plantillas, pero sin rellenarlos.
Nos vamos a encontrar con un documento (físico o virtual) que contiene un plan a ejecutar.
RECOPILAR REQUISITOS
En el siguiente proceso, recopilar requisitos, es cuando vamos a comenzar la captación.
Si el primer proceso era más teórico y generador de estrategias, documentos y plantillas, este proceso será en el que vamos a rellenar los documentos anteriormente diseñados con los requisitos del proyecto para después tomar decisiones.
En definitiva, vamos a determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. Y para eso vamos a hacer, dentro del proceso, tres actividades diferenciadas:
- Por un lado, vamos a captar requisitos en bruto. Todos los que nos lleguen mediante los medios que hayamos planificado y los vamos a registrar en el documento planificado.
- Después tendremos que hacer una selección de los mismos para ver cuales de ellos son fundamentales para garantizar el éxito del proyecto y descartar aquellos que no aportan o perjudican al proyecto. De esta actividad tendremos una actualización de los documentos de requisitos y nos servirá para definir el alcance del proyecto que demanda el cliente.
- Por último, tendremos que concretar los criterios de aceptación y aprobar un documento de seguimiento de los requisitos. Y de esta parte saldrá el documento de la matriz de requisitos y la actualización del listado de requisitos.
Vamos a ver con más detalles estos tres pasos:
RECOPILAR
Como he dicho, el primer paso del proceso va a consistir en hacer las entrevistas con los interesados seleccionados, vamos a comenzar las reuniones de trabajo necesarias para detectar requisitos, visitas al entorno, recopilación de normativa, realizar cuestionarios, consultas, observaciones, etc. para ir rellenando el documento del listado de requisitos.
De aquí además de requisitos directos de interesados, deberá surgir también un análisis de toda la normativa que tendremos que cumplir. Después vendrá otro proceso para justificar la normativa y aplicarla, pero en este paso tendremos que analizar qué normas tendremos que cumplir a nivel general.
Para esto es muy útil el listado de normativa de obligado cumplimiento que nos ofrecen los colegios técnicos y que mucha gente mete en la memoria de los proyectos como si al meterla cumpliera con toda la norma y que, por el contrario, para lo que sirve es para que sepas toda la normativa que tienes que cumplir y después justificar en tu memoria. Poner el listado no es justificar. Pero esto da para otro podcast.
A lo que vamos, que con este listado podremos obtener una lista de las normas que tendremos que cumplir y puede servirnos para detectar ciertos requisitos que deberíamos ir poniendo por escrito para que el cliente sea consciente cuánto antes.
En el caso de que el proyecto se vaya a realizar con metodología BIM pues será necesario rellenar una serie de documentos (OIR, PIR, AIR, EIR, …) que hablábamos en el capítulo anterior y habrá que hacer consultas con nuestro equipo, expertos en BIM y con el equipo del cliente, etc.
Tanto si tenemos que rellenar estos documentos como su no, es bueno tener un listado de requisitos en un documento para trabajar con el
Este listado deberá tener toda la información necesaria y podrá ser como una tabla con tantas columnas como categorías queramos e iremos numerando y describiendo lo mejor posible los distintos requisitos.
Por ejemplo, estas columnas podrán ser código, titulo, descripción, observaciones, fase, origen, tipo, etc.
Finalmente tendremos los documentos de requisitos rellenos con los datos captados, y con todas las observaciones necesarias que haga falta.
SELECCIONAR
Una vez entendamos que, en un tiempo razonable, nos han llegado todos los requisitos que necesitamos para el proyecto es el momento de hacer una criba para eliminar aquellos requisitos que no aportan nada al proyecto o son incongruentes entre sí. Habrá que priorizar unos sobre otros y construir con ellos un proyecto real.
Para chequear esto es bueno añadir en la tabla los campos de Objetivo y Entregable para ver a qué objetivo del proyecto aporta el requisito y así podremos detectar si hay requisitos de primera y de segunda.
En esta parte podrán participar todos los interesados que haga falta y será necesario negociar con las partes interesadas para definir, aclarar, seleccionar o eliminar requisitos con el objetivo de tener lo mejor definido lo que se quiere conseguir y cómo se quiere conseguir.
No es por tanto una decisión solo nuestra y, salvo que sea normativa de obligado cumplimiento, habrá muchos requisitos que podrán estar o no según esta negociación.
