Una de las cosas más importantes, a la hora de diseñar un sistema de Gestión Documental completo y coherente, es ponerlo por escrito.
No creo que tenga que dedicar mucho esfuerzo en demostrar a un técnico el valor de poner las cosas por escrito. Cuando hacemos un proyecto estamos haciendo exactamente esto.
Podemos intuir una idea interesante para encajar el proyecto. Incluso podemos tener un croquis o un boceto de cómo pensamos que quedaría bien, pero después, al dibujarlo a escala, vemos que no es la mejor solución y vamos afinando de una idea brillante a una solución real.
Pero en este caso lo vemos fundamental, porque es el método habitual, pero para desarrollar las herramientas de nuestro negocio nos dejamos llevar por la intuición.
Parece fácil intuir qué estructura de carpetas es la que mejor me funciona o qué proceso es el más conveniente para preparar el final de obras, etc. Pero si lo pones por escrito verás que hay puntos que no has detallado, que hay cosas que no has tenido en cuenta o que tienes bastantes cosas que mejorar.
Por lo tanto, a la hora de diseñar nuestro sistema de gestión documental, es fundamental ponerlo entero por escrito. Sí. Todo el desarrollo completo.
Y esto, ¿cómo lo hago?
Para hacer esto es conveniente disponer de varias herramientas en función de tus necesidades: que pueden ser gráficas o de textos, pero te debe permitir hacer inserciones de líneas, objetos, relaciones, etc.
A nivel grafico existen muchas, desde:
- Aplicaciones de escritorio, como Microsoft Visio, que te ayudarán a dibujar diagramas de flujo.
- También hay aplicaciones online de pago con planes gratuitos como: Lucidchart, Smartdraw, Creately, …
- Tenemos aplicaciones online gratuitas como Draw.io.
- Por otro lado podemos usar aplicaciones para hacer mapas mentales como Mindmeister, Bubbl.us, …
Otra opción es hacerlo en un procesador de textos o en una hoja de cálculo usando tablas. Y aquí tenemos el clásico Office u otras soluciones Open Source.
De entre todas las herramientas, las que debes usar son las que mejor se adapten a tus necesidades y forma de expresarte.
Te recomiendo, a la hora de empezar, que pruebes varias opciones de expresar tus ideas. Es decir, prueba a hacerlo en un procesador de texto y lo mismo en modo gráfico a ver con qué sistema eres capaz de expresarte mejor.
Ten en cuenta, que lo que estamos haciendo es, por un lado es diseñar y analizar todo el desarrollo del sistema, pero después hay que comunicarlo y entrenarlo con el equipo. Por lo que tendrás que buscar el sistema que te permita comunicarlo con mayor claridad.
Yo, por facilidad tanto de insertar columnas, filas, maquetación, agrupación de filas y columnas, colores, etc el que uso para diseñar la estructura de carpetas es una hoja de cálculo.
En estos casos utilizo los siguientes grupos de columnas:
- Un primer grupo para la estructura de niveles. En este pondría tantas columnas como niveles vaya a tener, y siempre debería poder añadir algún nivel más, es decir, alguna columna. Estos niveles serán equivalentes a la estructura de carpetas.
- El siguiente grupo pondría los criterios de nombre de carpetas y archivos que debería haber en esas carpetas.
- En el tercer grupo serían las columnas para determinar el objeto y descripción de para qué sirven
Os pongo un ejemplo de estructura que uso:
| CARPETA / SUBCARPETA | CRITERIOS NOMBRE | CONTENIDO |
| 2 ADMINISTRACION | Para documentación administrativa de la organización | |
| ..21 CLIENTES | Carpetas con nombres en mayúsculas y con el siguiente criterio [APELLIDOS_NOMBRE] o [NOMBRE EMPRESA] | Para documentación genérica de clientes que no corresponde a proyectos como contratos marco, documentación de imagen corporativa, etc. |
| ..22 PROVEEDORES | Carpetas con nombres en mayúsculas y con el siguiente criterio [APELLIDOS_NOMBRE] o [NOMBRE EMPRESA] | Para documentación de proveedores que no corresponde a proyectos como contratos, documentación bancaria, etc. |
De esta forma vamos poniendo toda la estructura de carpetas que necesito y generamos un mapa completo que nos permita, de una visual, ver cómo va a estar organizado todo.
Y esto es un primer esbozo, así que no debemos tener miedo a tomar decisiones, comenzar a escribir la estructura e ir corrigiendo a medida que vamos avanzando.
Es posible que haya niveles de carpeta que sean iguales para distintas áreas, como por ejemplo, si tenemos la misma estructura de carpetas y documentos para un tipo de expediente. En vez de desarrollarlo cada vez que aparezca, podemos desarrollarlo aparte y que haya un enlace a ese elemento.
También nos va a pasar que haya carpetas tipo, que cambien de nombre en los casos concretos, como por ejemplo el cliente. Yo para eso recomiendo ponerle el nombre entre corchetes [CLIENTE] indicando así que hace referencia a un nombre que cambiará.
Una vez tengamos diseñado y revisado todo el conjunto es hora de generar la estructura en el ordenador y comenzar a usarlo.
Seguramente, tendrás que revisar todo la estructura anterior y mover muchos archivos a la nueva estructura, pero esto te servirá para revisar la documentación que tienes y va a servir de testeo para comprobar que has diseñado una estructura que da cabida a todo el contenido que necesitas.