Hábito de productividad #2. Organiza tu entorno.

Si el hábito anterior (#3 enfócate en lo importante) era la potencia, el hábito de organizar el entorno sería el camino. Y no vamos a sacar el rendimiento necesario si éste no está bien preparado para correr.

Necesitamos un entorno que facilite la concentración y evite distracciones. Estas distracciones se producen principalmente de tres formas:

De personas que estén en nuestro entorno: ya sean compañeros de trabajo o en casa.
De personas externas que contacten a través de nuestros dispositivos electrónicos: como llamadas, correos, mensajes, etc.
De nuestro entorno directo de trabajo.

Frente a las primeras tenemos que crear unas normas o criterios comunes y que todo el equipo conozca y acepte.

Tienes que poner normas o criterios comunes y que todo el equipo conozca y acepte.

Por ejemplo, si tu estudio es una sala diáfana podrás establecer la normas:

Se hable en un volumen no muy alto,
si te llaman por teléfono te salgas fuera,
se ponga una música de ambiente consensuada o
cuando alguien tenga los cascos puestos es que está concentrado y no se le puede molestar.

Si tienes un despacho independiente, puedes decir, que mientras tengas la puerta cerrada estás concentrado y después reserva un espacio de tiempo para poder atender dudas.

Si trabajas en casa, lo ideal es tener un espacio para trabajar. Pero si no es posible, hay que establecer normas con la familia:

Puedes tener alguna hora que puedas estar en máxima concentración y después otras horas para hacer tareas más ligeras.
Puedes alterar el horario de trabajo y levantarse más temprano o acostarse más tarde que los hijos o la pareja para tener un par de horas disponibles para máxima concentración.
Si tienes los cascos puestos no te deben molestar.

En cuanto a los estímulos digitales de terceros son más fácil controlar, porque depende de tí: puedes desactivarlos.

Si cada vez que te pones a trabajar te llega un aviso del móvil, mensaje de correo en la pantalla, etc te va a romper el momento de concentración.

En estos casos yo recomiendo desactivar todos los avisos de pantalla en el ordenador y los sonoros en el móvil y otros dispositivos.

El móvil es la fuente principal de distracciones y hay que ponerlo boca abajo y en silencio en estos momentos. Las llamadas o mensajes pueden esperar a otra hora en la que puedas atenderlo.

Desactivar todos los avisos de pantalla en el ordenador y los sonoros en el móvil y otros dispositivos.

Recuerda que estamos hablando de los momentos principales del día que hemos decidido trabajar en alta concentración.

Una cosa muy buena, si recibes muchos correos electrónicos, es poner una o dos hora en tu programación para atender estos mensajes y sus respuestas, en caso necesario. Acostumbra a tus clientes y colaboradores a que tú no atiendes trabajo hasta las 12.00h, por ejemplo.

Por supuesto, durante esos momentos de alto rendimiento, consultar el móvil para ver redes sociales o noticias está totalmente prohibido. De hecho, es una buena práctica dejar de intoxicarte de información que no está alineada con tus objetivos para centrarte en tus intereses. A esto se le llama infoxicación.

Por último, está tu entorno directo de trabajo que nos afecta en dos aspectos: uno físico y otro digital.

En el aspecto físico, un entorno desordenado, con una mesa llena de cosas innecesarias, con muchos expedientes distintos encima de la mesa, nos va a desviar la atención del trabajo que queremos desarrollar.

Yo recomiendo que cada vez que vayas a trabajar cojas solo un expediente y limpies la mesa del resto de cosas.

Esto te facilitará disponer de todo el espacio para poner distintos papeles en paralelo, tener una documentación complementaria como una normativa, documentos de consulta, etc.

Una vez terminado el expediente, se recoge lo necesario, se tira lo que no sea necesario y si deja la mesa despejada y preparada para el próximo trabajo.

Si esta práctica lo hace todo el mundo en el estudio, cada vez que quieras consultar documentación del expediente estará todo en su carpeta.

Todo esto sirve igual para el expediente digital. Te recomiendo lo siguiente:

No tengas archivos de trabajo distribuidos por el escritorio, otros en la carpeta del expediente, unos en el portátil y otros en el fijo. Esto te va a hacer perder mucho tiempo de trabajo.
Todos los archivos deberían estar y trabajarse desde una sola carpeta (preferentemente en un servidor o en la nube) y así cuando termines todos estarán en su sitio y no tienes que dedicar tiempo a ordenarlos.

Otro aspecto que es fundamental a la hora de organizar tu entorno para sacar mayor rendimiento es tu equipo informático, tanto a nivel ergonómico como de rendimiento.

Deberías tener, para sacar el máximo rendimiento, un equipo profesional (en función a lo que te dediques, no es lo mismo para renders que para ofimática) con al menos dos pantallas y un buen ratón.

Deberías tener un equipo profesional con al menos dos pantallas y un buen ratón.

Esto de las dos pantallas es fundamental porque el rendimiento es mucho mayor al poder tener varios programas en paralelo y no tener que estar bajando y subiendo ventanas.

Por otro lado deberías tener el ordenador a punto. No podemos estar con problemas de rendimiento del equipo en nuestros momentos de foco y que el programa no funcione, se quede colgado o similar.

Con todos estos consejos puestos en práctica de forma habitual y por todo el equipo podrás sacar el máximo rendimiento de tus momentos de alta concentración.

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