APROBAR
Una vez cerrado la lista es el momento de concretar el criterio de cumplimento y aceptación de estos para tener todas las reglas del juego puestas encima de la mesa y que después no quede todo a interpretaciones de “me gusta” o “no me gusta”.
Y para finalizar y garantizar su posterior seguimiento, estos requisitos deberán tener una trazabilidad. Una forma muy interesante es tener una matriz de trazabilidad. Que es un documento que organiza los requisitos y su estado de cumplimiento. Para eso añadiremos a la tabla los campos como: “Criterio de aceptación” o una “Casilla de cumplimiento”.
En definitiva, todo lo que necesites para hacer un seguimiento tan detallado que quieras o demande el proyecto.
PLANIFICAR DURACIÓN DEL PROCESO
Y ¿cuánto esfuerzo tengo que dedicar a esta parte de recopilación de requisitos?
Este conjunto de actividades debe durar lo necesario como para tener suficiente información y detalle para poder garantizar que hemos captado todo lo importante. Es algo difícil de saber planificar a no ser que tengas mucha experiencia en hacer estas tareas o sean muy repetitivas o intuitivas.
El truco está en entender que el desarrollo de un proyecto, aunque tenga una planificación en cascada, es decir unas tareas secuenciadas unas después de otras con dependencias. No es necesario esperar a terminar una tarea para comenzar la siguiente y se pueden ir recibiendo los requisitos más importantes (que normalmente obtendremos del cliente) y con eso comenzar a trabajar y, a medida que se vaya definiendo el proyecto, ir incorporando otros requisitos más secundarios.
Por ejemplo. Un cliente nos aparece por el estudio y que quiere hacerse un chalet. En una primera reunión nos comenta lo que quiere, nos da información de la parcela y sus objetivos principales. A priori nos faltan muchos datos para definir el proyecto, pero esta reunión puede ser suficiente para realizar un presupuesto y cerrar la primera fase.
En esta fase de conseguir el encargo no ha sido necesario pararte a hacer un plan de gestión de requisitos, porque por la incertidumbre para obtener el primer entregable (el presupuesto) no hacía falta ningún plan, simplemente en una reunión con el cliente de una hora ha sido suficiente para obtener los requisitos principales para este entregable.
Esto no quita que tomes nota en la reunión de los requisitos que te plantea el cliente y que yo suelo poner en los antecedentes del proyecto como una demanda del cliente para que quede constancia de estos y en base a ellos presento el presupuesto de honorarios.
Una vez aprobado el presupuesto volvemos a necesitar más requisitos para el siguiente entregable (el anteproyecto) y, por tanto, ahora sí que tiene sentido que nos reunamos con nuestro equipo y hagamos un plan más detallado. Por ejemplo, que necesitemos
- Visitar el inmueble para ver dónde están las acometidas, desniveles, etc.
- Nos volvamos a reunir de nuevo con la propiedad y preguntarle por estilos de arquitectura o calidades, espacios, etc
- Vamos a repasar la normativa completa, no solo la urbanística.
A priori estimamos que en una semana tendremos recopilado todo lo necesario. O igual, mientras que desarrollas el anteproyecto, sigues recopilando requisitos sobre calidades y otros aspectos y vas aportando más información.
Ves. Ya realizas el proceso, aunque de manera intuitiva, pero con suficiente detalle y esfuerzo ajustado a la realidad del proyecto.
En el caso de proyectos más complejos, esta recopilación puede ser mas difícil y es dónde un proceso más detallado te va a aportar mayor control del proceso. Por ejemplo, en el caso de la comunidad de vecinos que comenté en el capítulo pasado, quizás antes de concretar un presupuesto es necesario desarrollar un trabajo previo para obtener un alcance más concreto.
DEFINIR EL ALCANCE
Porque al final el objetivo de todo esto es obtener una selección de requisitos que permita el cumplimento del proyecto y esto pasa por definir bien un alcance que partía de una descripción inicial genérica de lo que quería el cliente a una definición más detallada con todo el contenido vinculante del proyecto y que se incorpora a la documentación del proyecto, previa aprobación del cliente y el resto de los participantes interesados.
CONTROL DE REQUISITOS
Por último, todo este trabajo de documentación queda en el aire si durante la ejecución del proyecto nos olvidamos de estos requisitos y no comprobamos nunca si se están cumpliendo o no.
