Es habitual usar las palabras archivos y documentos como sinónimos y esto, dentro de la definición de un Sistema de Gestión Documental puede llevar a equívocos. Por eso, tanto para este fin como para definir cualquier sistema o norma, es importante tener un glosario de términos que permita dejar claro, para todo el equipo, el significado de cada uno de las palabras.
En este sentido, y dentro de un SGD, archivo y documento no es lo mismo.
Documento
Un documento, dentro de este ámbito, podríamos definirlo como una selección consciente de datos (palabras y dibujos) que se organizan de forma concreta por un emisor para transmitir una información a un receptor.
Vamos a analizar con detalle esto.
Cuando digo que es una selección consciente de datos tenemos que entender primero qué es un dato.
Un dato es la unidad de información básica. Y pueden ser palabras, sonidos, gestos, imágenes, dibujos, etc.
Cada uno de estos datos aislado no significa nada.
Por ejemplo, cada línea de dibujo que hacemos forma un dibujo como este:
Pero viendo sólo estos datos no entendemos nada. Necesitamos más datos.
Dentro de todas las palabras que tengo (planta, planta baja, alzado, alzado norte, etc), elijo la más adecuada, la uno con el dato «dibujo» anterior y todo junto lo convierto en un documento que entrego al cliente.
Por lo tanto, que se organicen de forma consciente significa que un emisor (yo) he decidido que, de todos los datos que tengo a mi disposición o puedo crear, elijo una serie de ellos y los junto de una forma concreta, en un orden determinado.
El objetivo es transmitir a un receptor una información que tengo en mi mente.
Pero el problema es que la información no se puede transmitir. Solo puedo transmitir datos y el receptor tiene que interpretarlos y crear su información con esos datos recibidos.
Esto se debe a que el receptor, al recibir los datos, los puede interpretar de forma correcta o incorrecta, añadir datos que tiene en su cabeza y finalmente no entender el mensaje.
En definitiva. El receptor lee los datos y monta su película en su cabeza y esta puede coincidir o no con la información que el emisor quiere transmitir. Por eso es importante, la selección de los datos y el orden, es decir, aportar todos los datos necesarios (ni muchos ni pocos) para el receptor no necesite aportar ningún otro dato externo y su interpretación coincida con la información que le quiero transmitir.
Ahora sí que el mensaje que he entregado en el documento (imagen.jpg) tiene sentido y es de difícil malinterpretación por parte del receptor.
Los documentos pueden ser muy sencillos o complejos, pero todos funcionan igual. Un conjunto de datos que empaqueto para emitir información.
Estos datos, a su vez, pueden ser anteriores documentos que ahora, en el nuevo documento, aportan más o nueva información al conjunto. Es decir, los datos se unen en documentos que a su vez sirven como datos para otros documentos y así sucesivamente.
Archivos
Por otro lado está el tema de la palabra archivo. Refiriéndonos a un archivo digital.
Para esto hay que entender que esa transmisión del documento se hace en un soporte (sonido, papel, digital, etc.).
Por lo tanto el archivo digital es uno de esos soportes en los que empaquetamos el documento, que además puede haberse transmitido en otros soportes, como en papel.
También puede pasar que los datos estén en formato digital y contenidos en un archivo, pero la diferencia es que ese conjunto de datos no están unidos de forma intencionada y simplemente están soportados en un formato para integrarlos en un documento.
Por ejemplo pasaría con una plana de una vivienda. La hemos dibujado en un programa de ordenador y tenemos un archivo con el contenido y junto con otros datos de alzados, secciones, etc.
Pero no podemos considerar este archivo como un documento (en nuestro sistema) hasta que no está integrado, junto con otros datos, dentro del Proyecto Básico (que sí es nuestro documento) y que en una de sus partes, contiene el dibujo de la planta y que leído en su conjunto sí que nos transfiere una información correcta (por ejemplo, que es la planta del estado previo y no la del estado reformado).
Así que cuando hablemos de un documento, nos vamos a referir al paquete de datos y cuando hablemos de un archivo nos vamos a referir al soporte del documento o de los datos del documento.