Por lo tanto, es fundamental que periódicamente, durante toda la ejecución del proyecto, echemos un vistazo a esta matriz de trazabilidad hagamos dos cosas:
- Vayamos actualizando los datos que sean necesarios sobre el estado de cumplimento de los mismos y
- También hay que hacer una revisión periódica de si todos estos requisitos siguen estando en vigor a lo largo de ciclo de vida del proyecto o es necesario reducir o ampliarlos. Cada vez que detectemos nuevos requisitos tendremos que volver al proceso de planificación de la gestión requisitos y repensar cómo la nueva situación cómo nos afecta.
Como también he dicho al principio, todo esto implica una dedicación a tareas de planificación y control que se deberá adaptar a los recursos del proyecto y la incertidumbre de este, para que sean procesos que aportan al proyecto en vez de que sean una carga burocrática innecesaria.
Al finalizar el proyecto, todo estos documentos de requisitos y su evolución, nos va a servir para hacer un informe final de cómo y con qué grado de satisfacción se han cumplido los requisitos y también para hacer las lecciones aprendidas.
RESUMEN
Llegamos al final del capítulo de hoy pero antes de acabar te voy a hacer un resumen de todo lo que hemos visto para ordenar las ideas de cómo hacer una buena gestión de requisitos.
Se empieza siempre disponiendo de un buen listado de interesados sobre los que vamos a hacer un plan para ver cómo vamos a obtener los requisitos de todos estos interesados, como los vamos a medir, como vamos a validar que se cumplan, como vamos a tratar los cambios de requisitos, etc. Después nos ponemos mano a la obra y hacemos las entrevistas, visitas, reuniones que hayamos planificado y obtener una lista de requisitos lo más completa posible que vamos a analizar para ver cuales son determinantes para garantizar cumplir los objetivos del proyecto y, una vez negociado con las partes interesadas, vamos a aprobarlos y ponernos en una matriz de trazabilidad para comprobar su cumplimento.
Después, durante la ejecución del proyecto, vamos a rellenar y revisar periódicamente esta matriz para ir comprobando que vamos cumpliendo con el plan y, en caso de cambios, tengamos margen para tomar decisiones y seguir orientados hacia los objetivos del proyecto.
DESPEDIDA
Bueno, ahora sí termino el capítulo de hoy y la parte de requisitos.
Espero haberte hecho pensar en la importancia de la gestión de requisitos del proyecto y que, en algún proyecto, lo puedas poner en práctica para que veas la potencia de herramientas sencillas aplicadas a tu día a día.
Si te ha gustado el capítulo y aportado alguna cosa que no conocías ayúdame y comparte el capítulo con otros compañeros para que puedan aprender como gestionar mejor sus negocios de arquitectura e ingeniería.
Además, te invito a enviarme dudas y consultas.
Por último, quiero recordarte que además del podcast tengo un blog donde hablo sobre estos temas y de vez en cuando saco una newsletter con información que podría interesarte. Para eso tendrás que suscribirte en buscandoelproyectoperfecto.com/suscripcion/ y, además, con esto podrás acceder también al canal de Discord.
Y sin más me despido y nos vemos en el próximo programa.
FINAL
Bueno, parece que he tenido una racha de dos capítulos seguidos en 15 días, que creo que se va a romper este próximo mes porque estoy hasta arriba de trabajo y eventos y voy a ver si puedo sacar un hueco para seguir publicando.
Para empezar, tengo el congreso anual del capítulo de Andalucía del PMI que se celebrará el 19 de octubre en Sevilla. Después entre el 22 y 24 de octubre asistiré al Rebuild Rehabilita, también en Sevilla. El 23 tenemos reunión del Grupo de usuarios BIM de Sevilla junto con el Club BIM del Colegio de aparejadores que hemos organizado una jornada sobre BIM en la industrialización y el 24 salgo pitando a Donostia que tenemos el 25 y 26 el Basque Tech Summit 2024 que organiza Berrilan y en la que soy ponente el viernes y hago un taller el sábado sobre gestión de tareas.
He dejado enlaces a todos estos eventos en las notas del programa, pero dentro de la web buscandoelproyectoperfecto.com.
Si tengo tiempo sacaré otro capítulo, que ya tengo en mente, pero no prometo nada que después digo que voy a sacarlo y no me da tiempo.